Um den Hauptspeicherort, den Persönlichen Ordner, zu entlasten
und nicht den Überblick über die Datenflut zu verlieren, ist es
sinnvoll, die Outlook Archivierung zu nutzen. Diese
Archivfunktion hilft Ihnen dabei, in regelmäßigen Intervallen
nicht mehr benötigte Outlook Elemente zu verschieben oder ganz
zu löschen.
Welche Elemente können archiviert werden?
Alle Elemente bis auf die Kontakte lassen sich archivieren.
Wie wird die Autoarchivierung aktiviert?
Erst bei erstmaliger Nutzung der Archivfunktion (z.B. über Datei
Archivieren) wird eine separate archive.pst angelegt. In dieser
Datei werden alle Archivdaten erfasst.
 Oft wird die automatische Aufforderung zur Archivierung
bestätigt und als lästiges Pop-Up-Fenster weggeklickt und später
wundert sich der erstaunte Outlook Nutzer, das Daten aus dem
Persönlichen Ordner scheinbar verschwunden sind. Vergewissern
Sie sich also bei diesem Phänomen zuerst, ob Sie diese Daten
nicht "wegarchiviert" haben.
Welche Möglichkeiten der Archivierung stehen zur Verfügung?
Die manuelle Archivierung
Über Datei
Archivieren können Sie jeden gewünschten Ordner
archivieren.
Die allgemeine Autoarchivierung
Um lästiges Klicken zu vermeiden, können Sie die
Autoarchivierung nutzen, die das archivieren vollständig
automatisiert. Archiviert wird dann gemäß den
Autoarchivierungseinstellungen (Extras
Optionen
Weitere). Diese
Archivierung bezieht sich auf alle archivierbaren Outlook
Elemente.
Hier kann bestimmt werden:
- in welchem Zeitintervall archiviert werden soll.
(Autoarchivierung alle xxx Tage)
- in welche Datei archiviert werden soll. (Alte Elemente
verschieben nach)
- ob über Durchsuchen eine andere, selbst erstellte
*.pst -Datei als
Archivdatei genutzt werden soll.
- ob die archivierten Datensätze verschoben oder gelöscht werden
sollen. (Alte Elemente endgültig löschen)
Die individuelle Autoarchivierung
Vielleicht möchten Sie die Autoarchivierung nicht auf alle
Outlook Elemente beziehen und für jedes Outlook Element
(Posteingang, Aufgaben, Kalender) individuelle
Autoarchivierungseinstellungen definieren. Dies können Sie mit
Rechtem Mausklick auf das entsprechende Element (z.B. Kalender)
im Register Autoarchivierung bestimmen.
Die Archivierung richtet sich nach Prioritäten. Dabei hat die
individuelle Archivierung Priorität vor der allgemeinen
Autoarchivierung.
Warum werden die Elemente nicht wie erwartet archiviert?
Outlook archiviert die Elemente nicht den Erwartungen
entsprechend, weil das Datum, anhand dessen ermittelt wird, wann
ein Element archiviert werden soll, von dem jeweiligen
Elementtyp abhängig ist.
E-Mail Nachricht
Sende- oder Empfangsdatum, je nachdem, welches später liegt;
oder Datum und Uhrzeit der letzten Änderung.
Termin
Datum des Termins oder Datum und Uhrzeit der letzten Änderung
(je nachdem, welches Datum später liegt).
Aufgabe
Erledigungsdatum oder Datum und Uhrzeit der letzten Änderung.
Aufgaben, die nicht als "Erledigt" gekennzeichnet sind, können
mit der Funktion AutoArchivierung nicht archiviert werden.
Anderen Personen zugewiesene Aufgaben werden nur archiviert,
wenn sie als Erledigt gekennzeichnet sind.
Notiz
Datum und Uhrzeit der letzten Änderung.
Journaleintrag
Datum der Erstellung des Journaleintrags oder Datum und Uhrzeit
der letzten Änderung.
 Jedem Element ist ein Feld
Geändert am zugeordnet. In einigen
der Standardansichten ist das Feld Geändert am nicht sichtbar
(zum Beispiel in der Tages-/Wochen-/Monatsansicht des
Kalenders). Um das Feld Geändert am eines Elements einzusehen,
gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
1. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht und klicken
Sie dann auf Nach Kategorie .
2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht und klicken
Sie dann auf Aktuelle Ansicht anpassen .
3. Klicken Sie auf Felder .
4. Klicken Sie dann auf Alle E-Mail-Felder im Feld Verfügbare
Felder auswählen aus .
5. Unter Verfügbare Felder klicken Sie bitte auf Geändert am .
6. Klicken Sie dann auf Hinzufügen , um das Feld Geändert am in
das Feld Diese Felder in dieser Reihenfolge anzeigen zu setzen.
Klicken Sie auf Nach oben oder Nach unten , um die Lage des
Feldes Geändert am festzulegen. Klicken Sie auf OK und dann
erneut auf OK .
Datum und Uhrzeit der letzten Änderung für die einzelnen
Elemente werden in der Ansicht Nach Kategorie angezeigt.
Warum wird der Persönliche Ordner durch die Archivierung
nicht kleiner?
 Wenn Elemente aus einer
Persönlichen Ordner-Datei (*.pst)
entfernt werden, wird die Dateigröße erst verringert, wenn die
Datei komprimiert ist. Rechte Maustaste auf Outlook Heute
Eigenschaften für Persönliche Ordner
Erweitert
Jetzt
komprimieren.
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