Outlook bietet vielfältige Möglichkeit zur Personalisierung, das
heißt: Sie können Outlook an Ihre Bedürfnisse anpassen. Auch und
vor allem das Outlook-Erscheinungsbild kann beliebig verändert
werden. Ein Paradebeispiel für WhatYouSeeIsNOTWhatYouGet: Die
Ansichten.
Ansichten- Was ist das?
 Die
unterschiedlichen Outlook-Ordner, wie z.B. Kontakte und
Posteingang, verwenden alle eine Ihnen zugeordnete
Standarddarstellungsweise, eine so genannte Ansicht.
Diese Ansicht ist eine von vielen Standardansichten die sich,
z.B. durch Strukturierung, Schriftarten und vielen anderen
Einstellungen unterscheiden. Die Aufgabe einer Ansicht ist es,
Elemente möglichst übersichtlich darzustellen, ausgerichtet an
Ihrem individuellen Workflow. Das Ziel muss also sein, alle
relevanten Informationen aus dem Outlook-Datenberg zu
extrahieren und in einen One-Klick-Moment umzuwandeln.
Ein Beispiel aus der Outlook Praxis:
Sie verwenden die Standart-Kalenderansicht Tages, Wochen,
Monatsansicht. Versuchen Sie einmal, in dieser Ansicht mehrere
Elemente aus unterschiedlichen Monaten zu löschen! Sie werden
schnell merken, dass diese Aktion nicht mit einem Klick erledigt
ist. Im Gegenteil: Die Steuerung über die übliche
Kalendereinstellung kostet Zeit und Nerven. Wechseln Sie jedoch
auf die Ansicht Nach Kategorien, sehen Sie alle Termine in einer
tabellarischen übersicht und können die ausgewählten Elemente
wesentlich effektiver markieren und schneller entfernen.
Wie funktionieren Ansichten?
Ansichten dienen zusätzlich dazu, einzelne Elemente
hervorzuheben, Sie können über eine Gruppierung oder einen
Filter momentan nicht benötigte Inhalte ausblenden. Die
Darstellungsmöglichkeiten von Outlook gehen soweit, dass Sie
sich komplett eigene, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene
Ansichten erstellen können.
Ansichtstypen
Die Standardansichten, die für die einzelnen Ordner ausgewählt
werden können, verwenden die folgenden Ansichtstypen:
Tabellenansicht
Jede Zeile enthält ein Element. Die Inhalte zu diesem Element
werden in einer Spalte angezeigt. In den Spalten haben Sie die
Möglichkeit, weitere Felder des Elements hinzuzufügen oder
weniger wichtige Felder zu entfernen. Eine Tabellenansicht
eignet sich besonders gut zum Anzeigen von Nachrichten, Aufgaben
und Details zu einem beliebigen Element.
Zeitskalaansicht
In der Zeitskalaansicht werden Elemente als Symbole angezeigt,
die in chronologischer Reihenfolge von links nach rechts auf
einer Zeitskala angeordnet sind. Eine Zeitskalaansicht eignet
sich besonders gut zum Anzeigen von Journaleinträgen ( Ein
Element im Ordner "Journal", das als Verknüpfung mit einer
aufgezeichneten Aktivität dient. Journaleinträge unterscheiden
sich von anderen Elementen durch die Uhr, die in der unteren
linken Ecke des Symbols angezeigt wird.) und allen Elementen,
die Sie in Bezug auf die Zeit darstellen möchten.
Tages-/Wochen- /Monatsansicht
In einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht werden die Elemente
in einem Kalender angeordnet, ähnlich wie in einem Terminplaner
im Papierformat. Sie können Elemente in Zeitblöcken für Tage,
Wochen oder einen Monat anzeigen. Eine
Tages-/Wochen-/Monatsansicht eignet sich besonders zum Anzeigen
von Terminen, Besprechungen und Ereignissen.
Kartenansicht
In einer Kartenansicht werden die Elemente als einzelne Karten
ähnlich wie Adresskarteikarten angezeigt. Um die Detailebene zu
steuern, können Sie Felder in einem Element hinzufügen oder
entfernen oder Elemente nach den von Ihnen angegebenen Kriterien
filtern. Klicken Sie auf die Buchstaben rechts von den Karten,
um rasch zwischen den Karten unter unterschiedlichen Buchstaben
zu wechseln. Eine Kartenansicht eignet sich besonders zum
Anzeigen von Kontakten und Elementen, die Sie schnell finden
möchten, in alphabetischer Reihenfolge.
Symbolansicht
In einer Symbolansicht werden Elemente durch einzelne Symbole
dargestellt, die auf einem unsichtbaren Raster angeordnet sind.
Eine Symbolansicht eignet sich besonders gut zum Anzeigen von
Notizen und Elementen als große Symbole, kleine Symbole oder als
Liste von Symbolen. (Wenn Sie Einzelheiten zu den Symbolen
benötigen, verwenden Sie eine Tabellenansicht.)
Ansichten selbst definieren
Sie haben natürlich auch die Möglichkeit, eigene Ansichten zu
erstellen: Ansicht Anordnen nach Aktuelle Ansicht Ansicht
definieren Neu
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