|
Sie möchten einen professionell wirkenden HTML-Newsletter im
Homepage-Design in Outlook erstellen oder einfach nur Bilder
oder Animationen in eine Mail integrieren? Gleichzeitig ist es
Ihr Ziel, das diese HTML-Mail auch korrekt beim Empfänger
ankommt? Das ist mit Outlook nicht ganz so einfach: Zunächst
einmal zum Nachrichtenformat HTML. Da dieses Format in den
letzten Jahren vor allem von Spam-Versendern und Mail-Hijackern
missbraucht wurde und dazu noch eine Menge Speicherplatz
beansprucht, hat es im Messaging-Bereich einen eher schlechten
Ruf. Dieser Tatsache haben inzwischen auch viele E-Mail-Clients
(so auch Outlook) Rechnung getragen und Mechanismen eingebaut,
die den (einwandfreien) Empfang von HTML-Mails blockieren oder
einschränken. der Planet Outlook verrät Ihnen, was schief laufen
kann:
Trotz eingebetteter Grafik erscheint in der HTML-Mail, die Sie
schreiben möchten, nur ein rotes Kreuz
Ursache 1: Sollten Sie mit Outlook 2002 arbeiten,
bringen Sie Ihr Office-Paket auf den
neuesten Service-Pack-Stand
Ursache 2: Die
Grafik kann von Outlook nicht gefunden werden. Kopieren Sie die
Grafik in den Order C:\Dokumente und
Einstellungen\Profilname\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures
und verfahren Sie nach der unten beschriebenen Anleitung.
Trotz eingebetteter Grafik erscheint die HTML-Mail beim
Empfänger nicht korrekt
Ursache 1: Der Empfänger ist beim Lesen der HTML-Mail
offline. Sollten die Grafiken als Referenz ins Internet
verweisen, ist die Offline-Betrachtung nicht möglich. Sie können
dem Empfänger die Offline-Betrachtung ermöglichen, indem Sie
folgende Option aktivieren (Extras
Optionen
E-Mail
Format
Internetformat
Wenn eine HTML-Nachricht Bilder enthält, die
im Internet gespeichert sind, soll eine Kopie der Bilder
gesendet werden, nicht eine Referenz zum Speicherort im Internet)
Ursache 2: Der Empfänger hat eingestellt, das er alle
Nachrichten im Nur Text-Format erhalten möchte (Extras
Optionen
Einstellungen
E-Mail-Optionen
Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen)
Ursache 3: Der Empfänger hat den Download von Bildern
in HTML-Nachrichten blockiert. (Extras
Optionen
Sicherheit
Einstellungen für den automatischen Download ändern)
Die eingebettete Grafik einer erhaltenen HTML-Mail lässt sich
nicht drucken. Es erscheint nur ein rotes Kreuz
Sollten Sie Word als E-Mail-Editor nutzen, aktivieren Sie in
Word folgende Option: Extras
Optionen
Drucken Hintergrundfarben und Bilder
Wie erstelle ich einen HTML-Newsletter?
Schritt 1: Der Webspace
Damit Ihr Newsletter vollständig, d.h. incl. der Grafiken und
Designs, beim Empfänger ankommt, müssen Ihre Grafiken auf einen
Standort im Web verweisen. Dazu brauchen Sie eine Homepage im
Netz, die über Webspace verfügt.
Schritt 2: Der HTML-Editor
Zur Erstellung eines Newsletters im Homepage-Design benötigen
Sie einen HTML-Editor (wie z.B. Macromedia Dreamweaver oder
Microsoft Frontpage/Expression Web). Die Erstellung einer
HTML-Seite ist zwar auch mit Microsoft Word möglich, jedoch
bietet Word nur einen Bruchteil der Möglichkeiten eines voll
ausgerüsteten HTML-Design-Programmes. Hier erstellen Sie Ihren
HTML-Newsletter und speichern diesen als normale *.htm
Datei (in diesem Beispiel newsletter.htm). Um Ihrem
Newsletter ein modernes und professionelles Design zu verpassen,
sind jedoch einige Kenntnisse in Sachen Homepagegestaltung und
dem Umgang mit HTML-Code nötig, denn den Newsletter selbst
können Sie in Outlook nicht erstellen. Outlook selbst dient nur
als Übermittler.
