Wenn Sie eine Nachricht in einer anderen Sprache erhalten, muss diese mit Informationen über den Zeichensatz (Alphabet), in der sie erstellt wurde, gekennzeichnet sein, damit Microsoft Outlook sie anzeigen kann. Wenn Sie die Nachricht weiterleiten oder darauf antworten, behält Outlook den Zeichensatz der Originalnachricht bei. Das Einbeziehen von Zeichensatzinformationen in eine Nachricht wird als Codieren bezeichnet.

Die Formatierung Ihrer E-Mails

Hin und wieder erhalten Sie möglicherweise Nachrichten, die nicht codiert sind. Bei diesen Nachrichten verwendet Outlook die für Ihren Computer festgelegte Standardcodierung für nicht gekennzeichnete Nachrichten. Dieser Standard wird auf der Grundlage der Ländereinstellungen (Regions- und Sprachoptionen in der Systemsteuerung) Ihres Betriebssystems automatisch eingestellt. Die Standardeinstellung wird im Dialogfeld Internationale Optionen angezeigt. (Extras Optionen E-Mail-Format Internationale Optionen). Die Standardcodierung funktioniert bei einigen der internationalen Nachrichten, die Sie erhalten, möglicherweise nicht. Wenn Ihr Standard z.B. Westeuropäisch lautet und Sie eine nicht gekennzeichnete Nachricht erhalten, in der ein griechischer Zeichensatz verwendet wird, werden darin vielleicht statt lesbarer Zeichen Rechtecke oder Fragezeichen angezeigt. Zur Behebung dieses Problems müssen Sie die Codierung der betreffenden Nachricht in Griechisch ändern, damit Outlook die richtigen Zeichen anzeigen kann.

Ändern der Codierung einer eingegangenen Nachricht

Standardmäßig wird beim Installieren von Microsoft Office bereits eine Reihe von Sprachen aktiviert. Infolgedessen werden die Zeichensätze für diese Sprachen in Outlook aufgelistet, so dass Sie die Codierung einer nicht gekennzeichneten Nachricht in den Zeichensatz ändern können, der zum Erstellen der Nachricht verwendet wurde.

a) Öffnen Sie die Nachricht
b) Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Codierung und klicken Sie auf den gewünschten Zeichensatz (Alphabet).
c) Klicken Sie auf Ja.

Ändern der Codierung einer ausgehenden Nachricht

Die Codierung gilt nicht nur für Nachrichten, die Sie erhalten, sondern auch für Nachrichten, die Sie senden, weiterleiten oder auf die Sie antworten. Outlook verwendet für ausgehende Nachrichten automatisch die Standardcodierung (wird ebenfalls im oben erwähnten Dialogfeld Internationale Optionen festgelegt); Sie können jedoch für eine bestimmte Nachricht auch eine andere Codierung festlegen.

a) Erstellen bzw. öffnen Sie die Nachricht.
b) Zeigen Sie im Menü Format auf Codierung und klicken Sie auf den gewünschten Zeichensatz.

Codierungsoptionen

Einige Sprachen verfügen über mehrere Codierungsoptionen. So gibt es beispielsweise vier Codierungsoptionen für Kyrillisch und zwei Optionen für Zentraleuropäisch. Darüber hinaus gibt es zwei Optionen für Unicode. Welche Option ist für Ihre Zwecke geeignet? Die folgende Tabelle listet die empfohlenen Zeichensätze für bestimmte Sprachen und für Unicode auf. Bei Unicode handelt es sich um ein internationales Zeichencodierungssystem, das die wichtigsten Weltsprachen abdeckt.

Welche Codierung die von Ihnen erhaltene Mail tatsächlich besitzt, können Sie im Quelltext der Mail (Ansicht Optionen) ersehen. Die relevanten Informationen sind markiert:

Return-Path: <franz.mustermann@test.info>
X-Original-To: webmaster@planet-outlook.de
Delivered-To: m5435Af@provider.de
Received: from SERVER (192.56.65.6 [80.33.48.231])
by server.provider.com (Postfix) with ESMTP id 9876543;
Wed, 2 Aug 2006 15:57:07 +0200 (CEST)
Message-ID: <564327987479472.6A3EA3DA07@9O4F>
From: "Wolfgang Müller" <mueller@hompepage.net>
To: <webmaster@planet-outlook.de>
Subject: Wie funktioniert eigentlich die Codierung in Outlook?
Date: Wed, 2 Aug 2006 15:57:16 +0200
MIME-Version: 1.0
X-Mailer: Microsoft Office Outlook, Build 11.0.5510
X-MimeOLE: Produced By Microsoft MimeOLE V6.00.2800.1106
Thread-Index: X7UTaMULpdTSBLQ1dbirnSLVtMbeNg3FZDOB
Content-Type: text/plain;
charset="Windows-1252"
Content-Transfer-Encoding: 7bit

Outlook bietet eine benutzerdefinierte Codierungsoption. Diese werden Sie jedoch vermutlich nicht benötigen, da Outlook in den aktuellen Versionen Unicode unterstützt und Ihnen so das Arbeiten mit Nachrichten ermöglicht, die mehrere Zeichensätze enthalten. Falls der benötigte Zeichensatz in der Liste nicht aufgeführt wird oder nicht verfügbar ist, wenn Sie im Menü Ansicht bzw. Format auf Codierung zeigen, müssen Sie die Sprache für diesen Zeichensatz aktivieren.

Aktivieren einer Sprache

Klicken Sie auf der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche Start Programme Microsoft Office Tools Microsoft Office-Spracheinstellungen . Klicken Sie auf die Sprache, die aktiviert werden soll. Sobald Sie die Sprache aktiviert haben, steht deren Zeichensatz in der Codierungsliste in Outlook zur Verfügung.