Outlook bietet diverse Import/Export Filter, die als Schnittstellen zu anderen Programmen wie Access oder Excel dienen, aber auch die Möglichkeit bieten, Daten in andere Formate (wie z.B. *txt oder *.csv) zu konvertieren, damit ein Import in anderen Anwendung realisierbar sind. Zu importierende Formate sind:

Netscape/Mozilla

Der Import von Netscape/Mozilla-Daten wird hier ausführlich beschrieben.

Microsoft Excel

Beim Import von Daten aus einer Excel Tabelle (Datei Importieren/Exportieren Importieren aus anderen Programmen oder Dateien Microsoft Excel) ist folgendes zu beachten:

1. Das Programm Microsoft Excel muss während des Imports geschlossen sein.
2. In der Excel Datei sollte der zu importierende Datenbereich definiert werden. Markieren Sie dazu n der Datei den zu Datenbereich incl. Spaltenüberschriften, so dass der markierte Bereich alle Zellen in einem Block umfasst, in denen sich Daten befinden. Markieren Sie den Bereich nicht, nimmt Outlook an, Sie möchten alle - auch die leeren Zellen- importieren und "kapituliert" . Einfügen Namen Definieren. Speichern Sie nun die Excel Tabelle und führen Sie den Import durch.
3. Führen Sie die Feldzuordnung durch. Der Import von Daten wird vom Fenster Datei Importieren eingeleitet. Hier können per Checkbox die definierten Bereiche (falls mehr als ein Bereich existiert) bestimmt werden. Über Felder zuordnen kann noch exakter bestimmt werden, welche externe Daten welchen Felder in Outlook zugeordnet werden sollen. Sollten hier nicht alle Werte der externen Datenquelle (Links) mit den Outlook Feldern überstimmen, kann hier per Drag N Drop nachgearbeitet werden.

Sollten wieder Erwarten beim Import nicht alle Daten übertragen werden, kann das an einer beschädigten Zuordnungsdatei in Outlook liegen.

1. Problemfall: Postleitzahlen. Beim Import von Daten aus Excel kommt es vor, dass an die Postleitzahl drei Nullen angehängt werden. Die Postleitzahl wird dann in diesem Format dargestellt: 20357.000. Alle Formatierungversuche führen zu keiner Lösung des Problems. Problemlösung: Fügen Sie in Excel rechts neben der Spalte mit den Postleitzahlen eine neue Spalte ein. Geben Sie allen Zellen in der neuen Spalte das Format Zahlen Standard. Wir gehen jetzt davon aus, dass sich Deine Postleitzahlen in der Spalte H befinden und der Cursor in der neuen Zelle in der Zeile 4 steht. In diese neue Zelle schreiben Sie jetzt bitte diese Formel: =TEXT(H4;"00000"). Danach die Formel in alle anderen neuen Zellen kopieren. Dann sollte Outlook die neuen Postleitzahlen korrekt importieren.

Lotus

Ein Import von Lotus Organizer Dateien lässt sich direkt in Outlook nur bis zur Version 5 durchführen (*.or5). Ein Workaround zum Import höheren Versionen wäre die Umbenennung der Organizer Datei (z.B. von *.or6 in *.or5) oder der Export der Lotus Organizer Datei in eine *.txt oder *.csv-Datei.

Outlook Express

Wie Outlook Express importiert werden können, erfahren Sie in den entsprechenden Planet Outlook Tutorials für Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003 und Outlook 2007.

Kommagetrennte Werte (*.csv)

Dieser Import Filter mit der Dateiendung *.csv setzt eine Datei voraus, in der die Datensätze mit Kommata getrennt in zusammenhängenden Datenreihen dargestellt werden. Alle anderen Trennzeichen (z.B. Semikolon, Binde oder Unterstrich) führen zu unerwarteten Ergebnissen. Excel Tabellen lassen sich z.B. in dieses Format speichern. Ob die aus einer *.csv Datei entnommenen Datensätze richtig übernommen werden, lässt sich während des Import Vorganges überprüfen.

Tabulatorgetrennte Werte (*.txt)

Dieser Import Filter mit der Dateiendung *.txt setzt eine Datei voraus, in der die Datensätze mit Tabulatoren (d.h. Leerzeichen) getrennt dargestellt werden. Alle anderen Trennzeichen (z.B. Kommata, Binde oder Unterstrich) führen zu unerwarteten Ergebnissen. Viele externe Formate (z.B. in Lotus Organizern, Lotus Notes, Organizern) lassen sich z.B. in dieses Format speichern. Ob die aus einer csv Datei entnommenen Datensätze richtig übernommen werden, lässt sich während des Import Vorganges überprüfen.

Geburtstage

Nach einem Import von Daten in die Kontakte werden die Geburtstage nicht in den Kalender eingetragen. Ein kleiner VBA-Code kann helfen. Starten Sie dazu mit Alt + F11 Visual Basic-Editor.Doppelklicken Sie im Projekt-Explorer auf den Eintrag DieseOutlookSitzung, wobei Sie gegebenenfalls zuvor die übergeordneten Zweige einblenden müssen. Geben Sie im Codefenster folgende Programmzeilen ein:

Sub BirthdayImport()
Dim myFolder As MAPIFolder
Set myFolder = Session.PickFolder
For i = myFolder.Items.Count To 1 Step -1
myFolder.Items(i).Display
mybirthday = myFolder.Items(i).Birthday
myFolder.Items(i).Birthday = "12.12.2000 "
myFolder.Items(i).Birthday = mybirthday
myFolder.Items(i).Save
myFolder.Items(i).Close 0
Next i
End Sub

Beenden Sie den Visual Basic-Editor und speichern des VBA-Projekts mit Ja. Nun können Sie im Menü mit Extras Makro Makros die Geburtstage in den Kalender eintragen. Achten Sie jedoch darauf, das sich keine Verteilerlisten in den zu behandelnden Kontakten befinden.