Aufgaben erstellen

Eine Aufgabe ist erst einmal nichts anderes als ein persönlicher oder gruppenbezogener Auftrag, den Sie über die Aufgabendelegation bis zur Erledigung verfolgen können. Und so erstellen Sie eine Aufgabe: Datei Neu Aufgabe

Aufgaben und Termine

Aufgaben und Termine stellen in Outlook grundverschiedene Bereiche dar. Und das aus gutem Grund: Vielen Outlook-Anwendern gelingt es nicht, diese Bereiche auch mental zu trennen. Sie leiden so an einem unübersichtlichen Mix aus undefinierten Aufgaben und sinnlosen Terminen. Bevor Sie also beginnen, effektiv mit diesen beiden Outlook-Elementen arbeiten zu wollen, sollten Sie lernen, eine deutliche Unterscheidung zu treffen: Aufgaben erfordern eine Maßnahme. Termine erfordern Ihre Anwesenheit.

Beispiele

Situation 1: Frank Gollheim hat am 5. Oktober um 17:00 eine Verabredung beim Zahnarzt. Situation 2: Anja Meier wird von ihrem Chef gebeten, für die nächste Abteilungsleitersitzung einen Report über die Quartalsumsätze anzufertigen.
Eine Deadline, also einen Fertigstellungszeitpunkt für den Report, nennt der Chef nicht. Was bedeutet das für Ihre Arbeit mit Outlook?

Termin oder Aufgabe?

Situation 1: Bei Frank Gollheim ist der Sachverhalt eindeutig. Hier kommt nur ein Termin in Frage. Dieses Ereignis (also der Zahnarztbesuch) erfordert seine Anwesenheit, d.h., er muss sich in die Praxis seines
Arztes begeben. Eine Maßnahme, also ein Handeln mit dem Ziel, ein gewisses Ergebnis zu erzielen, wird von ihm nicht gefordert (es sei denn, er möchte den Bohrer selbst zum Einsatz bringen). Situation 2: Schwieriger gestaltet sich die Situation bei Anja Meier. Die erforderliche Maßnahme ist schnell erkannt: die Erstellung des Berichts. Aber bezieht sich dieser Auftrag nicht auf ein Meeting, das bereits per Besprechungsanfrage terminiert ist? Also doch ein Termin mit verknüpfter Aufgabe? Andererseits hat der Chef keinen Fertigstellungstermin genannt. Oder ergibt sich dieser Termin aus dem Termin für das Abteilungsleitertreffen? Obwohl die Sachlage kompliziert klingt, kann es doch nur eine Schlussfolgerung geben: Das
einzig schlagende Argument stellt die erforderliche Maßnahme dar. Also erfordert dieses Szenario die Erstellung einer Aufgabe.
Erstellen Sie Aufgaben ausschließlich mit Fälligkeitsdatum. Tun Sie das Hinweis nicht, mutiert Ihre Aufgabenliste recht schnell zu einem Wunschzettel, in dem Pseudovorhaben wie CD-Regal aufräumen oder Waschmaschine kaufen jenseits von Raum und Zeit endgelagert sind – ohne jemals erledigt zu werden. Sollte Ihnen kein Erledigungsdatum vorgegeben/bekannt sein, erkundigen Sie sich beim Initiator der Aufgabe danach oder schätzen Sie die Zeit realistisch ein, die Sie zur Erledigung benötigen

Verknüpfung und Interaktion

Natürlich ergeben sich aus Terminen (z.B. aus einem Abteilungsmeeting) auch Aufgaben bzw. Aufgaben führen zu neuen Terminen. Diese Möglichkeiten bietet Ihnen Outlook, um Aufgaben und Termine miteinander zu verknüpfen:
1. Ziehen Sie Aufgaben per Drag&Drop in den Kalender. Der Nachteil: Der erzeugte Termin übernimmt weder das Beginnt um- noch das Fällig am-Datum aus der übertragenen Aufgabe. Fazit: Sie müssen manuell nachjustieren.
2. Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie einem bestimmten Termin zuordnen möchten. Klicken Sie auf Einfügen und Element. Navigieren Sie zum Kalendereintrag und wählen Sie diesen aus.
3. Markieren Sie die Aufgabe mit der rechten Maustaste und legen Sie sie per Drag&Drop auf dem Kalenderelement in der Navigationsleiste oder Ordnerliste ab. Sie haben danach folgende Wahlmöglichkeiten: Angenommen, Sie haben die exakte Fälligkeit einer Aufgabe nicht im Kopf haben, wissen aber den ungefähren Zeitpunkt (z.B. nächste Woche, morgen oder in zwei Tagen). Outlook erkennt auch diese Eingaben und wandelt sie automatisch in das konkrete Datum um.
4. Sie nutzen das Zusatztool TaskToCal der Firma Wisco. Im Gegensatz zum manuellen Wechsel zwischen Aufgaben und Terminen konvertiert diese Shareware auch Fälligkeitsdaten.

