Signaturen sind kleine Visitenkarten mit Informationen, die am Anfang oder Ende eines E-Mails eingefügt werden können, um dem Empfänger die eigene Adresse, den Internetauftritt oder die Telefonnummer mit auf den Weg zu geben. Wie Sie eine Signatur gestalten können, hängt vor allem vom gewählten Nachrichtenformat ab. Unter Extras Optionen E-Mail Format Senden (Verfassen) im Nachrichtenformat stehen drei Optionen zur Verfügung: Nur Text, Rich Text und HTML. Je nachdem, für welches dieser drei Formate Sie sich entscheiden, werden beim Erstellen der Signatur Dateien mit der Endung *.txt, *.rtf oder *.htm angelegt. Soll die Signatur Logos, Bilder oder aufwendige Formatierungen enthalten, wäre das Nachrichtenformat HTML die richtige Wahl.

Mit Microsoft Word als E-Mail Editor sind die Outlook Signatur-Funktionen via Outlook 2000 und Outlook 2002 nicht nutzbar. Hier muss die Signatur in Microsoft Word erstellt werden.

Erstellen der Signatur

In Outlook

Outlook 2000, Outlook 2002, Outlook 2003: Erstellen Sie die Signatur Extras Optionen E-Mail Format Signaturen Neu Signatur ohne Vorlage erstellen Benennen Sie die Signatur Erweitertes Bearbeiten. In dem gestarteten HTML-Editor (z.B. Microsoft Expression Web 3) kann die Signatur dann formatiert werden.
Outlook 2007: Extras Optionen E-Mail-Format Signaturen Registerkarte E-Mail-Signatur Neu
Outlook 2010: Registerkarte Datei Optionen E-Mail Signaturen Neu

Im HTML-Editor

Sie können Ihre HTML-Signatur natürlich auch komplett in einem HTML-Editor Ihrer Wahl (z.B. Expression Web oder Dreamweaver) designen und erstellen, als *.htm -Datei abspeichern und über Extras Optionen E-Mail Format Signaturen Neu Diese Datei als Vorlage verwenden in Outlook einbinden.

Im Text-Editor

Auch ohne HTML Editor lässt sich eine bebilderte Signatur erstellen. Erstellen Sie eine HTML-Signatur in Outlook. Suchen Sie die entsprechende *.htm Datei auf Ihrer Festplatte. Öffnen Sie diese Datei mit einem Editor (z.B. Wordpad). Fügen Sie einen Link zur Datei in dieser Art ein: <img border="0" src="file:///c:/signaturvorlage/logo.jpg">.

Mit Microsoft Word

Outlook 2000-Outlook 2003: Wählen Sie dazu Microsoft Word als E-Mail-Editor (Extras Optionen E-Mail-Format E-Mail mit Microsoft Office Word bearbeiten). Hinterlegen Sie danach Ihre Signaturen in der Word-AutoKorrektur zu hinterlegen. Erstellen Sie aus Ihrer Signatur einen AutoKorrektur-Eintrag, geben Sie zum Einfügen der Signatur die ersten Buchstaben der Signatur ein, und Word vervollständigt Ihnen die Signatur automatisch.

Einfügen der Signatur

Nachdem Sie die Signatur erstellt haben, haben Sie zwei Möglichkeiten, diese in Ihr Mail einzufügen:

a) In der geöffneten E-Mail über das Menü Einfügen Signatur. Diese Option ist in Outlook 2000- Outlook 2003 nur möglich, wenn Word nicht als E-Mail-Editor genutzt wird. Da Outlook 2007 ausschließlich Word als E-Mail-Editor nutzt, ist diese Funktion hier standardmäßig verfügbar.
b) Über die Standard-Zuordnung Datei Optionen E-Mail Format Signatur für neue Nachrichten und Bei Antworten und Weiterleiten. Ist hier eine Signatur ausgewählt, startet jede neue Mail mit eingefügter Signatur.

Wenn Sie mit Outlook Profilen mit mehreren Usern getrennt arbeiten möchten, werden Sie in Punkto Signaturen eine böse Überraschung erleben. Alle erstellten Signaturen sind für alle Benutzerprofile nutz- und sichtbar. Hat z.B. der Benutzer A eine Standardsignatur ausgewählt, bleibt diese Auswahl auch im Benutzerprofil des Benutzers B erhalten.

