Einleitung
An der Datensicherung scheiden sich die Geister. Zu keinem anderen Thema kursieren so viele Anleitungen und Workarounds. Aber lang nicht alle führen zum erwünschten Ziel: nämlich Outlook möglichst im Gesamtbild auf andere Rechner zu übertragen. Die Vorgehensweise spielt bei der Outlook-Sicherung eine ganz entscheidende Rolle und entscheidet darüber, welche Einstellungen tatsächlich erfolgreich übertragen werden. Und in keinem Bereich zum Thema Outlook können Missverständnisse so unangenehme Konsequenzen haben: denn mit Datenverlust ist nicht zu spaßen.

Die nachfolgend genannten Methoden sind nicht zur Durchführung eines ordnungsgemäßen Backups geeignet:


Sichern oder rücksichern Sie Ihre Outlook-Daten niemals mit dem Import-/Export-Assistenten, der Ihnen im Programm zur Verfügung steht. Der Import-/Export-Filter erfasst nur einen Ausschnitt der Sicherungsmenge, die z.B. im Persönlichen Ordner gespeichert ist, und birgt – gerade für den ungeübten Anwender – zu viele Gefahren in Sachen Datenverlust.


Kopieren des gesamten Installations- bzw. Datenverzeichnisses von Rechner A – auf welcher Ordnerebene auch immer (Lokale Einstellungen, Microsoft oder Outlook) – und Einfügen & Ersetzen auf Rechner B. Gefahr: Überschreiben von Systemdateienund Programmordnern, Profilkonflikte.

Kopieren des Persönlichen Ordners auf Rechner A und direktes Einfügen & Ersetzen der (gleichnamigen) *.pst-Datei (meist outlook.pst). Gefahr: Doppelte Persönliche Ordner in der Outlook-Ordnerliste.

Sicherung & Übertrag der Outlook-Daten über das Programm Microsoft Office 2002-(2003-)Assistent zum Speichern eigener Einstellungen, das unter Programme Microsoft Office Microsoft Office Tools zu finden ist (existiert im Office 2007-Paket nicht mehr). Gefahr: Konflikte mit dem auf Rechner B bestehenden Profil, denn dieser Assistent automatisiert lediglich das manuelle Sichern des Verzeichnisses Anwendungsdaten, Gefahr: Datenverlust bei Persönlichen Ordnern, die sich außerhalb des Standardverzeichnisses befinden.

 

Nutzen Sie kein Backup über Windows-eigene oder externe Backup-Tools (wie z.B. des Herstellers Acronis), die nicht speziell für Outlook-Daten ausgerichtet sind bzw. den gesamten Festplatteninhalt und damit die Outlook-Verzeichnisse „mitsichern“.
Achtung

Nutzen Sie keine Backup-Programme, die nicht auf die Outlook-Sicherung spezialisiert sind und den Persönlichen Ordner in irgendeiner Art und Weise komprimieren oder in speziellen Dateiformaten ablegen. Gefahr: Beschädigte Persönliche
Ordner, Datenverlust.

Oft befindet sich im aktuell genutzten Persönlichen Ordner ein nicht zu unterschätzender Berg Dateimüll, der sich durch diverse Upgrades, Updates oder Import-/Exportmaßnahmen angesammelt hat. Deshalb kann es ratsam sein, den aktiven ersönlichen Ordner einer Frischzellenkur zu unterziehen. Bevor Sie eine Datensicherung machen, sollten Sie die Größe des Persönlichen Ordners reduzieren. Und so reduzieren Sie die Datenbankgröße schnell: 1. Wechseln Sie über Wechseln zu und Ordnerliste in die Ordnerliste. 2. Klicken Sie auf Ordnergrößen im Bereich unter der Ordnerliste. 3. Notieren Sie sich die Ordner, die am größten sind. 4. Schließen Sie das Dialogfenster und markieren einen dieser Ordner in der Ordnerliste. 5. Klicken Sie im Outlook-Menü auf Ansicht Anordnen nach Größe. 6. Aktivieren Sie zusätzlich die Option In Gruppen anzeigen. 7. In der dieser Ansicht können Sie nun überflüssigen Ballast „abwerfen“.