Aus Aufgabe Termin erstellen – und umgekehrt

Hierhin kopieren als Aufgabe/Termin mit Text – der Termin ist sowohl als Kalendereintrag als auch als Aufgabe vorhanden.
Hierhin kopieren als Aufgabe/Termin mit Anlage – im Notizfeld der neuen Aufgabe/des neuen Termins wird ein Aufgaben-/
Termin-Symbol generiert. Ein Doppelklick öffnet den Termin/die Aufgabe. Der Termin/die Aufgabe ist weiterhin im Kalender vorhanden.
Hierhin verschieben als Aufgabe/Termin mit Anlage – im Notizfeld der neuen Aufgabe/des neuen Termins wird ein Termin-/
Aufgaben-Symbol angelegt. Der Termin/die Aufgabe wird jedoch aus dem Kalender entfernt und steht nur noch als Symbol innerhalb der Aufgabe/des Termins zur Verfügung.

Aufgaben optimal darstellen

Die Standardansicht im Aufgabenbereich von Outlook verrät nicht gerade viel über anstehende Aufgaben und Fälligkeiten. Alle benötigten Informationen zur effizienten Aufgabenplanung erhalten Sie durch eigendefinierte Ansichten:
1. Wechseln Sie in den Aufgabenbereich
2. Klicken Sie auf Ansicht Anordnen nach Aktuelle Ansicht und wählen Sie den Eintrag Ansicht definieren. (Outlook 2003) oder Ansicht Aktuelle Ansicht Ansichten definieren (Outlook 2000, Outlook 2002 und Outlook 2007)
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um eine individuelle Ansicht zu erstellen.
4. Wählen Sie in der Auswahlliste unter Ansichtentyp den Eintrag Karte.
5. Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Felder, um die gewünschten Aufgabeninformationen hinzuzufügen (wie z.B. Fällig am, Betreff, Beginnt am, Erledigt am oder Notizen). Bestätigen Sie die Eingaben mit OK.
6. Um die Aufgabenliste im Umfang zu begrenzen, klicken Sie in der Übersicht Ansicht anpassen: Aufgaben-Liste auf die Schaltfläche Filtern. Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert. Öffnen Sie die Drop-down-Liste unter Feld und wählen Sie den Eintrag Alle Aufgabenfelder und darunter Erledigt. Wählen Sie unter Wert die Auswahl Nein. Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, um den Filter zu aktivieren. Für den zweiten Filter wählen Sie den Eintrag Alle Aufgabenfelder und Fällig am. Statten Sie diesen Filter etwa mit der Bedingung am oder vor und dem Wert in einer Woche aus. Bestätigen Sie mit OK.
7. Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren und wählen als erstes Sortierkriterium Fällig am und Absteigend als Zusatzoption.
8. Bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit OK.

Arbeiten im Team: Aufgaben delegieren

Innerhalb eines Projekts ist es unter Umständen notwendig, gewisse Aufgaben an die jeweiligen Fachabteilungen weiterzugeben. Outlook liefert Ihnen mit der Aufgabendelegation das geeignete Werkzeug.

