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Zunächst einmal ist es wichtig, zwischen Adressbüchern und
Kontakten zu unterscheiden und zu erkennen, das es hier einen
Unterschied gibt. Dieser ist klein, aber fein. Die Kontakte
bezeichnen die Datensätze, die im Outlook-Kontakteordner
gespeichert sind. Das Outlook Adressbuch wird erst mit dem Klick
auf das An-Symbol im Formular einer neuen E-Mail aktiv.
Folgende Adressbücher spielen im Outlook Universum eine
wesentliche Rolle:
Das Outlook Adressbuch
Das Outlook Adressbuch ist leer, kann (da es keine Datei ist)
weder gesichert noch importiert oder exportiert werden. Es dient
lediglich als Anzeigemedium für die in Outlook gepflegten
Kontakte sowohl in Outlook als auch in externen Anwendungen wie
Word (z.B. bei der Serienbrieferstellung). Das Outlook
Adressbuch wird bei der Erstinstallation mit dem jeweils
genutzten Persönlichen Ordner (meist: outlook.pst) assoziiert.
Das bedeutet auch: Es ist mit dem Standort des Persönlichen
Ordners verbunden. Wird der Persönliche Ordner nun verschoben,
ersetzt oder gelöscht, ist diese Verbindung zerstört und beim
Aufruf des Adressbuches erscheinen entsprechende Fehlermeldungen
Wie sortiere ich den Inhalt des Outlook Adressbuches?Auch hier ist es wichtig, sich den Unterschied zwischen den
Kontakten und dem Outlook Adressbuch klar zu machen. Die
Sortierung im Kontakt-Modul und die im Outlook Adressbuch haben
wenig gemeinsam. Im Outlook Adressbuch gibt es nur zwei
Sortiermöglichkeiten: Nach Vorname, Nachname oder
Wie speichern
unter. Die zweite Sortiermöglichkeit orientiert sich an der Art,
wie der angelegte Kontakt abgespeichert wurde. Das Kontaktmodul
bietet dagegen eine Reihe (auch benutzerdefinierter)
Sortiermöglichkeiten. Outlook 2007 bietet zusätzlich noch die
Möglichkeit, in allen Feldern des Kontaktformulares zu suchen.
Wie wechsele ich zwischen den Sortiermöglichkeiten?
Outlook 2000: Hier ist ein Sortierungswechsel nur im
Unternehmen
und Arbeitsgruppen-Modus möglich. Beim Wechsel in den
Nur via
Internet-Modus gehen diese Einstellungen verloren. Extras
Dienste
Outlook Adressbuch
Eigenschaften
Outlook 2002: Extras
E-Mail Konten
Vorhandene Adressbücher
und Verzeichnisse anzeigen oder bearbeiten
Outlook Adressbuch
Ändern
Outlook 2003: Extras
E-Mail Konten
Vorhandene Adressbücher
und Verzeichnisse anzeigen oder bearbeiten
Outlook Adressbuch
Ändern
Outlook 2007: Extras
Kontoeinstellungen
Adressbücher
Outlook
Adressbuch markieren
Ändern
Wie zeige ich beim Start des Outlook Adressbuch gleich den
Kontaktordner an?
Outlook 98 und Outlook 2000: Wiederum nur im
Unternehmen und
Arbeitsgruppen-Modus
Extras
Dienste
Adressbücher
Outlook 2002, Outlook 2003 und Outlook 2007:
Extras
Adressbuch
Extras
Optionen
Warum erscheint der Standard bzw. zusätzlich angelegte
Kontakte-Unterordner nicht im Outlook Adressbuch?
Stellen Sie sicher, das in den Eigenschaften des
Kontakte-Ordners die Checkbox Diesen Ordner als
E-Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert ist. Sollte diese Checkbox
ausgegraut und nicht aktiviert werden können, entfernen Sie- wie
oben beschrieben- das Outlook Adressbuch und fügen es wieder
hinzu.
Warum erscheinen nicht alle Kontakte im Outlook Adressbuch?
In das Outlook Adressbuch werden nur Datensätze übernommen, die
entweder über eine E-Mail-Adresse oder Faxnummer verfügen.
Warum erscheinen manche Adressbuch-Einträge doppelt oder
dreifach?
Das Outlook Adressbuch legt für jeden Telefon- bzw. Faxeintrag
im Kontaktformular eine separate Zeile an. Wer diese
Mehrfacheinträge stören, kann sie ab Outlook 2002 entweder im
Adressbuch mit einem Klick auf die rechte Maustaste löschen, den
zusätzlichen Fax- bzw. Telefoneintrag in andere, nicht
verwendete Felder (z.B. Pager) eintragen oder
externe Tools
einsetzen.
Lässt sich das Outlook Adressbuch-Fenster vergrößern?
Outlook 2000, Outlook 2002: Nein
Outlook 2003, Outlook 2007: Ja
Wie kann ich im Adressbuch suchen?
Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003: Hier kann - im
Gegensatz zu den Kontakten- nur nach Namen gesucht werden.
Outlook 2007: Hier ist es zusätzlich möglich, alle
Kontakt-Felder nach Informationen zu durchsuchen
Persönliches Adressbuch
Das Persönliche Adressbuch ist ein "Überbleibsel" des alten
Exchange-Clients. Es arbeitet völlig unabhängig vom Persönlichen
Ordner oder Outlook Adressbuches. Aber Vorsicht! Beachten Sie
bei der Arbeit mit dem Persönlichen Adressbuch, das die darin
enthaltenden Kontakte nicht in der Persönlichen Ordner-Datei
gespeichert werden. Die Adressbuchdatei hat die Endung *.pab und
muss separat gesichert werden. Ein Import des Persönlichen
Adressbuches ist in jeder Outlook Version möglich.
Windows Adressbuch
Das Windows Adressbuch (*.wab) wird hauptsächlich von Outlook
Express genutzt und dem damit verbundenen Betriebssystem
genutzt. Haben Sie jedoch die gemeinsamen Nutzung dieses
Adressbuches mit Outlook aktiviert (Start
Programme
Zubehör
Adressbuch
Extras
Optionen) oder betreiben Sie Outlook 98 und
Outlook 2000 im Nur via Internet-Modus, nutzt Outlook (z.B. in
der Mailmaske über An ) das Windows Adressbuch. Direkt in dieses
WAB eingepflegte Adressen und vor allem Gruppen werden jedoch
nicht im Persönlichen Ordner gespeichert und gehen beim Übertrag
der Outlook Daten verloren. Mehr über das Windows Adressbuch
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