Vergessen Sie nach dem Löschvorgang nicht, den persönlichen Ordner zu komprimieren. Ansonsten wird der frei geräumte Platz nur zum Wiederbeschreiben freigegeben, nicht entfernt.


Und so sichern Sie Ihre Outlook-Daten zuverlässig:
Es existieren deshalb nur zwei Methoden, die eine vollständige Wiederherstellung Ihrer Outlook-Daten und Einstellungen und die optimale Synchronität (z.B. bei der Wiederherstellung von Outlook nach Rechnerwechsel oder Übertrag) gewährleisten können:

a) Der Umtausch
In Outlook ist der Umtausch des Persönlichen Ordners alles andere als ausgeschlossen – er wird nachdrücklich empfohlen. In jeder Outlook-Version lässt sich der aktive Persönliche Ordner (egal welcher Herkunft oder Bestimmung, Ob zum Wiedereinspielen eines Backups oder Austausch einer defekten Dateidatei sehr einfach und effektiv austauschen. Dabei können Sie entweder einen neuen Persönlichen Ordner erstellen oder einen bestehenden nutzen.

Outlook 2000 (Unternehmen und Arbeitsgruppen-Modus):
1. Datei Neu (Öffnen) Persönliche Ordner-Datei.
2. Benennen Sie die neue Datei und speichern diese an einem beliebigen Ort ab.
3. Ändern Sie im folgenden Dialogfeld die Bezeichnung des Persönlichen Ordners in z.B. Persönlicher Ordner 2. So fällt die Unterscheidung zwischen Alt und Neu wesentlich leichter.
4. Bestätigen Sie danach die Dialogmaske Persönliche Ordner erstellen mit OK.
5. Nun befinden sich zwei Persönliche Ordner in der Ordnerliste.
6. Befördern Sie Ihre Daten vom Persönlicher Ordner in den Persönlichen Ordner 2.
7. Extras Dienste Registerkarte Übermittlung.
8. Wählen Sie im Drop-down-Feld unter Neue E-Mail in folgenden Ordner übermitteln den Eintrag Persönliche Ordner 2 aus und bestätigen mit OK.
9. Schließen Sie Outlook.
10. Navigieren Sie über den Start-Button in die Systemsteuerung und doppelklicken Mail.
11. Markieren Sie den ursprünglichen Persönlichen Ordner und betätigen die Schaltfläche Entfernen. Bestätigen Sie die folgende Nachfrage mit OK und schließen das Dialog-Feld.

Outlook 2002:
1. Datei Neu Outlook-Datendatei.
2. Bestätigen Sie das folgende Dialogfenster Neue Outlook-Datendatei mit OK.
3. Benennen Sie die neue Datendatei und speichern sie an einem beliebigen Ort auf Ihrer Festplatte.
4. Im Dialogfeld Persönliche Ordner erstellen geben Sie dem Ordner unter Name eine andere Bezeichnung, damit Sie ihn in der Ordnerliste unterscheiden können (z.B. Persönlicher Ordner2), und bestätigen diese Maßnahme mit OK.
5. Nun befinden sich zwei Persönliche Ordner in der Ordnerliste.
6. Wechseln Sie den aktiven Persönlichen Ordner über Extras E-Mail-Konten Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und Weiter.
7. Wählen Sie über die Drop-down-Liste unter Neue Nachrichten übermitteln an auf den Persönlichen Ordner 2.
8. Bestätigen Sie den Wechselhinweis mit OK, und starten Sie Outlook neu.
9. Befördern Sie die Daten des ursprünglichen Persönlichen Ordners in den neu erstellten Persönlichen Ordner (jetzt mit dem Zusatz Outlook Heute versehen). Entweder per Drag&Drop oder per Bearbeiten-Kopieren-Bearbeiten-Einfügen über die Menüleiste.
10. Klicken Sie auf den ursprünglichen Persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste und schließen ihn über Persönliche Ordner schließen.

