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Datenverlust ist der System-Super-Gau und veritabler Alptraum
eines jeden Users bzw. Systembetreuers. Allerdings verfahren
viele Outlook-Nutzer nach dem Prinzip Mich wird's schon
nicht treffen und versäumen es, Vorsorge zu treffen bzw.
Outlook so zu konfigurieren, das ein solcher Verlust so
unwahrscheinlich wie möglich bleibt. Der Planet Outlook sagt
Ihnen, ob Ihre Daten wirklich verloren sind...oder noch Hoffnung
besteht.
So vermeiden Sie Datenverlust:
a) Verschieben Sie nur die Daten in die Gelöschten Objekte,
die Sie auch wirklich endgültig löschen möchten.
b) Legen Sie
immer ein Backup aller
für Sie relevanten Daten an.
c) Überprüfen Sie vor jeder
Veränderung der Systemumgebung (z.B. De- und/oder
Neuinstallationen) die Integrität und Vollständigkeit Ihres
Backups (z.B. durch Öffnen des gesicherten Persönlichen Ordners
über Datei
Öffnen).
d) Sollten Sie ungeübt im
Umgang mit Outlook sein, sichern Sie immer den gesamten
Persönlichen Ordner. Vermeiden Sie den Weg über den
Export-Assistenten.
e) Aktivieren Sie unter Extras
Optionen
E-Mail Optionen
Nachrichtenkopien im Ordner Gelöschte Objekte
speichern
f) Der unter Windows XP/Vista bekannte
Wiederherstellungspunkt stellt einmal verlorene Daten in einem
Persönlichen Ordner nicht wieder her. Verlassen Sie sich also
nicht auf diese vermeintliche Rettung.
 Sollte
die unten genannten Rettungsmaßnahmen nicht um Erfolg führen,
sollten Sie die Datenrettung bzw. die Reparatur Ihres
Persönlichen Ordners Fachleuten überlassen.
Lassen Sie
eine professionelle Datenrettung durchführen. Unsachgemäße
Behandlung des Persönlichen Ordners kann unter Umständen die
ursprüngliche Problematik verschärfen bzw. zu einem partiellen
oder vollständigen Datenverlust führen.
Szenario A: Outlook startet nicht mehr
Hier gilt einmal mehr: Keine Panik! Alle Outlook-Daten sind
im Persönlichen Ordner gespeichert, d.h. genau die
Ordnerstruktur samt Daten, die Outlook in der Ordnerliste zeigt,
befindet sich auch im entsprechenden Persönlichen Ordner. Dieser
Persönlicher Ordner existiert unabhängig von der
Outlook-Installation, das bedeutet: Selbst wenn Sie
Outlook/Office komplett von Ihrem Rechner entfernen, bleibt der
Persönliche Ordner mit Ihren Daten bestehen. Einzige
Schwierigkeit: Da es auf Ihrer Festplatte mehr als einen
Persönlichen Ordner geben kann, müssen Sie herausfinden, wo sich
Ihre Standard-*.pst-Datei befindet und wie sie heißt.
Suchen Sie über Start
Suchen nach der Dateiendung *.pst.
Achten Sie jedoch darauf, das alle Dateien in die Suche mit
einbezogen werden. Spuckt die Suche mehr als einen
Persönlichen Ordner aus, orientieren Sie sich am besten an den
Dateidetails. Oft ist der Standard-Persönliche Ordner an der
Dateigröße und/oder Letzten Änderung zu identifizieren. Je näher
dieses Datum an dem Zeitpunkt liegt, an dem Sie mit Outlook
normal arbeiten konnten, desto wahrscheinlicher handelt es sich
bei dieser Datei um Ihren Persönlichen Ordner. Haben Sie Ihren
Ordner identifiziert, notieren Sie sich den Pfad. Danach
verfahren Sie nach dem Planet Outlook Artikel Datensicherung für
Ihre Outlook Version. Lässt sich das jedoch bei einer Vielzahl
Persönlicher Ordner nicht eindeutig klären, müssen Sie wohl oder
übel jeden in der Suchliste aufgeführten Ordner nacheinander
importieren. Achten Sie dabei darauf, bei jedem Import-Vorgang
den Filter Keine Duplikate importieren zu aktivieren.
