Das Journal zeichnet automatisch Aktionen auf, die Sie in Bezug auf die einzelnen Kontakte unternehmen, und trägt die Aktionen in einer Zeitskalaansicht ein.

Das Journal- was ist das?

Einerseits können Sie alle Outlook-Elemente, wie z. B. E-Mail-Nachrichten oder andere Office-Dokumente, beispielsweise Word- oder Excel-Dateien, verfolgen. Darüber hinaus können Sie aber auch jede beliebige Interaktion dokumentieren, die Sie in Erinnerung behalten möchten, selbst Dinge, die nicht auf Ihrem Computer geschehen, wie z. B. ein Telefongespräch oder einen handgeschriebenen Brief, den Sie versendet oder erhalten haben. Verwenden Sie das Journal , um die Datums- und Uhrzeitangaben Ihrer Kommunikation mit Kontakten aufzuzeichnen, beispielsweise zum Dokumentieren der Stunden, die Sie für einen Kunden aufgewendet haben. Falls Sie eine Liste sämtlicher Elemente in Verbindung mit einem Kontakt erstellen möchten, sollten Sie stattdessen das Aktivitätsprotokoll verwenden, um die Elemente mit diesem Kontakt zu verknüpfen.

Dokumente automatisch aufzeichnen

Sie können sich an den Tag erinnern, an dem Sie eine Datei bearbeiteten, aber nicht an den Pfad zu der Datei? Mit dem Journal können Sie Informationen anhand des Zeitpunktes, an dem die Aktion ausgeführt wurde, wieder finden. Wenn Sie beispielsweise Excel-Dokumente automatisch im Journal aufzeichnen lassen, können Sie ein Excel-Dokument, an dem Sie letzten Dienstag gearbeitet haben, sehr schnell heraussuchen.

Journal nach logischen Gruppen zusammenfassen

Einträge im Journal werden basierend auf dem Zeitpunkt aufgezeichnet, an dem die Aktion ausgeführt wurde. Beispielsweise wird ein Word-Dokument auf der Zeitskala eingetragen, wenn es erstellt oder zuletzt bearbeitet wird. Sie können Einträge im Journal auf der Zeitskala in logischen Gruppen zusammenfassen, z. B. E-Mail-Nachrichten, Besprechungen oder Telefongespräche. Auf diese Weise können Sie sehr rasch Informationen wieder finden, etwa alle Besprechungen, an denen Sie in der letzten Woche oder im letzten Monat teilgenommen haben.

Sie können einen Eintrag im Journal öffnen und Einzelheiten über die Aktivität nachprüfen. Außerdem können Einträge im Journal als Verknüpfung verwendet werden, um direkt zu dem Outlook-Element oder der Datei zu wechseln, auf die sich der Eintrag im Journal bezieht. Einen neuen Journaleintrag kann aber auch direkt im betreffenden Kontakt über Aktionen Neuer Journaleintrag für Kontakt.

Verwalten der Office-Dokumente

Mithilfe des Journals können Sie alle Dateien, die Sie in einem Office-Programm erstellen, automatisch verwalten. Möchten Sie z B. Datenbanken nach ihrem Erstellungs- und Überarbeitungsdatum und nicht nach ihrem Speicherort verwalten, können Sie Outlook bei jeder Bearbeitung einer Datenbank einen Journaleintrag erstellen lassen. Gehen Sie dazu folgenderweise vor:
1. Starten Sie Outlook.
2. Extras Optionen Einstellungen Journaloptionen.

Im Fenster für Journaloptionen stehen Optionen für die automatische Aufzeichnung von Elementen und Dateien aus anderen Microsoft Office Programmen zur Verfügung.

Wo werden die Journal-Einträge gespeichert?

Die Einstellungen werden in verschiedenen Registrierungsschlüsseln der Windows-Registrierung gespeichert. Diese Schlüssel befinden sich in der Registrierung unter: HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Shared Tools Outlook Journaling: Jeder Schlüssel gehört zu einer bestimmten Journaleinstellung. Beispielsweise befinden sich die Einstellungen für die automatische Aufzeichnung von Antworten auf Besprechungsanfragen im folgenden Schlüssel:
HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Shared Tools Outlook Journaling Meeting Response: Die Einstellungen für die Aufzeichnung von Dateien von z.B. Word befinden sich unter folgendem Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Shared Tools Outlook Journaling Microsoft Word:

In jedem Schlüssel befindet sich ein Name-Wert mit der Bezeichnung Enabled mit einem Daten-Wert von entweder 0x00000001(1) für Aktiviert oder 0x00000000(0) für Deaktiviert. Falls dieser Name-Schlüssel fehlt, ist die Einstellung deaktiviert. Wenn der Daten-Wert Enabled beispielsweise auf 0x00000001 gesetzt ist, werden Word-Dateien automatisch zum Journal hinzugefügt. In jedem Schlüssel befindet sich außerdem ein Name-Wert mit der Bezeichnung AutoJournaled, der festlegt, ob das Element in den Journaloptionen als benutzerdefinierbare Einstellung angezeigt wird. Durch Einstellen des Daten-Wertes AutoJournaled auf 0x00000000(0) wird Word aus den Journaloptionen entfernt.