Outlook 2003:
1. Datei Neu Outlook-Datendatei.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Outlook-Datendatei die Art des Persönlichen Ordners, die Sie erstellen möchten , und bestätigen mit OK.
3. Benennen Sie die neue Datendatei und speichern sie an einem beliebigen Ort auf Ihrer Festplatte.
4. Im Dialogfeld Persönliche Ordner erstellen geben Sie dem Ordner unter Name eine andere Bezeichnung, damit Sie ihn in der Ordnerliste unterscheiden können (z.B. Persönlicher Ordner2) und bestätigen diese Maßnahme mit OK.
5. Nun befinden sich zwei Persönliche Ordner in der Ordnerliste.
6. Wechseln Sie den aktiven Persönlichen Ordner über Extras E-Mail-Konten Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und Weiter.
7. Wählen Sie über die Drop-down-Liste unter Neue Nachrichten übermitteln an auf den Persönlichen Ordner 2.
8. Bestätigen Sie den Wechselhinweis mit OK, und starten Sie Outlook neu.
9. Befördern Sie die Daten des ursprünglichen Persönlichen Ordners in den neu erstellten Persönlichen Ordner (jetzt mit dem Zusatz Outlook Heute versehen). Entweder per Drag&Drop oder per Bearbeiten-Kopieren-Bearbeiten-Einfügen über die Menüleiste.
10. Klicken Sie auf den ursprünglichen Persönlichen Ordner mit der rechten Maustaste und schließen ihn über Persönliche Ordner schließen.

Outlook 2007:
1. Datei Öffnen Outlook-Datendatei.
2. Wählen Sie den Persönlichen Ordner aus, den Sie zum Standardordner befördern möchten, und doppelklicken Sie diesen.
3. Wechseln Sie nun über Datei Datendateiverwaltung in die Datendateiverwaltung.
4. Klicken Sie auf den Persönlichen Ordner an zweiter Stelle in der Liste und betätigen die Schaltfläche Als Standard festlegen.
5. Bestätigen Sie den nachfolgenden Dialog mit OK.
6. Starten Sie Outlook neu.
7. Wechseln Sie über Datei Datendateiverwaltung zurück in die Datendateiverwaltung, in der Sie sehen können, dass der Standardordner gewechselt hat.
8. Markieren Sie den ursprünglichen Persönlichen Ordner und klicken auf Entfernen.

b) Der Austausch
Genauso wie Jogi Löw zur Zeit während der EM 2008 seine Mannschaft zu Höchstleistungen antrieb, können Sie direkt von der Anwenderbank dafür sorgen, dass wirklich alle Outlook-Einstellungen übernommen werden – mit der Austausch-Methode:
1. Rufen Sie auf Rechner A über einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Start-Button und den Eintrag Explorer den Windows-Explorer auf und navigieren im Dateisystem über die von Ihnen notierten Pfade zum Persönlichen Ordner.
2. Kopieren Sie diese Datei in ein beliebiges Verzeichnis auf Rechner B. Voraussetzung dafür ist eine bestehende Netzwerkverbindung.
3. Öffnen Sie Outlook auf Rechner B.
4. Stellen Sie den Standort des aktiven Persönlichen Ordners auf Rechner B fest.
5. Navigieren Sie im Windows-Explorer zum Standort dieses Persönlichen Ordners.
6. Benennen Sie diesen Ordner (standardmäßig outlook.pst) in outlook.old um.
7. Starten Sie Outlook erneut, und bestätigen Sie die folgende Fehlermeldung mit OK.
 

Alternativ können Sie Ihren Persönlichen Ordner natürlich auch auf mithilfe eines USB-Sticks oder einer externen Festplatte übertragen. Das Brennen auf CD- oder DVD-ROM birgt die Gefahr von Beschädigungen des Persönlichen
Ordners durch den Brennvorgang.


8. Verweisen Sie im Dialogfeld Persönlichen Ordner erstellen/auswählen auf den Standort des von Rechner A übertragenden Persönlichen Ordners. Doppelklicken Sie die Datei.
9. Bestätigen Sie die Meldung Der Ordner, an den eingehende Nachrichten übermittelt werden, wurde für dieses Benutzerprofil geändert mit Ja.
10. Nun startet Outlook mit den von Rechner A übertragenen Daten.

Outlook-Locations- welche Information ist in welcher Datei gespeichert?