 Eine
Datensicherung ist in diesem Szenario- wie oben beschrieben-
jedoch nur nötig, sollten Sie planen, Ihr Betriebssystem
komplett neu zu installieren. Ansonsten genügt eine De- und
Neuinstallation des Office-Paketes. Solange Sie das Programm an
den gleichen Standort installieren, sollte Outlook in der Regel
Ihren Standard-Persönlichen Ordner automatisch übernehmen. Ist
das nicht der Fall, sollten Sie Szenario B wählen.
Szenario B: Outlook startet mit einer leeren Datei
In vielen Fällen (z.B. nach einer De und Neuinstallation des
Office Paketes oder einem Betriebssystem-Update) startet Outlook
mit einer leeren Datei. Hier gilt: Solange Sie die Festplatte
nicht formatiert oder die gesamte Festplatte ohne Datensicherung
gegen eine neue ausgetauscht haben, befinden sich Ihre Daten
noch im Dateisystem. Die Datenrecovery lässt sich in diesem Fall
recht einfach bewerkstelligen: Suchen Sie über Start
Suchen nach der Dateiendung *.pst.
Achten Sie jedoch darauf, das alle Dateien in die Suche mit
einbezogen werden. Im übrigen verfahren Sie nach dem Planet
Outlook Artikel
Datensicherung.
Szenario C: Daten sind verschoben worden
Oft sind die gesamten oder Teile Ihrer Daten nach einem
Verschieben der Datensätze per Drag n Drop (z.B. in einen
Unterordner) scheinbar verschwunden. Vergewissern Sie sich
zuerst, ob Sie mit der Ordnerliste arbeiten (Ansicht
Ordnerliste oder via Outlook 2003 über die
Navigationsleiste einblendbar). Nur hier haben Sie das volle
Abbild Ihrer Ordnerstruktur. Die Outlook Leiste mit den
entsprechenden Verknüpfungssymbolen ist oft missverständlich.
Sollten Sie die Daten in die oberste Ordner-Hyrarchie (z.B. in
Outlook Heute) verschoben sein, so lassen sich diese nur über
die Erweiterte Suche wiederherstellen: Extras
Erweiterte Suche oder Extras
Suchen
Erweiterte Suche. Die Suchergebnisse können
dann mit einem rechten Mausklick In Ordner verschieben an den
ursprünglichen Ort (z.B. Posteingang) zurück verschoben
werden.
Szenario D: Daten werden nicht angezeigt
Zeigt Ihnen Outlook an, das Elemente in dem einen oder
anderen Ordner vorhanden sind, Sie können die entsprechenden
Daten (Mails etc) aber nicht entdecken? Die wahrscheinlichste
Ursache: Sie haben (vielleicht sogar unabsichtlich) Filter
gesetzt: Ansicht
(nur Outlook 2003)
Anordnen nach
Aktuelle Ansicht
Aktuelle Ansicht anpassen
Filtern
Alles löschen.
Szenario E: Teile der Daten sind verschwunden
Sollten Sie den Eindruck haben, das nur gewisse Teile Ihres
Datenbestandes in Outlook unauffindbar sind (z.B. E-Mails) ,
kommen in der Regel folgende Ursachen in Frage:
Regeln (nur E-Mails)
Eventuell funktionieren von Ihnen erstellte Regeln nicht mehr
wie erwartet. Deaktivieren Sie zuerst über Extras
Regelassistent bzw. Regeln und
Benachrichtigungen alle Regeln und schauen Sie sich in der
Regelbeschreibung an, wohin Ihre Mails verschoben werden.
Junk Mail*
*gilt nur für Outlook 2003 & Outlook 2007
Kontrollieren
Sie über Extras
Optionen
Junk E-Mail ob die Checkbox Als Junk
Mail identifizierte Nachrichten nicht in den Junk E-Mail Ordner
verschieben, sondern endgültig löschen aktiviert ist.
Archivierung
Sollten Sie (beabsichtigt oder unbeabsichtigt) die
Archivfunktion in Outlook nutzen, sind die Elemente eventuell
in den
Archivordner verschoben worden.
Antivirenprogramme
Einige Antivirenprogramme legen in der Ordnerliste eigene
Spam-Ordner an, in denen infizierte Mails unter virtuelle
Quarantäne gestellt werden. Schauen Sie dort nach. Oft sind es
auch die Nebenwirkungen übereifriger Mailscans, die Mails oder
Teile des E-Mail-Inhaltes verschwinden lassen.
