Der überwiegende Teil der Outlook-Nutzer hat keinen eigenen Server unter dem Schreibtisch. Deshalb sind "normal sterbliche" Anwender auf Provider angewiesen, die den Anwendern - ob nun unentgeltlich oder gegen Gebühr- auf ihren Mailservern eine E-Mail Adresse und Postfachspeicher zur Verfügung stellen. Die meisten Provider bieten den Abruf nach dem sog. POP3-Protokoll an. Das Prinzip von POP3 ist simpel: Jeder Mailabruf entfernt die Nachrichten Mails vom Server des Providers und lädt sie lokal in den Persönlichen Ordner. Diese Nachrichten sind danach also ausschließlich auf Ihrem Rechner vorhanden. Das mag eine sinnvolle Abruftechnik sein, solange man nur mit einem Rechner auf ein E-Mail-Postfach zugreifen möchte.

                        

Ist es jedoch zwingend erforderlich (und in Zeiten der mobilen Technikrevolution immer wahrscheinlicher) von mehreren Geräten (wie z.B. PDA, Handy, MDA, XDA, Laptop usw.) auf den E-Mail-Account zugreifen zu müssen, ist der gestresste Anwender mit dem POP3-Protokoll schlecht bedient. Die bereits abgerufenen Mails sind aus dem Postfach verschwunden, ein erneuter Abruf per Laptop wird also nicht möglich sein. Da hilft es auch wenig, sich per Webmail via Browser zu verbinden. Die Nachrichten schlummern gemütlich auf dem Desktop-Rechner. Nun existiert- auch beim Zugang über POP3- in Outlook die Möglichkeit, Kopien Ihrer Nachrichten auf dem Server zu belassen: Der Nachteil: Zum einen gibt es auf Grund der unterschiedlichen Serverparameter gerade über Outlook häufiger Messaging Schnittstellen-Probleme, zum anderen sehen Sie an Hand dieser Kopien nicht, welche Nachricht schon bearbeitet, gelesen oder beantwortet wurden.

Pro und Contra IMAP

Pluspunkte eines IMAP-Kontos:

Es ist möglich, direkt auf dem Server eine eigene Ordnerstruktur anzulegen, die dem User deshalb auch überall zur Verfügung stehen. Es ist nicht mehr erforderlich, die gesamte Mail herunterzuladen. Sie können an Hand der Kombination Absender/Betreff, also der Kopfzeile, vorsortieren und gleich löschen, ohne Sie lokal speichern zu müssen, was gerade in Zeiten der Spamflut ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko darstellt. Sie haben die Möglichkeit, jede Nachricht über sog. Flags als gelesen, gelöscht oder beantwortet zu markieren. Auch diese Info steht Ihnen überall zur Verfügung.

Minuspunkte eines IMAP-Kontos:

Nun fragt sich der geneigte Outlook-Nutzer, warum der Kampf der Protokolle POP3 vs. IMAP angesichts dieser Features nicht schon längst zugunsten des IMAP-Protokolls entschieden wurde: Das hat vor allem zwei Gründe: Die Bereitstellung von IMAP Konten gestaltet sich technisch weitaus anspruchsvoller und ist damit- vor allem für die beteiligten Provider- mit erhöhten Kosten u.a. im Bezug auf Speicherplatz verbunden. Der IMAP-Hype hat jedoch durchaus seine Schattenseiten. Seit auch  Freemail-Provider wie GMX oder GMail mit kostenlosen IMAP-Angeboten locken, wird der IMAP-Spass oft durch Instabilität und Programmabstürtze getrübt. Das liegt nicht so sehr an den E-Mail-Clients, sondern ist der Tatsache geschuldet, das die IMAP-Technologie - soll Sie denn zuverlässig funktionieren - doch einen gewissen, serverseitigen Aufwand erfordert, den ein Freemail-Provider nun mal nicht aufbringen kann und möchte.