Dateipfade & Besonderheiten:
Persönliche Ordner:

Symbolleisten:

Junk-E-Mail-Einstellungen

Dateityp	outlflrt.dat, Outlfltr.dll, Junk Senders.txt und Adult Content Senders.txt
Dateipfad (Windows XP)	Installationspfad Ihres Office-Paketes (also z.B. D:/Office 2007) im Ordner Office12. Die Bezeichnung dieses Ordners richtet sich nach der jeweiligen Office-Versionsnummer.
Dateipfad (Windows Vista)	Installationspfad Ihres Office-Paketes (also z.B. D:/Office 2007) im Ordner Office12. Die Bezeichnung dieses Ordners richtet sich nach der jeweiligen Office-Versionsnummer.
Besonderheiten	Die o.g. Dateien speichern die Definitionsdatei, die durch Microsoft ständig aktualisiert wird, und die Outlook Filter Library (Outflrt.dll), in der die Filtereinstellungen gespeichert werden (u.a. die Einstellungen zur Filterungsintensität (Hoch, Mittel, Niedrig) sowie festgelegte Prüfsummen und Wortfilter. Zusätzlich können die Programmeinstellungen in Sachen Junk-E-Mail unter Extras Optionen Junk-E-Mail unter den Registerkarten Blockierte Absender, Sichere Empfänger und Sichere Absender in ein *.txt-Datei exportiert werden. Blockierte und sichere Absender in Outlook 2007 werden in einer versteckten Nachricht im Persönlichen Ordner gespeichert.

Regeln:

Dateityp	*.rwz und Persönlicher Ordner
Dateipfad (Windows XP)	Diese sollten zur Sicherung in *rwz-Dateien exportiert werden: Outlook 2000 & 2002: Extras Regel-Assistent Optionen Regeln exportieren Outlook 2003 & 2007: Extras Regeln und Benachrichtigungen Optionen Regeln exportieren
Dateipfad (Windows Vista)	Outlook 2000 & 2002: Extras Regel-Assistent Optionen Regeln exportieren Outlook 2003 & 2007: Extras Regeln und Benachrichtigungen Optionen Regeln exportieren
Besonderheiten	Möchten Sie die Regeln auf eine höhere Outlook-Version übertragen, haben Sie beim Export der Regeln die Möglichkeit, eine kompatible Regeldatei mit der jeweils höheren Outlook-Version zu erstellen. Obwohl die Regeln ab Outlook 2002 im Persönlichen Ordner gespeichert werden, ist es dennoch ratsam, Ihre Regeln über den Import-/Export-Assistenten Ihres Regel-Assistenten zu sichern. Das hat vor allem einen bestimmten Grund: Die Regeln sind an die Windows-Profil-ID gebunden. Übertragen Sie nun Ihre pst-Datei samt Regeln auf einen anderen Rechner und erkennt der eine andere ID, kann es durchaus vorkommen, dass er sämtliche Regeln mit dem Zusatz nur auf anderen Computer versieht und nicht mehr ausführt. Das heißt für Sie: Aufwendige Reparaturarbeiten an den Regeln.

E-Mail-Konten



Passwörter werden – aus Sicherheitsgründen – grundsätzlich nicht mitgesichert.
 

Outlook 2000 – Outlook 2007:
Die E-Mail-Konto-Einstellungen lassen sich seit Outlook 2002 nicht mehr aus dem Programm heraus sichern. Der Weg über die
Registrierung ist aber auch für Outlook 2000 der empfehlenswerteste:
1. Klicken Sie auf den Start-Button und wählen Ausführen (Windows XP) oder Start-Button Alle Programme Zubehör Ausführen (Windows Vista).
2. Geben Sie den Begriff regedit ein und klicken auf OK.
3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WindowsNT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem.
4. Markieren Sie den Ordner Windows Messaging Subsystem.
5. Klicken Sie auf Rechner A im Menü des Registrierungs-Editors auf Datei und anschließend auf Exportieren.
6. Geben Sie der Datei unter Dateinamen eine aussagekräftige Bezeichnung (z.B. kontoeinstellungen) und speichern die Datei kontoeinstellungen.reg an einem beliebigen Ort auf Ihrer Festplatte.
7. Übertragen Sie die Datei kontoeinstellungen.reg auf Rechner B und klicken diese doppelt an. Bestätigen Sie die Nachfrage-Dialoge mit OK.