Hier hilft meist nur die komplette Entfernung des Virenscanners.
Szenario F: Der Persönliche Ordner ist beschädigt
Sollten Sie beim Import Ihres Persönlichen Ordners
Fehlermeldungen wie ...dies ist kein Persönlicher Ordner
bekommen oder nach einem Kennwort für Ihren Persönlichen Ordner
gefragt werden, obwohl Sie Ihren Persönlichen Ordner nicht
kennwortgeschützt haben, so ist Ihre Datendatei wahrscheinlich
beschädigt. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Posteingangsreparatur
Versuchen Sie die
Posteingangsreparatur, um die Daten eventuell
wiederherzustellen. Erstellen Sie vor der Durchführung der
Posteingangsreparatur unbedingt eine Sicherung Ihres aktiven
Persönlichen Ordners. Die Posteingangsreparatur prüft die
Funktionstüchtigkeit der Verweise auf den Datenbank-Index und
löscht u. U. alle beschädigten Verweise. Dies kann dazu führen,
das sich nach der Posteingangsreparatur im Wiederhergestellten
Ordner keine Daten mehr befinden.
Pst19upg
Versuchen Sie, Ihre Datei
über dieses Tool zu reparieren.
Szenario G: Der Persönliche Ordner hat die 2-Gigabyte-Grenze
erreicht
Persönliche Ordner der Version 97-2002 dürfen maximal ein
Volumen von 2 Gigabyte aufweisen. Überschreitet Ihre pst-Datei
diese Größenbeschränkung oder befindet sich in der Nähe dieses
Datenvolumens, kann es zu schwerwiegenden Beschädigungen dieses
Ordners kommen. Symptome sind u.a.: Es lassen sich keine
Elemente mehr löschen bzw. hinzufügen. Sie bekommen bei
beliebigen Aktionen innerhalb des Ordners
mapi-Schnittstellenfehler. Da in diesem Fall die Funktionalität
des Ordners/von Outlook hier bereits stark eingeschränkt ist,
lassen sich Rettungsaktionen meist nur außerhalb Outlooks
durchführen, jedoch bleibt eine bittere Wahrheit: Bei
größenbedingter Beschädigung ist die Wahrscheinlichkeit, Ihre
Daten retten zu können, sehr gering. Sollten Sie also kein
Backup im nicht-korrumpierten Zustand angelegt haben, atmen Sie
schon mal tief durch. Ein kompletter Datenverlust ist zu
befürchten. Die Microsoft-eigenen Hilfsmittel sind hier
begrenzt:
Microsoft Truncation Tool
Verkleinern Sie Ihren persönlichen Ordner über das Microsoft
Truncation Tool. Dieses Microsoft-Tool erlaubt es Ihnen, von der
übergroße *.pst-Datei eine gehörige Scheibe abzuschneiden, um
mit einer verkleinerten Persönlichen Ordner weiterarbeiten zu
können. Versprechen Sie sich von diesem Programm jedoch keine
Wunder. Dieses grobe "Metzgern" in Ihrer Datendatei lässt Ihnen
keine Wahl: Der abgehackte Bereich ist endgültig verloren- ohne
Ansehen der Outlook-Daten:
1.
Laden Sie sich das Programm herunter und installieren es.
2. Starten Sie das Programm PST2GB.
3. Ignorieren
Sie die Warnhinweise auf der Startseite und klicken auf
Continue.
Ein Export in persönliche Ordner ist nicht ratsam, da auch die
Beschädigungen am Ordner exportiert werden.
4. Wählen
Sie unter Select the oversized .PST file to be recovered
über Browse den persönlichen Ordner aus, der zu groß
ist.
5. Erstellen Sie unter Select the destination .PST
file for the recovered data über Browse einen
neuen persönlichen Ordner, in den die übrig gebliebenen Daten
hinkopiert werden sollen. Geben Sie der Datei einen Namen und
klicken auf Speichern.
6. Bestimmen Sie bei
Number of Megabytes to trim off the end, wie groß der zu
entfernende Bereich sein soll (in MB).
Seien
Sie nicht zu sparsam mit dem Paket, das Sie abschneiden möchten.