Automatische Aufzeichnung von Word-Dateien im Journal.

1. Extras Optionen.
2. Klicken Sie auf Journaloptionen Microsoft Word, um die Option zu deaktivieren. Klicken Sie zweimal auf Ok, um sämtliche Dialogfelder zu schließen. Hierdurch wird die automatische Aufzeichnung von Word-Dateien deaktiviert.
3. Start Ausführen
4. Geben Sie im Feld Öffnen folgendes ein: regedit und klicken Sie auf Ok.
5. Navigieren Sie im Registrierungseditor zum folgenden Schlüssel und klicken Sie darauf, um den Schlüssel auszuwählen: HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Shared Tools Outlook Journaling Microsoft Word
6. Doppelklicken Sie in der Spalte Name auf Enabled, um das Dialogfeld DWORD-Wert bearbeiten zu öffnen.
7. Geben Sie im Datenfeld Wert die Ziffer 1 ein, und klicken Sie auf Ok. Der Daten-Wert für Enabled wird nun als 0x00000001(1) angezeigt.
8. Klicken Sie im Menü der Registrierung auf Beenden, um den Registrierungseditor zu schließen.


Wenn Sie die Journaleinstellungen in Outlook überprüfen, muss Word nun ausgewählt erscheinen.

Entfernen von Word als Journaloption

1. Klicken Sie auf Start Ausführen
2. Geben Sie im Feld Öffnen folgendes ein: regedit und klicken Sie auf OK.
3. Navigieren Sie im Registrierungseditor zu folgendem Schlüssel und klicken Sie darauf, um den Schlüssel auszuwählen: HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Shared Tools Outlook Journaling Microsoft Word
4. Doppelklicken Sie in der Spalte Name auf Autojournaled, um das Dialogfeld DWORD-Wert bearbeiten zu öffnen.
5. Geben Sie im Datenfeld Wert die Ziffer 0 ein, und klicken Sie auf OK.
6. Klicken Sie im Menü der Registrierung auf Beenden, um den Registrierungseditor zu schließen.

Wenn Sie die Journaleinstellungen in Outlook überprüfen, erscheint Word nun nicht mehr als Option. Standardmäßig ist die Einstellung für das Erstellen von Journaleinträgen zu Kontaktelementen deaktiviert. Wenn Sie Kontakte erstellen und sich dann dafür entscheiden, den Journalmodus für diese Kontakte zu aktivieren, müssen Sie die Journaloption für jeden Kontakt festlegen:

1. Extras   Einstellungen Journaloptionen.
2. Im Feld Für diese Kontakte klicken Sie alle Kontakte an, für die Sie den Journalmodus aktivieren möchten. Sollten Sie sehr viele Kontakte haben und für alle den Journalmodus aktivieren wollen, ist es eventuell effizienter, alle Kontakte programmatisch zu ändern. Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Makro zu erstellen:

1. Extras Makro Makros.
2. In das Feld Makroname geben Sie bitte SetAllContactsToJournal ein. Klicken Sie dann auf Erstellen. Der Visual Basic-Editor wird gestartet und erstellt automatisch eine Subroutine für Sie.
3. Geben Sie die folgenden Codezeilen ein:

Sub SetAllContactsToJournal()
Dim objContactsFolder As Outlook.MAPIFolder
Dim objContacts As Outlook.Items
Dim objContact As Object
Dim iCount As Integer

' Zu verwendenden Kontaktordner angeben
Set objContactsFolder = Session.GetDefaultFolder(olFolderContacts)
Set objContacts = objContactsFolder.Items

iCount = 0

' Änderungen verarbeiten
For Each objContact In objContacts
If TypeName(objContact) = "ContactItem" Then
If objContact.Journal = False Then
objContact.Journal = True
objContact.Save
iCount = iCount + 1
End If
End If
Next

MsgBox "Anzahl aktualisierter Kontakte:" & Str$(iCount)

' Aufräumen
Set objContact = Nothing
Set objContacts = Nothing
Set objContactsFolder = Nothing

End Sub

4. Datei Schließen und zurück zu Outlook.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Makro einzusetzen:
1. Extras Makro Makros.
2. Klicken Sie auf SetAllContactsToJournal und danach auf Ausführen. Es wird ein Fenster mit der Anzahl der aktualisierten Kontakte eingeblendet.