 Zuordnung einer Signatur zu einem bestehenden E-Mail Konto*

* nur mit Outlook 2003, 2007

Ab Outlook 2003 ist es möglich, jedem E-Mail Konto eine eigene, separate Signatur zuzuordnen. Der Wechsel erfolgt über den Konten-Button in der Mailmaske. Dieser Wechsel ist in Outlook 2003 nur mit Word als E-Mail-Editor möglich! Da Outlook 2007 ausschließlich Word als E-Mail-Editor nutzt, ist diese Funktion hier standardmäßig verfügbar.

Heimlich und leise hat der Gesetzgeber das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister zum 1.1.2007 geändert. Diese wenig spektakulär anmutende Gesetzesänderung hat jedoch schwerwiegende Folgen im täglichen E-Mail-Verkehr in Unternehmen. Ab sofort gelten die dort festgelegten Rahmenbedingungen auch für E-Mails. Geschäftsleute, die ihre Korrespondenz ganz oder teilweise per E-Mail über Outlook/Exchange Server abwickeln, sind seit Jahresbeginn mit einer neue Rechtslage konfrontiert. Das, was bisher nur für Geschäftsbriefe in Papier-Form galt, ist nun auch für den digitalen Schriftverkehr Vorschrift. Die Fußzeile des Briefpapiers muss nun auch Bestandteil der geschäftlichen E-Mails sein. Eine Outlook-vCard reicht nicht aus. Bei Zuwiderhandlung droht ein Zwangsgeld von bis zu 5000€. Erste Abmahnungen sind bereits erfolgt. Sicher ist, das es mit Inkrafttreten dieses Gesetztes noch wichtiger ist, die Gestaltung der firmeneigenen Signaturen/Disclaimer nicht den Mitarbeitern lokal zu überlassen, sondern diese zu vereinheitlichen und zentral zu steuern/zu verteilen. Ansonsten kann es unter Umständen sehr teuer werden. Informieren Sie sich dringend bei Ihrem Rechtsanwalt, ob die o,g. Regelungen auf Ihr Unternehmen zutreffen! Der Planet Outlook verrät Ihnen, wie Sie zentrale Signaturen einrichten und verhindern, das Mitarbeiter in Outlook eigene erstellen können:

Erstellung zentraler Signaturen

Exchange Server

 Der Exchange Server selbst kann keine zentralen Signaturen erstellen. Trotzdem können Sie ihm das "beibringen"- und zwar per Event Sink- und ganz ohne Zusatztools. Diese Microsoft Knownledge Base-Artikel Teil 1 und Teil 2 erklären, wies geht.

Per Gruppenrichtlinie

1.Die Informationen über die zusätzlichen Outlook-Administrationseinstellungen stellt Microsoft in sogenannten Office Ressource Kits kostenlos zum Download zur Verfügung. Für jede Outlook-Version existiert eine Administrationsdatei, auch bereits für Office 2007. Diese besitzen die Dateiendung *.adm. Der jeweilige Dateiname richtet sich nach der eingesetzten Outlook-Versionsnummer (also z.B. outlk11.adm für Outlook 2003). Laden Sie sich die entsprechende Administrationsdatei hier herunter und kopieren die extrahierte *.adm-Datei in ein serverseitiges Verzeichnis Ihres Exchange Systems:

 2.Wechseln Sie serverseitig über Start Einstellungen  Verwaltung in das Modul Active Directory Benutzer- und Computer oder rufen gleich über Start Ausführen  gpedit.msc auf. In diesem Fall können Sie mit Punkt 5 mit der Installation fortfahren.

3. Markieren Sie Ihre Domäne und wählen Eigenschaften 

4. Markieren Sie die Default Domain Policy und wählen dann Bearbeiten

5. Im Gruppenrichtlinieneditor navigieren Sie zum Punkt Administrative Vorlagen in der Benutzerkonfiguration und wählen Vorlagen hinzufügen/entfernen.

6. Fügen Sie die Administrationsvorlage Ihrer Outlook-Version hinzu

7. Nun stehen Ihnen unter der Bezeichnung Microsoft Office Outlook verschiedene Outlook- Administrationsobjekte zur Verfügung

8. Navigieren Sie über Tools Options  Mail Format zum Menüpunkt Signature (für Signaturen) bzw.Stationary (für Briefpapiere). Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die Erstellung von Signaturen/Briefpapieren in den verbundenen Outlook-Clients zu deaktivieren

Zusatztools

Das Zusatztool Planet Corporate erstellt zentrale Signaturen ohne den Einsatz eines Exchange Servers.