Benutzerdefinierte Kategorien:

Benutzerdefinierte Felder:

Leider lassen sich benutzerdefinierte Felder nicht ohne größeren programmiertechnischen Aufwand z.B. in Excel-Tabellen importieren bzw. exportieren und damit sichern. Haben Sie sich Ihre Ansichten mit selbst erstellten Feldern wie Personalabteilungsnummer angepasst, werden diese beim Import oder Export komplett ignoriert. Ein Verschieben der Daten in benutzerdefinierten Feldern ist also nicht oder nur mit Zusatztools möglich. Einzige Alternative bietet der Umweg über eine Access-Datenbank oder Makros.

Der Grund: Der Import-/Export-Filter greift ausschließlich auf die programmeigenen Felder zurück, die vom Programm „ab Werk“ zur Verfügung gestellt werden. Trotzdem existiert ein Weg, auch Ansichten mit benutzerdefinierten Feldern ohne großen
Aufwand in z.B. Excel-Tabellen zu übertragen: mit der „Einbürgerung“ selbst erstellter Felder und deren Umwandlung in Systemfelder. Dazu stellt uns Outlook die vier sogenannten Benutzerfelder zur Verfügung. Und so lassen sich auch eigens erstellte Felder exportieren/importieren:
1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf Kontakte.
2. Wählen Sie im Outlook-Menü Ansicht Aktuelle Ansicht Telefonliste.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf mit den Feldbezeichnungen und wählen den Eintrag Feldauswahl.
4. Klappen Sie die Drop-down-Box unter Feldauswahl auf und wählen den Listeneintrag Verschiedene Felder.
5. Ziehen Sie die benötigten Benutzerfelder 1, 2 und 3 per Drag&Drop an die Stelle des Spaltenkopfs, an der sie in der Ansicht platziert werden sollen.



Benutzerdefinierte Felder werden im Persönlichen Ordner gespeichert.


6. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Spalte Benutzerfeld 1 und wählen im Kontextmenü Spalten formatieren.
7. Ändern Sie den Namen unter Beschriftung.
8. Wiederholen Sie den Vorgang mit den übrigen drei Benutzerfeldern.
9. Füllen Sie Ihre Ansicht mit Daten.
10. Klicken Sie im Outlook-Menü auf Bearbeiten und Alles markieren.
11. Wählen Sie anschließend Bearbeiten und Kopieren.
12. Öffnen Sie ein leeres Excel-Arbeitsblatt und platzieren den Cursor in die erste Zelle.
13. Fügen Sie Daten über Strg+V in das Arbeitsblatt ein.
14. Nun sind alle Felder übertragen – auch die benutzerdefinierten.


Das Einfügen und Umbenennen funktioniert im Übrigen auch mit allen anderen
Werksfeldern.


Benutzerdefinierte Ansichten:

Optionseinstellungen:

Dateityp	Registrierung
Dateipfad (Windows XP)	HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/Outlook-Versionsnummer/Outlook/Options
Dateipfad (Windows Vista)	HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/Outlook- Versionsnummer/Outlook/Options
Besonderheiten	Viele der Einstellungen, die unter Extras Optionen aufgelistet sind, können hier gesichert werden (z.B. Bei bestehender Verbindung sofort senden, Wahl des Outlook-Editors, Schriftgröße im Wochennavigator, Hintergrundfarben im Kalender, die definierte Arbeitswoche, Autoformat Nur-Text etc.).

Add-Ins:

Druckeinstellungen:

Navigationsleiste inkl. Verknüpfungen:

Übermittlungseinstellungen:

Dateityp	Profilname.srs
Dateipfad (Windows XP)	C:/Dokumente und Einstellungen/Windows-Benutzername/ Anwendungsdaten/Microsoft/Outlook
Dateipfad (Windows Vista)	C:/Benutzer/Windows-Benutzername/AppData/Roaming/Microsoft/Outlook
Besonderheiten	Diese Datei speichert die Übermittlungseinstellungen, also die Parameter, die unter Extras (Senden & Empfangen) Übermittlungseinstellungen Übermittlungseinstellungen definieren (Senden/Empfangen-Gruppen definieren) zu machen sind (z.B. in welchen Intervallen Ihre E-Mails abgerufen oder welche Konten in die Übermittlung einbezogen werden sollen).

