Manuelle Ordner-Synchronisation

Natürlich ist es auch möglich, den Persönlichen Ordner manuell abzugleichen, jedoch ist die Wahrscheinlichkeit bei dieser Art der Synchronisation groß, das es zu Inkonsistenzen innerhalb des Ordners kommt und er, über kurz oder lang, beschädigt wird. Deshalb wird das Verfahren hier kurz geschildert, jedoch nicht empfohlen. Zudem ist das Handling nicht sehr komfortabel:

a) Zuerst stellen Sie fest, wie der Pfad zu der Outlook-Datenspeicher lautet: Rechte Maustaste auf Outlook Heute in der Ordner-Liste Eigenschaften Erweitert.
b) Sie kopieren diese Outlook Datei mit der Dateiendung *.pst von Rechner A auf den Zielrechner B.
c) Nun importieren Sie den übertragenen Persönlichen Ordner

Gemeinsame Nutzung des Persönlichen Ordners

Hier muss ein Unterschied gemacht werden zwischen aktiven und passiven Persönlichen Ordnern. Aktive Persönliche Ordner sind als Standarddatei in Outlook eingebunden und werden als aktuelle Datenbank für E-Mails, Kontakte, Aufgaben usw. genutzt. Passive Persönliche Ordner sind z.B. Archiv- oder Backup-Ordner, die aktuell nicht mehr in Outlook eingebunden sind.

Grundsätzlich ist natürlich möglich, einen passiven Persönlichen Ordner an eine beliebige Stelle innerhalb oder außerhalb des Netzwerks (z.B. auf ein gemapptes Laufwerk) oder auf Wechseldatenträger (wie z.B. USB-Sticks, externe Festplatten, CD-Rom) zu verschieben und von dort aus zu nutzen. Einzige Einschränkung: Ein gleichzeitiger Zugriff auf einen Persönlichen Ordner durch mehrere Outlook-Clients ist nicht möglich. Jedoch rät der Planet Outlook bei aktiven Persönlichen Ordnern dringend von dieser Art der Vernetzung oder Dateiablage ab. Auf Grund der Beschaffenheit des Persönlichen Ordners  ist die Korruption der Outlook-Datenbank vorprogrammiert. Die gemeinsamen Nutzung eines aktiven Persönlichen Ordners von verschiedenen Rechnern (z.B. Desktop und Laptop) ist deshalb über diesen Weg dauerhaft ohne Beschädigungen an der Outlook-Datendatei nicht zu realisieren.

Gemeinsame Nutzung mit Outlook Profilen

Mit den Outlook Profilen können Sie die Outlook-Installation eines Rechners mit mehreren Usern nutzen.

Gemeinsame Nutzung mit Windows Profilen

Nutzen Sie die Outlook-Installation eines Rechners mit verschiedenen Usern in unterschiedlichen Windows Profilen. Bei jedem neu erstellen Windows XP/Vista-Profil (Start Einstellungen Systemsteuerung Benutzerkonten) legt Outlook beim Start dieses Windows-Profiles einen neuen, frischen Persönlichen Ordner an. Dies hängt mit den unterschiedlichen Profilpfaden zusammen. Standardmäßig wird die *.pst-Datei unter C:\Dokumente und Einstellungen\Windows Profil Name\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook erstellt. Sie haben nun in jedem Windows Profil die Möglichkeit, in Outlook die bestehende Datei zu nutzen oder eine andere einzubinden.

Exchange Server

Die Anbindung an einen Exchange Server kann entweder lokal oder über ein gehostetes Postfach eines entsprechenden Anbieters erfolgen.

Netzwerk-Tools

Der Planet Outlook bietet Ihnen ein Zusatz-Programm, das Outlook netzwerkfähig macht, auch ohne sich in die Unkosten eines Exchange Server-Systems stürzten müssen.