Der zweite - von vielen Usern so empfundene - Nachteil liegt in der Outlook-Ordner-Struktur. Während alle POP3-Konten in einem Persönlichen Ordner gespeichert werden, legt Outlook für jedes IMAP-Konto einen zusätzlichen, separaten Persönlichen Ordner an. Das trägt nicht gerade zur Übersichtlichkeit innerhalb der Ordner-Liste bei und ist bei anderen E-Mail-Clients (z.B. Thunderbird) schon längst vereinheitlicht.       

Wie richte ich ein IMAP-Konto ein?

Outlook 2000: Das Hinzufügen eines IMAP-Kontos mit Outlook 2000 im Nur via Internet-Modus wird hier beschrieben. Sollten Sie sich mit Outlook 2000 im Unternehmens- und Arbeitsgruppen-Modus befinden, ist die Nutzung von IMAP nicht möglich. Dieser Artikel beschreibt jedoch einen Workaround.
Outlook 2002, Outlook 2003:
a) Extras E-Mail Konten Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen IMAP
b) In die Maske zur Aufnahme Ihrer Zugangsdaten tragen Sie Ihre individuellen Parameter ein. Auskunft über die einzugebenden Werte liefert Ihr Provider.
c) Nun erscheint in der Ordnerliste ein zweiter, separater Persönlicher Ordner mit Ihrem IMAP-Konto.
Outlook 2007: Extras Kontoeinstellungen E-Mail Neu Microsoft Exchange Server, POP3, IMAP

Kann ich mein IMAP-Konto zusammen mit dem bereits existierenden Persönlichen Ordner verwalten?

Nein, das ist leider nicht möglich. Da IMAP einen komplett anderen technischen Zugang erfordert, bleiben diese beiden Kontoarten in Outlook strikt getrennt. Eine Zusammenlegung dieser beiden Ordner ist nicht möglich.

Wo werden meine IMAP-Daten gespeichert?

Die Nachrichten eines IMAP-Kontos in Outlook werden sowohl serverseitig als auch in der lokal erstellten IMAP-*.pst-Datei gespeichert

Kann ich den Standort der IMAP-Datei in Outlook verändern?

Ja, das ist nicht besonders sinnvoll, abermöglich:
1. Schließen Sie Outlook und vergewissern sich über den Task-Manager (Str-Alt-Entf) und der Registerkarte Prozesse, das der Prozess outlook.exe tatsächlich beendet ist.
2. Start Systemsteuerung Mail
3. Klicken Sie auf den Button Datendateien
4. Markieren Sie die IMAP-Datendatei und klicken auf Ordner öffnen.
5. Verschieben Sie die IMAP-*.pst-Datei an den gewünschten Standort. Benennen Sie diese Datei nicht um! Outlook erstellt ansonsten an der selben Stelle einen neuen Persönlichen Ordner.
6. Wechseln Sie zum Datendatei-Fenster zurück und doppelklicken den IMAP-*.pst-Eintrag. Sie erhalten nun eine Fehlermeldung, die Ihnen mitteilt, dass Outlook den Persönlichen Ordner nicht finden kann (Logisch, denn Sie haben ihn ja verschoben!). Verweisen Sie nun im Explorer-Fenster auf den neuen Standort Ihrer IMAP-Datei.
7. Schließen Sie alle Dialog-Fenster und starten Outlook neu.


Diese Vorgehensweise funktioniert nur mit Outlook 2003 und Outlook 2007!

Ist es möglich, das IMAP-Konto sofort als ersten Ordner beim Programmstart angezeigt zu bekommen?

Sie können zwar über Extras Optionen Weitere Erweiterte Optionen Ordner bei Programmstart den Ordner bestimmen, der beim Outlook-Start als erstes angesteuert werden soll, die Reihenfolge der Persönlichen Ordner-Hierarchie in der Ordner-Liste (Zuerst Persönlicher Ordner mit POP3-Konten, danach BCM, IMAP etc) lässt sich jedoch leider nicht ändern.

