Benutzerdefinierte Formulare ermöglichen es dem geübten Outlook-Nutzer, alle Elementmasken nach ihrem Wunsch zu gestalten, d.h. das angezeigte Formular für z.B. einen neuen Kontakt muss nicht mit dem Standartdesign geöffnet werden. So haben z.B. Mitarbeiter eines technischen Supports die Möglichkeit, ein Feld "Outlook Version" in das Aufgaben-Formular zu integrieren, um sich die Bearbeitung der Kundenanfragen komfortabler zu gestalten. Grundsätzlich können alle Outlook Formulare angepasst werden (einzige Ausnahme bilden hier die Notizen, die auf Grund Ihres speziellen Post-It-Designs nicht verändert werden können):

Ein neues Formular aufrufen

Extras Formulare Ein Formular entwerfen

Das Formular Element auswählen

Nun wählen Sie aus der Liste das Outlook Formular, das Sie benutzerdefiniert anpassen wollen.

Ein neues Formular entwerfen

Nun öffnet sich Outlook im Designmodus. Hier haben Sie Möglichkeit, nach Lust und Laune Veränderungen an dem Standard-Formular vorzunehmen, Felder einzusetzen, Drop-Down-Felder einzufügen, Schaltflächen zu installieren oder schlicht und einfach die Anzahl der Felder auf das nötigste zu reduzieren.

Das Formular veröffentlichen

Ist das Formular nach Ihren Wünschen verändert, veröffentlichen Sie diese Formular über Extras Formulare Formular veröffentlichen unter. Geben Sie dem neu erstellten Formular einen aussagekräftigen Namen (wie z.B. Kontaktneu) und speichern Sie dieses Formular in der Bibliothek für Persönliche Formulare oder direkt in einem Outlook-Ordner Ihrer Wahl. 

Mit einer Veröffentlichung in einem bestimmten Outlook-Ordner ist dieses Formular direkt im Persönlichen Ordner gespeichert und kann so mit der pst-Datei auf andere Rechner problemlos übertragen werden.


Diese können Sie im Drop-Down-Menü unter Suchen in auswählen. Das Formular ist später besser zu finden. Danach schließen Sie Formular. Eine Speicherung ist nicht nötig, da Sie es bereits veröffentlicht haben.

Das Formular zuweisen

Damit Outlook begreift, welches Formular er beim Erstellen eines neuen Kontaktes, einer neuen Nachricht oder einer neuen Aufgabe benutzen soll, weisen Sie dem Ordner, mit dem dieses neue Formular verknüpft werden soll (z.B. Kontakte oder ein selbsterstellter Unterordner) dieses Formular über einen rechten Mausklick auf den Ordner Eigenschaften Bereitstellen in diesem Ordner mit Formulare Bibliothek für persönliche Formulare Formular auswählen zu.

Praxisbeispel: So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Kontaktformular

Bitte beachten Sie, das das erweiterte Kontakt-Design der Standard-Formulare in Outlook 2003/Outlook 2007 (hier insbesondere die Einbindung eines Kontaktbildes) in benutzerdfefinierten Formularen nicht zur Verfügung steht.

1. Extras Formulare Ein Formular entwerfen
2. Wählen Sie im nächsten Fenster aus der Bibliothek für Standardformulare den Eintrag Kontakt und bestätigen ihn mit Öffnen.
Es öffnet sich das Standard-Kontaktformular im Entwurfsmodus. In diesem Beispiel verändern wir die Registerkarte Allgemein . Natürlich können Sie auch alle anderen Seiten dieses Formularbereichs verändern.
3. Über Seite Seite umbenennen können Sie der Registerkarte eine neue Bezeichnung geben.

4. Outlook verfügt bereits über viele Felder, die in den Standardformularen nicht berücksichtigt werden. Über das Fenster Feldauswahl und die Steuerelemente-Toolbox können Sie die in Outlook bereits bestehenden Felder einsehen und in das Formular per Drag and Drop einbinden.

5. Erstellen Sie Ihr eigenes, benutzerdefiniertes Feld, indem Sie im Fenster Feldauswahl per Kontextmenü zu Benutzerdefinierte Ordnerfelder wechseln. Klicken Sie auf Neu, vergeben Sie einen Namen, den Typ, das Format und bestätigen mit OK.
6. Über den Menüpunkt Formular Dieses Formular ausführen, können Sie eine Vorschau des Formulars erzeugen, um Design, Feldposition und -funktion zu prüfen.

