Outlook speichert (fast) alle Daten in einem Persönlichen Ordner mit der Dateiendung *.pst. Bei der Erstinstallation wird eine outlook.pst angelegt. Sie können jedoch beliebig viele Persönliche Ordner anlegen und verwalten. Hier einige Fragen und Antworten rund um die Outlook Datendatei:

Wo befindet sich der Persönliche Ordner?

Datei Informationen Kontoeinstellungen

Können mehrere Benutzer gleichzeitig auf den Persönlichen Ordner zugreifen?#

Das verhält sich ähnlich wie im Film Highlander: Es kann nur einen geben! Es kann immer nur ein Benutzer oder ein Programm gleichzeitig auf eine Persönliche Ordner-Datei (*.pst) zugreifen. Eine gemeinsame Nutzung von Outlook-Daten ist jedoch sehr wohl möglich.

Kann ich meinen E-Mail-Konten jeweils separate Persönliche Ordner zuweisen?

Ab der Version Outlook 2007 ist das möglich. Das parallele Arbeiten mit mehreren Persönlichen Ordnern wird hier erheblich vereinfacht. Um Ihren E-Mail-Konten eigene Persönliche Ordner zuzuweisen, öffnen Sie über Extras Kontoeinstellungen den Kartenreiter E-Mail. Das heißt: Alle E-Mails, die über die zugewiesenen Konten empfangen werden, landen im Posteingang des jeweiligen Persönlichen Ordners.

Kann der Persönliche Ordner verschoben werden?

Sie können eine Persönliche Ordner-Datei (*.pst) an einem beliebigen anderen Ort speichern, kopieren oder verschieben. Schließen Sie Outlook. Stellen Sie wie oben beschrieben fest, wo sich Ihre Datendatei befindet. Öffnen Sie den Windows Explorer (Rechte Maustaste auf Start Explorer). Verfolgen Sie diesen Pfad in der Ordnerhierarchie, bis Sie den Persönlichen Ordner gefunden haben. Schneiden Sie die Datei aus und verschieben Sie sie an den gewünschten Ort. Beim Start von Outlook wird Ihnen eine Fehlermeldung präsentiert, die Ihnen mitteilt, das die ursprüngliche Datendatei nicht mehr gefunden werden kann (Sie haben Sie ja auch verschoben!). Betätigen Sie mit OK und verweisen über die nächste Maske Persönlichen Ordner erstellen/auswählen auf den neuen Standort. Wie das bei einem Persönlichen Ordner funktioniert, der im Zusammenhang mit einem IMAP-Konto erstellt wurde, erfahren Sie hier.

Das verschieben eines Persönlichen Ordners auf ein Netzwerklaufwerk ist grundsätzlich möglich, ist jedoch nicht ratsam, da die fehlende, direkte Anbindung des Ordners an die Installation Korruptionen hervorrufen kann.

Der gesicherte Persönliche Ordner lässt sich nicht öffnen/importieren. Warum?

Ein Persönlicher Ordner kann nicht direkt von einer CD-RW importiert/geöffnet werden. Hierzu muss diese Datei zuerst auf die Festplatte kopiert werden und vom Attribut Schreibgeschützt befreit werden. (Rechte Maustaste auf die Datei Eigenschaften). Die Ursache kann aber auch in der *.pst-Datei-Version liegen. Persönliche Ordner, die mit Outlook 2003 oder Outlook 2007 im Unicode-Format erstellt wurden, sind nicht abwärtskompatibel.

Woran erkenne ich, welche Version des Persönlichen Ordners genutzt wird?

Outlook 2003: Datei Datendateiverwaltung Den Ordner mit der Bezeichnung Nachrichtenübermittlungsort markieren Einstellungen Format. Persönlicher Ordner (darf über 2 Gigabyte groß werden und ist nicht abwärtskompatibel) und Persönlicher Ordner (97-2002) (darf nicht größer als 2 Gigabyte werden und ist ab- und aufwärtskompatibel).
Outlook 2007: Datei Datendateiverwaltung Den Ordner mit der Bezeichnung Standart markieren Einstellungen Format.