 Wichtig
bei der Erstellung Ihres Newsletters ist, die in die *.htm-Datei
eingebundenen Grafiken auf den Standort der Grafik im Web
verweisen:
So sieht der HTML-Code der Seite nach der
Erstellung aus:
<!DOCTYPE HTML
PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN"
"http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">
<html>
<head>
<title>Newsletter in Outlook</title>
<meta
http-equiv="Content-Type" content="text/html;
charset=iso-8859-1">
</head>
<body>
<p>Newsletter
Testseite</p>
<p><img src="grafik.jpg" width="700"
height="134"></p>
</body>
</html>
So muss
der HTML-Code verändert werden:
<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN"
"http://www.w3.org/TR/html4/loose.dtd">
<html>
<head>
<title>Newsletter in Outlook</title>
<meta
http-equiv="Content-Type" content="text/html;
charset=iso-8859-1">
</head>
<body>
<p>Newsletter
Testseite</p>
<p><img
src="http://www.ihrehomepage.de/grafik.jpg" width="700"
height="134"></p>
</body>
</html>
Schritt 4: Der Upload
Damit der o.g. HTML-Code funktioniert, müssen die entsprechenden
Grafiken der newsletter.htm-Datei per Upload auf Ihren
Homepage-Server übertragen werden. FTP-Programme wie diie
Freeware FileZilla helfen
dabei.
Schritt 5: Das Briefpapier
Um die newsletter.htm-Datei in Outlook einzubinden,
gehen Sie folgendermaßen vor:
a) Sie kopieren die
newsletter.htm-Datei in das Vorlagenverzeichnis für
Briefpapier (meist C:\Dokumente und
Einstellungen\Profilname\Anwendungsdaten\Microsoft\Briefpapier
b) Die newsletter.htm-Datei erscheint dann unter
Extras
Optionen
E-Mail Format
Briefpapierauswahl in der Liste der
Briefpapiere mit der Bezeichnung newsletter.
c)
Wählen Sie Ihr selbst erstelltes newsletter-Briefpapier zum
Standardbriefpapier. Nun startet Outlook bei Öffnung einer neuen
Mail mit Ihrem Newsletter.
Schritt 6: Die Vorlage
Soll dieser Newsletter nicht bei jeder neuen Mail starten,
können Sie Ihr Briefpapier auch auf Wiedervorlage legen:
a) Öffnen Sie Ihren Newsletter mit einer neuen Mail.
b)
Speichern Sie die Datei über Datei
Speichern unter als Outlook Vorlage
(*.oft) ab. Achtung! Microsoft Word darf bei dieser Aktion nicht
Standard-Mail-Editor sein!
c) Öffnen Sie über Datei
Neu
Formular auswählen
Suchen in
Vorlagen im Dateisystem Ihre newsletter.oft-Datei.
Schritt 7: Aufrufen der Vorlage über die Symbolleiste
Der o.g. Vorgang kann auch bequem per Klick auf die Symbolleiste
automatisiert werden:
a) Ansichten
Symbolleisten
Anpassen
Befehle
b) Hier wählen Sie unter
Datei den Punkt E-Mail Nachricht und ziehen diese
Schaltfläche per Drag´n`Drop an die gewünschte Stelle in der
Symbolleiste.
c) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
die neu erstellte Schaltfläche und weisen dieser über
Hyperlinks zuweisen
Öffnen die newsletter.oft-Datei
zu.
Natürlich lassen sich professionelle Newsletter auch mit
entsprechenden Programmen wie
Supermailer oder
Webmart erstellen und
versenden.
|