Zugegeben: Outlook wird zwar „ab Werk“ mit einem gehörigen Arsenal an Funktionen und Abläufen geliefert, aber – seien wir mal ehrlich – oft ist gerade der Workaround, den man in der praktischen Arbeit mit Outlook braucht, nicht vorgesehen; dafür existieren ein Dutzend anderer Spielereien, mit denen Sie absolut nichts anfangen können. Wie schön wäre es, wenn man sich seine Outlook-Version individualisieren könnte. Das ist möglich: Und zwar mit Makros, welche die gewünschte Funktion per Ablaufplan in Outlook integriert. Natürlich haben die wenigsten Anwender Zeit und Lust, sich dafür durch diverse Programmiersprachen wie Visual Basic und Visual Basic für Applikationen zu quälen. Aber es geht auch simpler: Bauen Sie bereits bestehende Makros einfach in Outlook ein. Der Planet Outlook erklärt Ihnen, wie es geht:

Vorbereitungen

Extern hinzugefügte Makros sind für Outlook zuerst einmal nichts anderes als unerwünschte Eindringlinge. Das Programm unterscheidet dabei nicht zwischen Freund (sinnvolle Skripte) und Feind (bösartige Malware). Deshalb wird Outlook Sie mit
Warnungen hindern wollen, das eingesetzte Skript auszuführen.

Makrowarnung umgehen

Um diese Makrowarnung auszuschalten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Heruntersetzen der Sicherheitsstufe:

Setzen Sie die Sicherheitsstufe für Makros zurück:
Outlook 2000–Outlook 2003: Klicken Sie auf Extras Makro Sicherheit. Wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheitsstufe und aktivieren das Optionsfeld Mittel. Wiederholen Sie diese Maßnahme auch in Word.
Outlook 2007: Klicken Sie auf Extras Vertrauensstellungscenter Makrosicherheit. Wählen Sie die Option Warnungen für alle Makros. Die Änderung der Sicherheitsstufe wird erst nach Outlook-Neustart wirksam.

Makros vertrauenswürdig machen

Die weitaus elegantere Lösung bietet das digitale Signieren des Skriptes. Durch diese Signatur teilen Sie Outlook mit, dass das eingefügte Makro vertrauenswürdig ist, und erhalten keine weiteren Warnungen. Office bringt alle nötigen Werkzeuge mit. Und so geht’s:
Digitales Zertifikat erstellen
1. Klicken Sie auf den Start-Button Programme (Windows XP) oder Alle Programme (Windows Vista).
2. Wählen Sie aus der Programmliste den Eintrag Microsoft Office aus.
3. Klicken Sie im Untermenü auf Microsoft Office Tools Digitale Signatur für VBA-Projekte.
4. Benennen Sie die Signatur. Der Name ist frei wählbar.
5. Bestätigen Sie die Signaturerstellung mit OK.

Makros samt Zertifikat in Outlook einfügen

Da Outlook nicht – wie andere Office-Anwendungen – über einen sog. Makrorekorder verfügt, in dem Sie die zu automatisierenden Funktionen einfach aufzeichnen und abspielen können, müssen Sie Ihre Makros in Outlook manuell in den Visual Basic-Editor kopieren. Ich möchte Ihnen den prinzipiellen Vorgang einmal anhand eines Beispielcodes zeigen.

1. Kopieren Sie den vollständigen Makrocode
2. Rufen Sie über die Tastenkombination (Alt)+(F11) den Visual Basic-Editor auf.
3. Klappen Sie das Untermenü im Projektfenster unter Projekt 1 bis zum Eintrag Diese Outlook-Sitzung auf
4. Kopieren Sie den kompletten Code in das rechte Fenster.
5. Klicken Sie im Editor-Menü auf Extras Digitale Signatur.
6. Wählen Sie im nächsten Dialogfenster die Schaltfläche Wählen.
7. Wählen Sie das von Ihnen erstellte Zertifikat und klicken auf OK.

8. Bestätigen Sie alle Dialogfenster mit OK und schließen den Visual Basic-Editor, ohne die Angaben zu speichern.
9. Nun wird das eingefügte Makro als vertrauenswürdig eingestuft. Die lästige Sicherheitswarnung unterbleibt für dieses Skript. Das Makro ist über Extras Makro Makros Ausführen aktivierbar.

Makros in die Symbolleiste einfügen

Damit Sie zur Aktivierung Ihrer neuen Makros nicht immer den umständlichen Weg über Extras Makro Makros gehen müssen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Skripte direkt mit einem Klick aus der Symbolleiste aufzurufen:
Outlook 2000 – Outlook 2003:
1. Deaktivieren Sie über Extras Optionen Registerkarte E-Mail-Format Microsoft Word als E-Mail-Editor.
2. Doppelklicken Sie eine beliebige E-Mail.
3. Klicken Sie im Menü auf Extras Anpassen.
4. Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle und wählen aus der Liste unter Kategorien den Eintrag Makros aus.
5. Ziehen Sie das Makro im Fenster unter Befehle mit gedrückter linker Maustaste an eine beliebige Stelle in Ihrer Symbolleiste.
6. Da der standardmäßig generierte Makroname Projekt1.DieseOutlookSitzung.InsertData nicht wirklich eingängig ist, geben Sie dem Symbolleisteneintrag einen verständlicheren Namen. Klicken Sie dazu bei weiterhin geöffnetem Anpassen-
Fenster mit der rechten Maustaste auf den Symbolleisteneintrag und ändern über Name die Symbolbezeichnung und – ganz nach Belieben – über Schaltflächen-Symbol ändern das Icon.
7. Sie können – um Platz zu sparen – über den Eintrag Standard die Schaltfläche so gestalten, dass ausschließlich das gewählte Icon erscheint.

Outlook 2007:
1. Doppelklicken Sie eine beliebige E-Mail.
2. Klicken Sie auf das Symbol am rechten Ende der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
3. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Weitere Befehle.
4. Navigieren Sie zur Rubrik Anpassen.
5. Wählen Sie aus der Drop-down-Liste unter Befehle auswählen den Eintrag Makros.
6. Markieren Sie das Makro-Projekt und befördern es über Hinzufügen auf die rechte Seite des Dialogfensters.
7. Wählen Sie den Makroeintrag aus und klicken auf die Schaltfläche Ändern.
8. In diesem Dialogfenster haben Sie die Möglichkeit, das Schaltflächen-Symbol sowie den Anzeigenamen des Schnellstarteintrages anzupassen.
9. Bestätigen Sie alle Dialogfenster mit OK.
10. Nun sind Sie in der Lage, das Makro bequem über die Schnellstartleiste aufzurufen