1. Öffnen Sie eine bestehende Aufgabe oder erstellen Sie eine neue.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe zuweisen (Outlook 2007) oder Aufgabe zuordnen (andere Outlook-Versionen).
3. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters an, der die Aufgabe übertragen bekommen soll. Wenn Sie eine Aufgabe erstellen und zuordnen möchten, vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern auf der Registerkarte Aufgabe aktiviert ist. Über diese Funktion behalten Sie einen komfortablen Überblick über die zugeordneten Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus. Wenn Sie auch Statusberichte erhalten möchten, aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist. Die Person, die die Aufgabenanfrage erhält, wird vorübergehender Eigentümer der Aufgabe. Sie kann die Aufgabe ablehnen, annehmen
oder einer anderen Person übertragen. Falls die Person die Aufgabe ablehnt, wird sie Ihnen zurückübertragen. Wenn die
angefragte Person die Aufgabe annimmt, wird sie permanenter Eigentümer. Wird die Aufgabe an eine weitere Person übertragen, wird diese Person Eigentümer.
4. Senden Sie die Aufgabendelegation ab und warten Sie auf die Reaktion.
5. Der Empfänger erhält die Benachrichtigung über die Aufgabendelegation per E-Mail und kann nun über die Schaltflächen Übernehmen oder Ablehnen bestimmen, ob er mit der Aufgabenübertragung einverstanden ist oder nicht.
6. Sollte der Mitarbeiter mit der Delegation einverstanden sein, wird der Auslöser der Delegation per E-Mail darüber benachrichtigt. Gleichzeitig erscheint die Aufgabe in den Aufgabenlisten beider Kommunikationspartner.
7. Mit jeder Veränderung innerhalb der Aufgabe (z.B. wenn der Empfänger den Status von Nicht begonnen auf In Bearbeitung ändert) wird diese Änderung in der Aufgabenliste des Auslösers aktualisiert und vermerkt. Gleichzeitig kann der Auslöser (z.B. wenn er längere Zeit nichts vom Empfänger gehört hat) einen Statusbericht anfordern, in dem die Informationen des Fortschritts noch einmal zusammengefasst werden. Gleichzeitig wechselt die Zuständigkeit.

Aufgabendelegationen via Internet

Die Nutzung von Aufgabenzuordnungen via Internet, d.h. über POP3-Konten, ist zwar grundsätzlich möglich, hat jedoch ihre
Tücken. Da sich in den zu versendenden Aufgaben-Mails Skripten bzw. Steuerdateien befinden, überstehen diese den Versand über die Posteingangs- bzw. Ausgangsserver der diversen Provider bzw. der lokal wirkenden Virenscanner oft nicht unbeschadet. Wird das ausführende Skript als Schädling erkannt und gelöscht, kann die Aufgabe auf dem Zielrechner nicht weiterverarbeitet werden oder es sind z.B. die Schaltflächen Übernehmen/Ablehnen nicht zu sehen. Die Voraussetzung dafür, dass diese Art von Statusverwaltung funktioniert: Der Empfänger muss seine Arbeitsfortschritte in Outlook und in der Aufgabe brav dokumentieren. Eine automatische Benachrichtigung kann erst bei Erledigung der Aufgabe generiert werden: Extras
Optionen Registerkarte Einstellungen Checkbox Bei Erledigung zugeordneter Aufgaben Statusbericht senden.
Diese Art von Aufgabenzuweisung hat – besonders ohne vorherige Absprache im Team – natürlich einen etwas autoritären Charakter. Überlegen Sie sich also genau, in welchen Arbeitsumgebungen Sie diese Funktion einsetzen. Sensible Gemüter könnten sich gegängelt und bevormundet fühlen. Oft genügt auch schon die Wahl des falschen Nachrichtenformats
(Extras Optionen Registerkarte E-Mail-Format). Erst das Nachrichtenformat Rich-Text macht Aufgabendelegationen für den Empfänger via Internet verwertbar.

Zuständigkeiten definieren

Sie möchten Zuständigkeiten beim Erteilen oder Erstellen einer Aufgabe eindeutig definieren? Dabei macht Outlook keine gute Figur. Das Feld Zuständig orientiert sich nicht etwa am Ersteller der Aufgabe, sondern am Feld Name im Standard-E-Mail-Konto (lokaler Outlook-Betrieb) oder der Bezeichnung des Exchange-Server-Profils. Ist kein E-Mail-Konto eingerichtet, wird Unbekannt oder Unknown angegeben. Tricksen Sie Outlook aus und erstellen Sie eine Aufgabenübersicht, in der die Zuständigkeiten klar zu erkennen sind:
1. Wechseln Sie in den Bereich Aufgaben.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf und wählen Sie hier Feldauswahl.
3. Klicken Sie auf Neu und geben Sie den Namen des neuen Felds (hier Zuständigkeiten) an. Klicken Sie auf OK.
4. Markieren Sie das neu erstellte Feld und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste an eine beliebige Stelle im Spaltenkopf.
5. Um dieses Feld auch mit Inhalt füllen zu können, klicken Sie bitte wieder mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen diesmal Aktuelle Ansicht anpassen.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen und aktivieren Sie die Checkbox Bearbeiten in der Zelle ermöglichen.
7. Schließen Sie alle offenen Fenster mit OK.
8. Klicken Sie nun in das Feld unter der Spalte Zuständigkeiten und tragen Sie den zuständigen Mitarbeiter ein.