Warum bekomme ich im Menü meines IMAP-Stammordners keine Standard-Elemente wie Kontakte, Aufgaben usw. angezeigt?

Auf Grund der Einschränkungen, denen die MAPI-Schnittstelle unterliegt, können via IMAP nur E-Mail-Ordner angezeigt werden. Alle anderen Outlook-Elemente (Kalender, Aufgaben, Kontakte etc) lassen sich in Outlook nicht einbinden.

Warum existiert per IMAP der Ordner "Gesendete Objekte" nicht?

Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003: Die Ordner für Gesendete Objekte, Entwürfe und Gelöschte Objekte dürfen nicht auf einem IMAP-Server gespeichert sein. Outlook verlangt, dass alle Spezialordner im standardmäßigen Speicher abgelegt werden. Der IMAP-Server kann nicht als standardmäßiger Speicher fungieren, da dort Spezialordner (Nicht-Mail-Ordner) nicht gespeichert werden können. Sie können jedoch einen serverseitigen Ordner für gesendete Objekte simulieren, indem Sie eine Regel im Regel-Assistenten erstellen, die die gesamte ausgehende Mail in den IMAP-Ordner Ihrer Wahl kopiert:

a) Erstellen Sie mit Rechtsklick auf Ihr IMAP-Stammverzeichnis einen neuen Ordner und nennen ihn Gesendete Objekte
b) Rufen Sie über Extras den Regelassistenten (Outlook 2003: Regeln und Benachrichtigungen) auf.
c) Erstellen Sie eine neue Regel ohne Vorlage.
d) Nachricht nach dem Senden prüfen über Konto IMAP  diesen in den Zielordner verschieben.
e) Deaktivieren Sie unter Extras Optionen Einstellungen E-Mail Optionen die Checkbox Nachrichtenkopien im Ordner Gesendete Objekte speichern.


Es gibt keine Umgehungsmöglichkeit für Entwürfe und gelöschte Objekte.

 
IMAP-Ordner in Outlook 2000, Outlook 2002 und Outlook 2003 sind grundsätzlich nicht Unicode-fähig, d.h. das Verschieben von Nachrichten, die sich in einer Unicode-pst-Datei (also ohne 2-Gigabyte Speicherlimit) befinden, wird nicht funktionieren. Nur Outlook 2007-IMAP-Ordner sind Unicode-fähig.

Outlook 2007: In dieser Version erzeugt Outlook einen eigenen Gesendete Objekte-Ordner für die IMAP-Datei. beim ersten Versand über das IMAP werden Sie gefragt, in welchem Ordner Sie die Gesendeten Objekte ablegen möchten. Sie können den Gesendete Objekte-Ordner aber auch individuell bestimmen: Extras Kontoeinstellungen Registerkarte E-Mail IMAP-Konto doppelklicken Weitere Einstellungen Registerkarte Ordner.

Wie blende ich alle angebotenen IMAP-Ordner ein?

Rechter Mausklick auf den IMAP-Stammordner IMAP-Ordner

Wie abonniere ich IMAP-Ordner?

IMAP unterstützt bestimmte Ordnerstrukturen, die sich von einem POP3-Konto unterscheiden. Sie haben hier die Möglichkeit, für jeden angebotenen Ordner festzulegen, ob Sie diesen serverseitig verwalten wollen oder eben nicht. Welche Ordner Ihnen standardmäßig angeboten werden, hängt vom IMAP-Angebot Ihres Providers ab. Sie abonnieren einen bestimmten Ordner, indem Sie ihn markieren und die Schaltfläche Abonnieren betätigen.

Wie arbeite ich mit IMAP-Kopfzeilen?