Signaturen:

RSS-Feeds:

Makros & VBA-Projekte:

Briefpapiere:

Vorlagen:

Wörterbuch:

Outlook-Leiste inkl. Verknüpfungen:

Filter:

Benutzerdefinierte Formulare:

Persönliches Adressbuch:

Autovervollständigung:

Business Contact Manager:

Übertrag zwischen verschiedenen Outlook-Versionen
Outlook 2003 und Outlook 2007 können zwei Typen von Persönlichen Ordnern herstellen: eine UNICODE-Datendatei (kann größer als 2 GB werden) und eine ANSI-Datendatei (ist auf maximal 2 GB Datenvolumen begrenzt). Sollten Sie mit einer UNICODE-Datendatei arbeiten und den Persönlichen Ordner mit Outlook 2002-Outlook 97 nutzen wollen, so ist das nicht möglich. Überführen Sie in diesem Fall Ihre UNICODE-Datei in eine abwärtskompatible ANSI-Datendatei:
1. Klicken Sie im Menü auf Datei und wählen anschließend Datendateiverwaltung.
2. Markieren Sie den Persönlichen Ordner, der als Nachrichtenübermittlungsort festgelegt ist, und klicken auf die Schaltfläche Einstellungen. Die Bezeichnung unter Format ist entscheidend.

Sollten Sie Ihre Outlook-Karriere mit Outlook 2000 oder 2002 begonnen haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie nicht mit einer UNICODE-Datei arbeiten. Schauen Sie bitte auch als Outlook 2003- und Outlook 2007-Nutzer nach, ob Sie tatsächlich UNICODE-Nutzer sind oder eine Konvertierung notwendig ist.


Und so konvertieren Sie einen größenbeschränkten Persönlichen Ordner , um ihn auch unter Outlook 2000 bis Outlook 2002 einsetzen zu können:
Outlook 2003:
1. Klicken Sie im Menü auf Datei Neu Outlook-Datendatei.
2. Wählen Sie aus der Liste das Format Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook aus und bestätigen mit OK.


Outlook legt für IMAP-Konten einen separaten Persönlichen Ordner an. Dieser Persönliche Ordner ist erst ab Outlook 2007 UNICODE-fähig. Deshalb gilt in diesen Ordnern verstärkt: Archivieren und Komprimieren oder (der eigentliche Zweck eines IMAP-Kontos) die Nachrichten ausschließlich serverseitig verwalten.

3. Im geöffneten Datei-Explorer benennen Sie die neu zu erstellende Datei und speichern diese mit OK an einem frei wählbaren Standort auf Ihrer Festplatte. Über Speichern in haben Sie Zugriff auf das gesamte Systemverzeichnis.
4. In der Maske Persönlicher Ordner erstellen vergeben Sie unter Name eine eindeutige Bezeichnung (wie z.B. Ordner 1) und bestätigen mit OK.
5. Wechseln Sie nun über Extras auf den Eintrag E-Mail-Konten.
6. Wählen Sie das Optionsfeld Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten aus.
7. Im unteren Teil dieses Programmfensters befindet sich der Abschnitt Neue Nachrichten übermitteln an. Wählen Sie aus der darunter liegenden Drop-down-Liste den neuen, von Ihnen erstellten Persönlichen Ordner aus. Beenden Sie diese Aktion über die Schaltfläche Fertig stellen. Starten Sie Outlook neu. Den Hinweis zum Wechsel des Standard-Übermittlungsordners bestätigen Sie mit Ja.
8. Rufen Sie in der Navigationsleiste die Ordnerliste auf. Nun befinden sich zwei Persönliche Ordner in dieser Übersicht. Diese Ordner unterscheiden sich im Wesentlichen durch die unterschiedlichen Icons in der obersten Ordnerhierarchie (Haus mit Uhr
bzw. Ordnersymbol). Sie haben die Positionen gewechselt. An erster Stelle befindet sich nun der leere UNICODE-Ordner, an zweiter Stelle Ihr ursprünglicher Ordner.
9. Kopieren Sie die benötigten Daten per Drag&Drop in den ersten, leeren Persönlichen Ordner. Benutzen Sie dabei Ansichten, die Ihnen den Übertrag erleichtern (z.B. die Ansicht Telefonliste bei Kontakten oder Nach Kategorie im Kalender). So
ist der Übertrag via Bearbeiten, Alles markieren, Bearbeiten und Kopieren im Quell- und Bearbeiten, Einfügen im Zielordner ein Kinderspiel.
10. Klicken Sie abschließend in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf Ihren alten, jetzt an zweiter Stelle verzeichneten Persönlichen Ordner im ANSI-Format und wählen Persönlicher Ordner schließen.