Obwohl Elemente gelöscht werden, wird die (.pst) nicht kleiner. Warum?

Wenn Elemente aus einer Persönlichen Ordner-Datei (*.pst) entfernt werden, wird die Dateigröße erst verringert, wenn die Datei komprimiert ist. Rechte Maustaste auf Outlook Heute oder Persönlicher Ordner Erweitert Jetzt komprimieren. Eine weitere Möglichkeit zur Erweiterung der Speichermöglichkeiten in Outlook 2000 bietet die Einstellung Verwendung großer Tabellen zulassen.

Da die Prozedur der Komprimierung doch einen nicht unerheblichen Klickaufwand erzeugt, haben Sie entweder die Möglichkeit, über Macrorekorder wie MacroExpress, MacroX oder AutoHotKey eigene Shortcuts zu erstellen oder diese *.exe-Dateien für Outlook 2003 oder Outlook 2007 herunterzuladen. Hier hat sich der VBA-Spezialist Peter Marchert die Mühe gemacht, bereits vorgefertigte Komprimierungs-Automatismen zu erstellen.

Wie groß darf der Persönliche Ordner werden?

Jede *.pst-Datei kann beliebig viele Ordner enthalten, und jeder Ordner kann eine maximale Datensatzmenge von 16 Kilobytes enthalten. Die maximale Dateigröße einer (*.pst)-Datei des ANSI-Formates darf 2 Gigabyte nicht überschreiten. Die Outlook-Versionen 97-2002 warnen vor der Überschreitung dieser Kapazitätsgrenze nicht! Überschreitet die Datei trotz allem diese Größe, wird der Persönliche Ordner beschädigt und lässt sich nicht mehr oder nur noch eingeschränkt nutzen. In Outlook 2003 und Outlook 2007 dagegen wurde eine zweite pst-Datei-Generation geschaffen, die sog. Unicode-Datei. Diese Datei darf bis zu 3,8 Terrabyte gross werden. Mit Outlook 2003 kann eine Warnmeldung generiert werden, die sowohl die Unicode als auch die ANSI-Datei vor Korruption schützen soll. Im Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST können die Werte MaxFileSize und WarnFileSize (Ansi) und MaxLargeFileSize und WarnLargeFileSize (Unicode) gesetzt werden.

Wie wird ein Persönlichen Ordner geöffnet?

Das Dateiformat *.pst versteht nur Microsoft Outlook. Deshalb kann eine *.pst-Datei nicht durch Doppelklick im Dateisystem geöffnet werden. Ein zusätzlicher Persönlicher Ordner lässt sich in Outlook über Datei Öffnen Persönlicher Ordner oder Outlook Datendatei öffnen. Grundsätzlich können Sie beliebig viele Persönliche Ordner Dateien parallel in Outlook nutzen, jedoch ist davon abzuraten, mit Outlook 2000, Outlook 2002 oder Outlook 2003 mehr als einen Persönlichen Ordner dauerhaft in die Ordner-Liste einzubinden, da es oft zu Speicher-und Übermittlungskonflikten kommt. Outlook 2007 ist für diese Art der Nutzung bereits optimiert. Möchten Sie mit mehreren Persönlichen Ordnern arbeiten, ist die Nutzung verschiedener Outlook Benutzerprofile ratsam.

Gehen die Outlook Daten bei einer De- und Neuinstallation verloren?

Nein. Der Persönliche Ordner bleibt erhalten. Jedoch empfiehlt sich grundsätzlich immer, vor entscheidenden Änderungen eine Sicherung vorzunehmen . Zudem werden nicht alle Daten in der pst-Datei gesichert.

Kann ich die pst-Datei vor unbefugtem Zugriff schützen?

Sie können Ihren Persönlichen Ordner mit einem Passwort schützen. Dazu klicken Sie mit der Rechten Maustaste auf das Symbol Outlook Heute (bzw. Persönlicher Ordner) Eigenschaften für Persönlichen Ordner (bzw. Outlook Heute) Erweitert Kennwort ändern. Bei der ersten Kennwortvergabe kann das Feld Altes Kennwort ignoriert werden.