IMAP-E-Mails werden nie komplett, sondern immer nur per Kopfzeile übertragen, so dass Sie per rechtem Mausklick auf die Nachricht entscheiden können, was mit dieser Mail passieren soll. Sie setzen sog. Flags:

Zum Download markieren
Die Nachricht wird vollständig geladen. Absender, Betreff und Text können gelesen werden.
Nur Kopfzeilen downloaden
Hier sind nur Absender sowie Betreff zu lesen.
Nachricht löschen
Hier wird die Nachricht auf dem Server ungelesen gelöscht.

Warum werden Mails, die ich gelöscht habe, nur durchgestrichen und nicht endgültig entfernt?

Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003: IMAP-Konten besitzen weder einen Papierkorb noch das Element Gelöschte Objekte. Um die zum Löschen markierten Elemente vollständig zu entfernen, markieren Sie die durchgestrichene Nachricht und klicken in der Menüleiste auf Bearbeiten Gelöschte Nachrichten permanent löschen
Outlook 2007: Hier gehts auch ohne Umweg: Rechter Mausklick auf die Nachricht Löschen oder auch automatisch bei Ordnerwechsel:



Extras Kontoeinstellungen Registerkarte E-Mail Doppelklick auf IMAP-Konto Weitere Einstellungen Registerkarte Allgemein.

Wird mir das IMAP-Konto über Outlook Heute angezeigt?

Ja, Sie können über Outlook heute anpassen und Ordner wählen jederzeit auch den Posteingang Ihres IMAP-Kontos anzeigen lassen.

Werden ich über neu eintreffende Nachrichten im IMAP-Ordner informiert?

Sie erhalten nur eine Benachrichtigung über neue Nachrichten, wenn Sie über eine ständige Verbindung zum IMAP-Server verfügen. Falls Sie eine DFÜ-Verbindung zum Abrufen der E-Mail-Nachrichten vom IMAP-Speicher verwenden, wird kein akustisches Signal ausgegeben, der Zeiger ändert seine Form nicht, und das Briefumschlagsymbol erscheint nicht in der Task-Leiste.

Wie kann ich die IMAP-Ordnerstruktur beim Outlook-Start automatisch aufklappen lassen?

Viele User wünschen sich, das die Ordner des IMAP-Postfaches (ähnlich der des POP3-Bereiches in der Ordner-Liste) expandiert angezeigt werden. Leider zuckt Outlook hier mit den virtuellen Schultern. Der VBA-Spezialist Peter Marchert hat diese Anforderung realisisiert-per VBA:

Private Sub Application_Startup()

Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder
Dim strStartFolder As String
Dim lngFolder As Long

On Error Resume Next

' Startordner festlegen (z. B. "Kontakte", "Posteingang", "Aufgaben" etc.)'
strStartFolder = "Outlook-Heute"

' Alle Posteingangs-Ordner aufklappen'
For lngFolder = 1 To Outlook.Session.Folders.Count
Set objFolder = Outlook.Session.Folders(lngFolder).Folders("Posteingang")
Call Outlook.ActiveExplorer.SelectFolder(objFolder)
Next

' Ordner bei Programmstart anwählen'
If strStartFolder = "Outlook-Heute" Then
Set objFolder = Outlook.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Parent
Else
Set objFolder = Outlook.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Parent.Folders(strStartFolder)
End If
Call Outlook.ActiveExplorer.SelectFolder(objFolder)

Set objFolder = Nothing

End Sub

Und so binden Sie das Makro ein:
1. Starten Sie mit (Alt) +(F11) den Visual Basic-Editor.
2. Doppelklicken Sie im Projekt-Explorer auf den Eintrag DieseOutlookSitzung, wobei Sie gegebenenfalls zuvor die übergeordneten Zweige einblenden müssen.
3. Geben Sie im Codefenster die o.g. Programmzeilen ein:
4. Beenden Sie den Visual Basic-Editor und speichern das VBA-Projekt
5. Starten Sie das Makro über Extras Makro Makros