Um den Wust an eingehenden Mails über verschiedene E-Mail Konten in Outlook einigermaßen zu koordinieren, ist es notwendig, den Mailflow in eine übersichtliche Ablagestruktur zu lotsen. Aber der Outlook-Regelassistent kann noch viel mehr: Mails automatisch drucken, via Skript weiterverarbeiten, eigendefinierte Texttafeln bei Eingang neuer Mails usw. In diesem Tutorial finden Sie die wichtigsten Regeln, Tipps & Tricks rund um die Mailweiterverarbeitung, die jeder Outlooknutzer kennen sollte.

Wo finde ich den Regelassistenten?

Outlook 2000, Outlook 2002: Extras Regelassistent
Outlook 2003, Outlook 2007: Extras Regeln und Benachrichtigungen

Wann ist der Regelassistent verfügbar?

Um den Regelassistenten nutzen zu können, müssen Sie sich in einem E-Mail Ordner (Posteingang, Postausgang, Gesendete Objekte etc.) befinden und ein E-Mail Konto eingerichtet haben.

Ist die Anzahl der Regeln begrenzt?

Die Größe des Regelcache darf 32 KB nicht überschreiten.

Welche Regeltypen sind möglich?

Grundsätzlich können Regeln auf eingehende und ausgehende Mails angewendet werden. Jedoch stehen bei der Prüfung des ausgehenden Mailflows nicht alle Regeln zur Verfügung.

Wie erstelle ich eine Regel?

Die Regelerstellung unterteilt sich in drei wesentliche Schritte:
a) Welche Bedingung muss die eingehende/ausgehende Mail erfüllen, um von der Regel erfasst zu werden?

Die Regel nur auf diesem Computer verhindert, dass im Falle einer Einbindung in eine Exchange Server /Domänen -Umgebung Regeln auf mehrere Computer im Netz Anwendung finden.

 Was soll mit dieser Nachricht passieren?

Regelbesonderheiten

1. diese löschen. (wird in Gelöschte Objekte verschoben)
2. diese mit einer vordefinierten Aktion bearbeiten (hierzu ist eine C++-Programmierung erforderlich. Einige Beispiele)

Welche Regeln stehen mir für ausgehende Mails zur Verfügung?

Wie optimiere ich Outlook durch ein E-Mail Ablagesystem?

Sie nutzen mehrere E-Mail Konten und möchten diese auf einzelne Unterordner Ihres Posteingangs verschieben.

Erstellen Sie sich einen oder mehrere Unterordner im Posteingang. In der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Posteingang Neuer Ordner. Geben Sie diesem neuen Ordner am besten die Bezeichnung Ihres E-Mail Kontos z.B. T-Online. Starten Sie den Regelassistenten, setzen Sie den Punkt Regel ohne Vorlage erstellen und erstellen folgende Regel: Nachricht bei Ankunft prüfen über Konto Kontoname . Klicken Sie dazu in den unteren Bereich auf den verlinkten Eintrag Kontoname und wählen Ihr Konto aus. Als nächstes wählen Sie diese in Ordner Zielordner verschieben. Klicken Sie dazu in den unteren Bereich auf den verlinkten Eintrag Zielordner und wählen den Unterordner aus. Bestätigen Sie mit Fertig stellen.

 Benachrichtigung bei einer Mail eines bestimmten Absenders.

Es gibt wichtige und weniger wichtige Mails. Oft ist es der Fall, dass Sie eine E-Mail erwarten und schnellst möglich reagieren müssen. Durch das erstellen einer Benachrichtigungs- Regel lässt sich die am besten realisieren.

Starten Sie den Regelassistenten, setzen Sie den Punkt Regel ohne Vorlage erstellen und erstellen folgende Regel: Nachricht bei Ankunft prüfen die von einer Person/Verteilerliste kommt . Klicken Sie dazu in den unteren Bereich auf den verlinkten Eintrag Person/Verteilerliste und wählen den entsprechenden Kontakt aus: Danach wählen Sie Mich mit einer Info benachrichtigen aus. Klicken Sie dazu in den unteren Bereich auf den verlinkten Eintrag Info und schreiben einen kleinen Text, z.B. Wichtige Mail.

Erstellen einer Abwesenheitsmail

Sie sind momentan nicht am System möchten Ihrem Gegenüber aber mitteilen, das Sie die Mail erhalten haben und schnellstmöglich beantworten werden.

Erstellen Sie eine Vorlage. Deaktivieren Sie dazu über Extras Optionen E-Mail Format Microsoft Word als Editor. Erstellen Sie die E-Mail incl. Betreff und Text und bringen diese in eine versandbereite Form. Speichern Sie die E-Mail über Datei  Speichern unter Outlook Vorlage (*.oft). Erstellen Sie nun die entsprechende Regel. Starten Sie den Regelassistenten, setzen Sie den Punkt Regel ohne Vorlage erstellen und erstellen folgende Regel: Nachricht bei Ankunft prüfen über Konto Kontoname. Klicken Sie dazu in den unteren Bereich auf den verlinkten Eintrag Kontoname und wählen Ihr Konto aus. Als nächstes wählen Sie diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Klicken Sie dazu in den unteren Bereich auf den verlinkten Eintrag einer bestimmten Vorlage und verweisen im Dateisystem auf Ihre erstellte Vorlage.