7. Nachdem Sie Ihr Formular komplett erstellt haben, müssen Sie dieses veröffentlichen. (Extras Formulare Formular veröffentlichen unter). Veröffentlichen Sie das Formular in der Bibliothek für persönliche Formulare, vergeben einen Namen und bestätigen mit Veröffentlichen. Sichern Sie Ihr Formular als *.oft Datei auf der Festplatte (Datei Speichern unter). Schließen Sie jetzt das Formular. Quittieren Sie die Speicherabfrage mit Nein.
8. Erstellen Sie sich in Outlook einen neuen Ordner oder nutzen einen bestehenden Standard-Ordner vom Typ Kontakt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und wählen den Punkt Eigenschaften. Auf der Registerkarte Allgemein öffnen Sie das Kontextmenü Bereitstellen in diesem Ordner mit und wählen das neu erstellte Formular über Formulare Bibliothek für Persönliche Formulare aus.

Neues Formular auf alte Elemente übertragen

Ihr neues Formular bezieht sich nur auf Elemente, die in diesem Ordner neu erstellt werden. Möchten Sie Ihre bereits vorhandenen Kontakte in diesen neuen Ordner kopieren, werden diese nicht mit dem benutzerdefinierten Formular angezeigt. Jedes Outlook Element hat eine eigene Nachrichtenklasse und ist mit dieser ordnerübergreifend verknüpft.

Um die Nachrichtenklasse der Kontakte im Ordner (Kundeninfo) auf alle Elemente zu übertragen, gehen Sie bitte folgenderweise vor:

a) Downloaden Sie die Tools-Sammlung Outlook Tools.
b) Führen Sie die Datei OutlookToolsSetup.msi aus und entpacken das Archiv in einen beliebigen Ordner.
c) Starten Sie das Programm und markieren in der Ordnerliste den Ordner, dem Sie ein neues Formular zuweisen möchten.

Benutzerdefinierte Formulare importieren/exportieren

Leider lassen sich benutzerdefinierte Felder in selbst entworfenen Formularen ohne größeren, programmiertechnischen Aufwand nicht importieren bzw. exportieren. Haben Sie also ein Formular entworfen, das z.B. ein Feld "Personalabteilungsnummer" enthält, wird dieses Feld beim Import oder Export komplett ignoriert. Eine Verschieben der Daten in benutzerdefinierten Feldern ist also nicht oder nur mit Zusatztools möglich. Einzige Alternative bietet der Umweg über eine Access-Datenbank oder dieses Makro:

Sub ConvertFields()
Dim objApp As Application
Dim objNS As NameSpace
Dim objFolder As MAPIFolder
Dim objItems As Items
Dim objItem As Object
Set objApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set objNS = objApp.GetNamespace("MAPI")
Set objFolder = objNS.PickFolder
If Not objFolder Is Nothing Then
Set objItems = objFolder.Items
For Each objItem In objItems
' make sure you have a Contact item
If objItem.Class = olContact Then
' convert to your published custom form
objItem.MessageClass = "IPM.Contact.Custom"
' copy data to your custom fields
objItem.UserProperties("Custom1") = objItem.User1
objItem.UserProperties("Custom2") = objItem.User2
objItem.UserProperties("Custom3") = objItem.User3
objItem.UserProperties("Custom4") = objItem.User4
objItem.User1 = ""
objItem.User2 = ""
objItem.User3 = ""
objItem.User4 = ""
objItem.Save
End If
Next
End If
Set objItems = Nothing
Set objItem = Nothing
Set objFolder = Nothing
Set objNS = Nothing
Set objApp = Nothing
End Sub

Formular-FAQ*

Wie kann ich die Warnung vor Makroviren deaktivieren, die beim Öffnen eines Elements angezeigt wird?

Wenn das Formular nicht an einem nachweislich virenfreien und somit vertrauenswürdigen Ort gespeichert ist, wie zum Beispiel der Organisations-Formularbibliothek auf einem Exchange Server-Computer, zeigt Outlook die Warnung vor Makroviren an, um Sie vor einem in böser Absicht geschriebenen Programmcode zu schützen, den man im Allgemeinen als Makrovirus bezeichnet. Sie können diese Warnung nicht direkt deaktivieren; Sie müssen dazu das Formular an einem vertrauenswürdigen Speicherort veröffentlichen. Weitere Informationen zu diesem Problem und anderen Gründen für angezeigte Warnungen zu Makroviren finden Sie in folgendem Artikel der Microsoft Knowledge Base.

Ich habe ein benutzerdefiniertes Formular erstellt. Wenn ich das Element jedoch schließe und dann wieder öffne, oder wenn ich das Formular an jemanden versende, sind alle Informationen, die ich in meine benutzerdefinierten Steuerelemente eingegeben habe, nicht mehr vorhanden. Was ist die Ursache dafür?

In Outlook werden Steuerelemente auf einem Formular zwar dazu verwendet, Informationen anzuzeigen, diese Informationen werden jedoch in Wirklichkeit in Feldern gespeichert. Damit die in die Steuerelemente eingegebenen Werte erhalten bleiben, muss das jeweilige Steuerelement daher mit einem standardmäßigen oder benutzerdefinierten Outlook-Feld verknüpft werden. Weitere Informationen zu diesem Problem finden Sie in folgendem Artikel der Microsoft Knowledge Base

Benutzerdefinierte Felder funktionieren nicht so, wie ich es erwartet habe. Warum?

