Was ist der Business Contact Manager?

Der Business Contact Manager ist ein COM Add-in (inzwischen in der Version 3.0) , dass per Installation in Outlook 2003 und Outlook 2007 integriert wird. Es bietet zusätzliche Features im Bereich des Kunden bzw. Produktmanagements (Verkaufschancenermittlung) und hilft dabei, Marketingstrategien zu entwickeln. Eine echte Customer-Relation-Management-Alternative stellt es jedoch nicht dar.

In welchem Office-Paket ist der BCM enthalten?

Der BCM befindet sich auf einer separaten Installations-CD im Office 2003 und Outlook 2007 Professional Paket und in der Retail bzw. Volumenlizenzen-Version des Small Business Edition. Als Einzelprodukt gibt's Outlook 2007 plus Business Contact Manager mittlerweile ebenfalls zu kaufen.

Was sind die Systemvoraussetzungen für den Business Contact Manager?

eparat anfordern. Inzwischen ist der BCM auch in den sog. Action Packs für Händler und Presse enthalten.
Intel Pentium III 450 MHz oder höher, 256 MB RAM und 190 MB verfügbarer Festplattenspeicherplatz.

Kann der Business Contact Manager mit einem Exchange Server eingesetzt werden?

Ab der Version 2.0 funktioniert der BCM mit jedem handelsüblichen Exchange Server (ab Version 2003). Die Version 1.0 arbeitet nur mit einem Small Business Server 2003 und installiertem Patch. Hier reicht eine Stand-Alone Exchange Server 2003/2007 Installation nicht. Die 3.0-Version arbeitet ohne Einschränkungen mit allen Exchange Server-Versionen.

Ist es möglich, die BCM-Informationen für andere Benutzer im Netzwerk freizugeben?

Als Besitzer einer Datenbank können Sie anderen Benutzern den Zugriff auf Ihre Datenbank ermöglichen. Die von Ihnen ausgewählten Benutzer können Datensätze aktualisieren, neue Datensätze erstellen, Geschäftskontakte mit ihrem mobilen Gerät synchronisieren und Datensätze in den Ordner Gelöschte Objekte verschieben. Zudem können sie auf alle Historienelemente zugreifen, einschließlich E-Mail-Nachrichten, die Datensätzen angehängt sind.

Damit andere Benutzer auf Ihre Datenbank zugreifen können, muss der Computer eingeschaltet sein, auf dem sich die Datenbank befindet.

Um anderen Benutzern den Zugriff auf Ihre Datenbank zu ermöglichen, müssen Sie die Datenbank freigeben und ferner den neuen Benutzern, falls noch nicht geschehen, Zugriff auf Ihren Computer gewähren. Und so gehts:

a) Klicken Sie im Menü Unternehmenstools auf Datenbank freigeben (Outlook 2003) oder Business Contact Manager Datenbanktools Datenbank freigeben (Outlook 2007). Aktivieren Sie im Assistenten zum Freigeben von Datenbanken auf der Seite Freigeben der Business Contact Manager-Datenbank die Option Ich möchte immer noch meine Business Contact Manager-Daten für andere Benutzer freigeben.

b) Aktivieren Sie auf der Seite Benutzer auswählen in der Liste Benutzer mit Zugriff auf diesen Computer das Kontrollkästchen für den Namen des Benutzers, dem Sie Zugriff auf Ihre Datenbank gewähren möchten.
c) Falls der Benutzer, dem Sie den Zugriff gewähren möchten, nicht in der Liste Benutzer mit Zugriff auf diesen Computer enthalten ist, können Sie ihm Zugriff auf Ihren Computer gewähren. Klicken Sie dazu auf Benutzer hinzufügen, um dem neuen Benutzer Zugriff auf Ihren Computer zu gewähren.

Um einen Benutzer hinzuzufügen, der nicht in der Liste Benutzer mit Zugriff auf diesen Computer enthalten ist, müssen Sie als Administrator angemeldet sein. Wenn Sie sich nicht als Administrator anmelden können, bitten Sie den Computeradministrator, Sie als Administrator hinzuzufügen oder den Benutzer in Ihrem Auftrag hinzuzufügen.

d) Geben Sie in das Dialogfeld Benutzer hinzufügen den Benutzernamen und die Domäne des Benutzers ein, und klicken Sie auf OK. Die optionale Seite Die Computereinstellungen für die Datenbankfreigabe werden überprüft zeigt Einstellungen, die für die Freigabe Ihrer Datenbank geändert werden müssen. Falls keine Einstellungen geändert werden müssen, überspringt der Assistent diesen Schritt. Lassen Sie die Änderungen von Business Contact Manager automatisch durchführen. Klicken Sie auf Die zu ändernden Einstellungen zur Überprüfung anzeigen, um die empfohlenen Änderungen zu überprüfen. Weitere Informationen zu Computereinstellungen für die Datenbankfreigabe finden Sie unter Überprüfen der Computereinstellungen für den Datenbankzugriff.
e) Bestätigen Sie auf der Seite Datenbankzugriff wird erteilt die Richtigkeit der Benutzerliste, und klicken Sie dann auf Fertig stellen. Klicken Sie andernfalls auf Zurück, um auf vorherigen Seiten die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

Warum installiert der BCM eine eigene MSDE-Instanz?