100 MB reichen z.B. bei einer 2 Gigabyte großen Datendatei nicht
aus, um ein funktionsfähiges Ergebnis zu erhalten. Je höher Sie
das Volumen des chirurgischen Eingriffs ansetzen, desto
wahrscheinlicher ist der Erfolg.
7. Klicken Sie auf
Start, um den Vorgang zu starten.
8. Erstellen Sie ein
neues Outlook-Profil und übertragen die Daten der verkleinerten
Datei (im Beispiel kleinerordner.pst)
Excel-Export
Sollten Sie sich innerhalb Ihrer Datei im geöffneten Outlook
noch ohne Schwierigkeiten bewegen können, exportieren Sie alle
für Sie relevanten Outlook-Ordner (Posteingang, Kontakte etc.)
nach der Anleitung des Datensicherung-Artikels Ihrer
Outlook-Version separat in Excel-Dateien.
Erstellen Sie danach ein neues Profil und importieren diese
Dateien nacheinander wieder.
Szenario H: Der Persönliche Ordner ist schreibgeschützt
Sollten Sie beim Import Ihres gesicherten Persönlichen
Ordners eine Fehlermeldung Sie besitzen nicht die
erforderlichen Berechtigungen bekommen, so versuchen Sie
Ihre *.pst-Datei entweder von einem wechselbaren
Datenträger (wie CD-ROM, DVD-R, Zip-Laufwerk) zu importieren.
Ein Persönlicher Ordner kann nicht direkt von einer CD-RW
importiert/geöffnet werden. Hierzu muss diese Datei zuerst auf
die Festplatte kopiert werden und vom Attribut
Schreibgeschützt befreit werden. (Rechte Maustaste auf die
Datei
Eigenschaften).
Szenario I: Die Daten sind in Outlook gelöscht
Hex-Editor
Versuchen Sie über einen HexEditor Ihre Daten
wiederherzustellen. Die *.pst-Datei ist eine Datenbank.
Jedes Element in dieser Datenbank ist in einem Index
gespeichert, der Verknüpfungen (sog. Pointer) zu diesen
Elementen aufweist. Löschen Sie nun Daten aus dem Ordner
Gelöschte Objekte, so sind diese nicht endgültig gelöscht. Es
wird in der Datenbank lediglich der Eintrag dieses gelöschten
Elements im o.g. Index gelöscht. Das gelöschte Objekt befindet
sich weiterhin in der *.pst-Datei, der Index listet
dieses Element jedoch nicht mehr und gibt diesen Platz zum
Überschreiben frei. Die Wiederherstellung des Index funktioniert
jedoch nicht, wenn Sie Ihre Datei nach dem Löschvorgang
komprimiert haben oder der wieder beschreibbare Platz in der
Datei mehr als 20% beträgt. Und so verfahren Sie mit dem
Hexeditor:
a)
Installieren Sie einen Hex-Editor.
b) Öffnen Sie Ihren
Persönlichen Ordner in dem Hex-Editor.
c) Entfernen Sie
sieben bis dreizehn Positionen im Editorfeld. Bei hexadezimaler
Anzeige sind das 00007, 00008, 00009, 0000a, 0000b, 0000c,
0000d, 0000e, 0000f, 00010, 00011, 00012, 00013.
d)
Speichern Sie Ihre *.pst -Datei.
e)
Führen Sie
die Posteingangsreparatur aus.
f) Nun sollte der Index
wiederhergestellt und Ihre Daten sichtbar sein.
Szenario J: Sie haben das Kennwort Ihres Persönlichen
Ordners vergessen
Das Passwort des Persönlichen Ordners ist auf herkömmliche
Art und Weise nicht auszulesen.
Natürlich existieren diverse Tools, um diesen Passwortschutz
zu knacken. Jedoch sollte sich jeder User, der solche
Anwendungen einsetzt, darüber klar sein, dass er mit dem Hacken
des Passworts gegen geltendes Strafrecht verstoßen kann.
Szenario K: Sie haben den Persönlichen Ordner gelöscht
Sollten Sie Ihren Persönlichen Ordner versehentlich (z.B.
durch Anti-Viren-Programme) gelöscht haben und sich dieser nicht
mehr im Windows-Papierkorb befinden,
hilft nur
noch eine professionelle Datenrettung.
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