Benutzerdefinierte Felder zeichnen sich in Bezug darauf, wie Daten innerhalb eines Ordners strukturiert sein können, durch eine große Flexibilität aus. Für Entwickler von Lösungen kann diese Flexibilität aber auch ein Problem darstellen. Weitere Informationen zur Verwendung von benutzerdefinierten Feldern in Outlook finden Sie in folgendem Artikel der Microsoft Knowledge Base

Warum haben einige Elemente in einem Ordner ein anderes Symbol? Warum sind einige der Elemente in dem Ordner ungewöhnlich groß? Warum wird die Nachrichtenklasse eines Elements wieder in die standardmäßige Nachrichtenklasse geändert? Wie kann ich ein besseres Verständnis dafür entwickeln, wie Formulare in Outlook funktionieren?

Beim Entwickeln einer Outlook-Lösung ist es von besonderer Bedeutung, den Unterschied zwischen Formularen und Elementen sowie die zwischen diesen herrschenden Beziehungen zu verstehen. In den meisten Szenarien werden Formulare an einem Speicherort veröffentlicht und dann mit den anderen Elementen in dem jeweiligen Ordner verknüpft. Es ist jedoch auch möglich, Formulare innerhalb einzelner Elemente zu speichern, was dazu führen kann, dass sich das Verhalten von Outlook auf vielfältige Weise ändert. Weitere Informationen zu Formulardefinitionen und deren Beziehungen zu Elementen finden Sie im folgenden Artikel der Microsoft Knowledge Base

Wenn ich ein Steuerelement auf einem benutzerdefinierten Outlook-Formular verwende, warum scheint dann keines der Steuerelementereignisse zu funktionieren?

Bei der Verwendung eines benutzerdefinierten Outlook-Formulars unterstützt Outlook für Steuerelemente nur das Ereignis Klicken. Viele Steuerelemente sind explizit dafür vorgesehen, in Verbindung mit anderen Ereignissen zu funktionieren. Da diese Ereignisse von Outlook nicht unterstützt werden, funktionieren die entsprechenden Steuerelemente in Outlook möglicherweise nicht.

Kann ich Formulare so ausdrucken, wie sie auf dem Bildschirm erscheinen?

 Es gibt keinen direkten Weg, Formulare so auszudrucken, wie Sie auf dem Bildschirm erscheinen. Außerdem bietet das Outlook-Objektmodell keine umfangreichere Druckerfunktionalität als Outlook selbst. Sie können entweder ein anderes Programm verwenden, um Outlook-Informationen auszudrucken, oder Sie können ein ActiveX-Steuerelement oder eine entsprechende Outlook-Erweiterung zum Erstellen einer benutzerdefinierten Formulardruck-Lösung downloaden, um diese Einschränkung zu umgehen. Weitere Informationen zum Erstellen benutzerdefinierter Formulardruck-Lösungen finden Sie in folgendem Artikel der Microsoft Knowledge Base

 Kann ich in Outlook 2000 ein Formular entwickeln und dieses dann in einer früheren Outlook-Version verwenden?

 Dies ist normalerweise nicht sinnvoll. Sie sollten das Formular mit der frühesten Version von Outlook entwerfen, in der es verwendet werden soll, um die Kompatibilität zu gewährleisten. Weitere Informationen zum Entwickeln von Formularen, die in mehreren Versionen von Outlook verwendet werden können, finden Sie in folgendem Artikel der Microsoft Knowledge Base

 Wie schaffe ich es, dass Optionsschaltflächen auf Outlook-Formularen funktionieren?

Sie müssen ganz bestimmte Schritte ausführen, damit Optionsschaltflächen in Outlook funktionieren können. Weitere Informationen zur Funktionsweise von Optionsschaltflächen finden Sie in folgendem Artikel der Microsoft Knowledge Base

 Was ist der temporäre Formularspeicher, warum wird er von Outlook verwendet und wie funktioniert er?

Der temporäre Formularspeicher ist integraler Bestandteil der Art und Weise, in der Outlook mit Formularen arbeitet. Für Formularentwickler ist es von größter Bedeutung, ein allgemeines Verständnis von der Funktionsweise des temporären Formularspeichers zu haben, damit die Behandlung etwaiger Probleme erfolgreich verlaufen kann. Weitere Informationen zum temporären Formularspeicher finden Sie in folgendem Artikel der Microsoft Knowledge Base

Wie kann ich Makros aufzeichnen?

Obwohl Outlook jetzt auch Visual Basic für Applikationen umfasst, bietet das Outlook-Objektmodell keine Funktionalität, die das Aufzeichnen von Makros unterstützt.