Outlook 2007:
1. Klicken Sie im Menü auf Datei Neu Outlook-Datendatei.
2. Wählen Sie aus der Liste das Format Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook aus und bestätigen mit OK.
3. Im geöffneten Datei-Explorer benennen Sie die neu zu erstellende Datei nach Ihrem Wunsch und speichern diese mit OK an einem frei wählbaren Standort auf Ihrer Festplatte. Über Speichern in haben Sie Zugriff auf das gesamte Systemverzeichnis.
4. Die Maske Persönlichen Ordner erstellen bestätigen Sie ohne Veränderung mit OK.
5. Wechseln Sie nun über Extras auf den Eintrag Kontoeinstellungen.
6. Wechseln Sie auf die Registerkarte Datendateien. Wählen Sie den neu erstellten Ordner aus und klicken auf Als Standard festlegen. Schließen Sie das Fenster über Schließen. Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit OK und starten Outlook
neu.
7. Rufen Sie die Ordnerliste auf. Nun befinden sich zwei Persönliche Ordner in dieser Übersicht. Sie haben die Positionen gewechselt. An erster Stelle befindet sich nun der leere UNICODE-Ordner, an zweiter Stelle Ihr ursprünglicher Ordner.
8. Kopieren Sie die benötigten Daten per Drag&Drop in den ersten, leeren Persönlichen Ordner. Benutzen Sie dabei Ansichten, die Ihnen den Übertrag erleichtern (z.B. die Ansicht Telefonliste bei Kontakten oder Nach Kategorie im Kalender). So
ist der Übertrag via Bearbeiten, Alles markieren, Bearbeiten und Kopieren im Quell- und Bearbeiten und Einfügen im Zielordner ein Kinderspiel.
9. Klicken Sie abschließend in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf Ihren alten, jetzt an zweiter Stelle verzeichneten Persönlichen Ordner im ANSI-Format und wählen Persönlichen Ordner schließen.

Automatische Sicherungen
Natürlich können Sie Ihre Outlook-Daten auch mit darauf spezialisierten Programmen sichern. Hier ist zwischen Vollbackup-Programmen und Teilbackup-Programmen zu unterscheiden:

Vollbackup-Programme sichern alle Outlook-Daten inklusive Regeln, Formulare, E-Mail-Kontoeinstellungen, benutzerdefinierte Ansichten usw. wie MoBackup.

Teilbackup-Programme wie das Microsoft-eigene Add-In Sicherung für Persönliche Ordner sichert nur den Persönlichen
Ordner mit Kontakten, Aufgaben, Notizen, E-Mails und Terminen, jedoch z.B. nicht die E-Mail-Kontoeinstellungen. Sollten Sie bei der Installation dieses Add-Ins Fehlermeldungen wie Das Setup hat erkannt, dass sich bereits eine aktuellere Version
der Software auf diesem Computer befindet. Sie müssen die frühere Version zuerst deinstallieren, bevor dieser Download installiert werden kann. Beantworten Sie die nächste Frage bitte mit Ja, um sie zu deinstallieren. erhalten, gehen Sie bitte
folgendermaßen vor:
1. Starten Sie Outlook.
2. Extras Optionen.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Weitere und auf Erweiterte Optionen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche COM-Add-Ins und deaktivieren die Checkbox vor Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner.
5. Bestätigen Sie jedes Dialogfeld mit OK und schließen Outlook.
6. Start Ausführen (Windows XP) oder in die Eingabeleiste unter Suche starten (Windows Vista) und geben den Befehl regsvr32 D:\Office2003\Office11\addins\outbak.dll ein. Der Pfad variiert je nach Installationsverzeichnis. Schließen Sie diese Aktion über die Eingabetaste ab.
7. Starten Sie Outlook und aktivieren die vorher deaktivierte Checkbox unter COMAdd-Ins.