Dieser selbsterstellte Autoresponder funktioniert natürlich nur bei eingeschaltetem Rechner, geöffnetem Outlook und bestehender Online-Verbindung. Des Weiteren wird die Vorlage nur einmal pro Outlook Session und Absender abgefeuert, d.h. schickt Ihnen jemand bei aktiver Vorlagen-Regel eine Mail, bekommt er Ihre Abwesenheitsnachricht nur einmal- egal wie oft er Ihnen schreibt. Der viel zitierte Abwesenheitsassistent ist nur innerhalb einer Exchange Server-Umgebung nutzbar.

Bestimmte Mails sofort ausdrucken

Nachrichten bei Ankunft prüfen Bedingung auswählen diese drucken

Desktopbenachrichtigung auch in Unterordnern

Nachricht bei Ankunft prüfen über Konto Kontoname diese in den Ordner Zielordner verschieben Desktopbenachrichtigung anzeigen

Kann ich Junk Mail und Regeln parallel nutzen?

Die gleichzeitige Aktivierung von Regeln und Junk Mail kann zu Schwierigkeiten führen: Mails werden nicht oder nicht korrekt verschoben, verdoppelt sich usw. Deshalb sollten Sie bei der Nutzung beider Features folgendes beachten: Die vom Regelassistenten erstellten Regeln haben Priorität vor den Junk Mail-Aktionen. Um Regelchaos zu vermeiden, sollte der Abschluss einer jeden Regel mit dem Regelparameter keine weitere Regel anwenden versehen werden. Die Regeln werden in der Reihenfolge ihrer Erstellung abgearbeitet.

Wie markiere ich eingehende Mails farbig?

Extras Organisieren

Regeln und "Gesendete Objekte"

Es ist natürlich auch möglich, E-Mails via Regel auch mit gesendeten Objekten zu verknüpfen, obwohl die Regeln für gesendete Objekte nur das Kopieren, nicht aber das Verschieben einer Mail anbieten. Über eine „Einstellungslist“ ist aber auch das möglich:
1. Klicken Sie auf Extras Optionen und wechseln danach auf die Registerkarte Einstellungen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen und deaktivieren den Punkt Nachrichtenkopien im Ordner "Gesendete Objekte" speichern.
3. Rufen Sie über Extras und den Regel-Assistent (Outlook 2000–2002) bzw. Regeln und Benachrichtigungen (Outlook 2003–2007) auf.

Outlook 2000:
Klicken Sie im Regel-Assistenten auf Neu, wählen Nachrichten nach dem Senden prüfen und Weiter. Aktivieren Sie die Checkbox vor mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse. Klicken Sie in der Regelbeschreibung auf den blauen Link, geben die E-Mail-Adresse, über die Sie Mails empfangen,ein und klicken auf Weiter. Aktivieren Sie die Checkbox vor diese als Kopie in den Ordner Zielordner verschieben. Klicken Sie in der Regelbeschreibung auf den blauen Link, geben den Ordner an, in dem die gesendeten Mails gespeichert werden sollen, und klicken auf Weiter. Schließen Sie die Aktion über Fertig stellen ab.
Outlook 2002:
Klicken Sie im Regelassistenten auf Neu, wählen Regeln ohne Vorlage erstellen, Nachricht nach dem Senden prüfen und Weiter. Aktivieren Sie die Checkbox vor über Konto Kontoname. Klicken Sie in der Regelbeschreibung auf den blauen Link, geben das E-Mail-Konto an, über das Sie Mails empfangen, und klicken auf Weiter. Aktivieren Sie die Checkbox vor diese als Kopie in den Ordner Zielordner verschieben. Klicken Sie in der Regelbeschreibung auf den blauen Link, geben den Ordner an, in dem die gesendeten Mails gespeichert werden sollen, und klicken auf Weiter. Schließen Sie die Aktion über Fertig stellen ab.
Outlook 2003 und 2007:
Klicken Sie im Regel-Assistenten auf Neue Regel, wählen Regeln ohne Vorlage erstellen, Nachricht nach dem Senden prüfen und Weiter. Aktivieren Sie die Checkbox vor über Konto Kontoname. Klicken Sie in der Regelbeschreibung auf den blauen Link, geben das E-Mail-Konto an, über das Sie Mails empfangen, und klicken auf Weiter. Aktivieren Sie die Checkbox vor diese als Kopie in den Ordner Zielordner verschieben. Klicken Sie in der Regelbeschreibung auf den blauen Link, geben den
Ordner an, in dem die gesendeten Mails gespeichert werden sollen, und klicken auf Weiter. Schließen Sie die Aktion über Fertig stellen ab.

Gesendete Objekte ablegen via Makro

Mit einem kleinen VBA-Code haben Sie sogar die Möglichkeit, nach dem Senden über ein Dialogfenster bequem auszuwählen, in welchem Ordner diese E-Mail abgelegt werden soll:

1. Starten Sie über (Alt)+(F11) den Visual Basic-Editor.
2. Navigieren Sie über den Eintrag Projekt1 und Microsoft Office Outlook Objekte zum Punkt Diese Outlook-Sitzung. Klicken Sie doppelt auf diesen Eintrag und fügen in das weiße Feld auf der rechten Seite den nachfolgenden Code ein:

Public Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim myFolder As MAPIFolder
Dim myOlApp As Outlook.Application
Dim myOlExp As Outlook.Explorer
Set myOlApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set olNS = myOlApp.GetNamespace("MAPI")
Set myFolder = olNS.PickFolder
If Not (myFolder Is Nothing) Then
Set Item.SaveSentMessageFolder = myFolder
End If
End Sub

3. Speichern Sie die Eingabe über (Strg)+(S) und schließen den Editor.
4. Nach dem Klick auf Senden steht Ihnen ein Auswahlfenster zur Verfügung.