BCM nutzt eine MSDE (Microsoft SQL Server Desktop Edition) Datenbank zur Speicherung der Daten. Um Konflikt mit anderen Anwendungen zu vermeiden, kontrolliert der BCM seine Daten über eine eigene MSDE-Instanz. Wird der BCM deinstalliert, wird auch nur diese einzelne Instanz gelöscht. Alle anderen Instanzen der SQL Datenbank bleiben intakt. Der BCM kann nicht auf eine bereits bestehende Instanz zurückgreifen oder mit einem anderen SQL-Server zusammenarbeiten.

Warum installiert der BCM .NET Framework?

Microsoft installiert den BCM über eine .NET Plattform.

Wie kann ich Installationsfehler beheben?

a) Installieren Sie den BCM über die Datei msbcm.msi auf der Installations-CD
b) Kopieren Sie die BCM-CD auf die Festplatte und starten von dort aus das Setup.
c) Benennen Sie das Verzeichnis Data (z.B. C:/Programme/Microsoft SQL Server) um und startet Sie das Setup erneut über die Datei msbcm.msi.

Funktioniert der BCM in einer Terminal Server Umgebung?

Grundsätzlich schon, es sollte jedoch der Speicherort des temp-Ordners geändert werden.

Kann ich den BCM mit einem PDA synchronisieren?

Das ist ab der Version 2.0 möglich.

Wie kann ich ACT! und QuickBook-Daten importieren?

Datei Importieren/Exportieren Business Contact Manager. Voraussetzungen sind Administrator-Rechte.

Wie können Verkaufschancen und/oder Geschäftshistorien-Daten exportiert werden?

Dies ist leider erst ab der Version 2.0 möglich.

Wie kann ich die BCM Kontakte im Outlook Adressbuch sichtbar machen?

Rechter Mausklick auf den Business Contact Manager Ordner Eigenschaften Outlook Adressbuch Diesen Ordner als E-Mail Adressbuch anzeigen markieren.

Kann ich die BCM Symbolleiste ausblenden oder verschieben?

Sie können die Symbolleiste zwar verschieben, beim nächsten Start von Outlook wird diese Veränderung jedoch wieder zurückgesetzt. Ganz ausblenden lässt sie sich nicht.

Gibt es ein Speicherlimit bei Notizen in BCM-Kontakten oder anderen Elementen?

Ja! Dieses beschränkt sich auf ca.4000 Zeichen.

Können die BCM-Formulare benutzerdefiniert angepasst werden?

Das ist erst ab der BCM-Version 3.0 möglich. Anders als bei früheren BCM-Versionen lassen sich hier auch individuell angepasste Formulare innerhalb des Business Contact Manager erstellen und verwalten. Bedenken Sie dabei jedoch, dass der Einsatz von benutzerdefinierten Formularen gut überlegt sein will. Besonders wenn Sie die Absicht haben, die BCM-Datenbank mit anderen Anwendern gemeinsam im Netzwerk zu nutzen , sollten Sie die Anpassung sorgfältig planen und prüfen, ob diese zusätzlichen Felder auch für die übrigen Teilnehmer im Netzwerk Sinn machen. Im BCM lassen sich Geschäftskontakte-, Firmen-, Geschäftsprojekte- und Verkaufschancen-Formulare verändern. In jedem dieser Standardformulare existiert in der Gruppe Optionen eine Schaltfläche Formular anpassen. Alternativ klicken Sie im Outlook-Menü auf Business Contact Manager Formular anpassen und wählen Benutzerdefinierte Felder verwalten

Kann ich Verteilerlisten im BCM erstellen?

Nein. Outlook lässt zwar die Erstellung von Verteilerlisten zu, diese werden jedoch beim nächsten Programmstart nur noch als normaler Kontakt angezeigt. Die Mitglieder wurden entfernt, da die BCM Datenbank nicht zur Speicherung von Verteilerlisten designed wurde.

Wie sichere ich die Daten des Business Contact Managers?

Eine komfortable Sicherung der BCM-Daten ist erst ab der Version 2.0 möglich. Um eine Sicherung anzulegen, exportieren Sie Ihre BCM-Datensätze über Datei Importieren/Exportieren Business Contact Manager für Outlook Datei exportieren Business Contact Manager Daten (*bcm). Die BCM Version 1.0 bietet keinen Sicherungsassistenten. Alternativ kann die BCM-Datenbank auch über die Shareware MoBackup gesichert werden.

Wo bekomme ich die aktuelle Version des Business Contact Managers?

Die Version 3.0. erhalten Sie mit dem Erwerb der Office 2007-Pakete Small Business, Professional und Ultimate oder als Einzelprodukt Outlook 2007 plus BCM.

Gibt es Literatur zum Busines Contact Manager?

In Effizientes E-Mail- und Zeitmanagement mit Microsoft Outlook. Tipps und Strategien des Planet Outlook-Webmasters Olaf von Hoff finden Sie alles Wissenwerte zum BCM 3.0.