Suchen und Finden in Outlook: Auch hier gibt es - versionsabhängig -höchst unterschiedliche Möglichkeiten, in Outlook nach Informationen zu suchen.

Suche in Outlook 2002:

Standardsuche

Die Standardsuche mit eingerückter Such-Symbolleiste kann unter Extras Suchen genutzt werden. Die Ergebnisse sind mehr oder weniger präsize, wird hier doch ohne echte Indizierung nach der einfachen Buchstabenkombination gesucht, was oft unerwünschte Ergebnisse bringt.

Erweiterte Suche

Extras Suchen Erweiterte Suche.

Im Suchbereich Nachrichten kann in empfangenen oder gesendeten Mails gesucht werden.

Im Suchbereich Weitere Optionen kann das Suchergebnis mehr oder weniger stark gefiltert (z.B. nach Kategorien, Gelesen/Ungelesen-Status usw.) werden.

 Im Suchbereich Erweitert können alle von Outlook zur Verfügung gestellten Formularfelder in die Suche einbezogen werden.

 Suchen Sie oft mit den selben Parametern? Über Datei Suche speichern können beliebig viele Suchen an einem beliebigen Ort auf der Festplatte gespeichert werden.

Suche in Outlook 2003 und Outlook 2007:

Um Outlook-Usern eine schnellere und indexierte Suche zur Verfügung zu stellen, wurde das Zusatzprogramm Lookout entwickelt. Jedoch wird das Programm- mit der Übernahme durch Microsoft- nicht mehr weiterentwickelt bzw. zum Download angeboten. Zudem ist es nicht Outlook 2007-kompatibel. Außerdem litt die Outlook-Performance erheblich unter der Indexierung. Der Nachfolger heißt Lookeen. Mit diesem Such-Tool sind Sie in der Lage, mehrere Persönliche Ordner parallel zu durchsuchen (inklusive Öffentlicher Ordner in einer Exchange Umgebung). Ein weiterer Pluspunkt: Die Indexierung wird erheblich schneller durchgeführt.

Suche in Outlook 2007:

Windows Desktop Search

Outlook 2007 liefert schon "ab Werk" eine mächtige Suchmaschine, die Windows Desktop Search. Die Windows Desktop Engine ist in Windows Vista bereits integriert und muss deshalb hier nicht installiert werden. Installationsvoraussetzungen : Der Windows-Benutzer, in dessen Profil Sie WDS installieren, sollte Administrator bzw. Hauptbenutzer-Rechte besitzen.

Ob die Suchengine bei der Erstinstallation von Outlook 2007 installiert wurde, können Sie in der Registrierung feststellen: Start Ausführen regedit HKEY_LOCAL_MACHINE/Software/Microsoft /Windows Search/ DWORD- Wert/SetupCompletedSuccessfully Werte: 1 = Erfolgreiche Installation, 0 oder fehlend = Nicht installiert

Die Outlook 2007-Suchfunktion mit Windows Desktop Search ist an verschiedenen Stellen verfügbar: als Sofortsuche über dem Gruppierungsfeld der einzelnen Outlook-Elemente (Posteingang, Kontakte, Aufgaben usw). Sollte die Windows Desktop Search noch nicht installiert sein, erscheint an der Stelle des Suchfeldes ein Hinweis zum Download-Link: Klicken Sie hier, um die Suche zu installieren. Diesen Hinweis können Sie wiederum per Registry entfernen: Start Ausführen regedit HKEY_CURRENT_USER/ Software/Microsoft/Office/12.0/Outlook/Search/DWORD-Wert/DisableSearchDownloadPrompt. Werte: 1 = Link wird angezeigt, 0 = Link wird nicht angezeigt oder natürlich über Extras Sofortsuche

Word Wheel

Die sog. Word Wheel-Funktion passt - Buchstabe für Buchstabe - das Suchergebnis flexibel an. Beispiel: Sie geben den Suchbegriff Outlook Express ein. Nach O erhalten Sie automatisch alle Treffer, in denen O enthalten ist. Nach Eingabe des zweiten Buchstabens Ou alle Ergebnisse mit dieser Kombination, wobei sich die Suchergebnisse während der Eingabe automatisch reduzieren/erweitern.

Highlighting

Die Suchtreffer sind farblich hervorgehoben.

Optionen

Über den Drop-Down-Pfeil neben den Sofortsuche-Boxen können diverse Optionen (z.B. die Farbwahl für die Highlights) in Anspruch genommen werden.

Natürlich kann die Windows Desktop Search - genauso wie Lookout- mehrere Outlook Ebenen durchsuchen. Die Einstellungen lassen sich über die Systemsteuerung Indizierungsoptionen vornehmen.


Ohne installierte Windows Desktop Search ist nichts außer der Suche in allen Outlook-Elementen möglich.

Suchergebnisse löschen

Damit Sie schneller auf Daten und Ergebnisse (z.B. der Sofortsuche in Outlook 2007) zugreifen können, verfügt Outlook über einen eigenen Zwischenspeicher, der von sog. MRU-Listen verwaltet wird. Dies betrifft alle Vorschlagslisten und Suchverläufe. Insbesondere Suchverläufe sollten – gerade in einer Arbeitsumgebung – nicht für jedermann dauerhaft einsehbar sein. Es kann also unter Umständen ratsam sein, diese Informationen zu löschen.
Hier eine Übersicht über die MRU-Werte und die korrespondierenden Outlook-Funktionen:

Outlook-Funktion	MRU-Wert
Aktionen Neue Nachricht mit Weitere Briefpapiere	101f035e
Datei Öffnen Ordner eines anderen Benutzers (bis Outlook 2002)	101e0384
Datei Öffnen Ordner eines anderen Benutzers (Outlook 2002/2007)	101f0390
Einfügen Signatur	101f035c
Zuletzt verwendete Suchvorgänge (Outlook 2007)	101f0445
Kontakte durchsuchen	101f0446
Einfügen Visitenkarte	101f042b
Wechseln zu Ordner Ordnername	101f031e

MRU-Werte für das Outlook-Profil löschen:

1. Klicken Sie auf den Start-Button und anschließend auf Ausführen oder in die Eingabeleiste unter Suche starten (Windows Vista).
2. Tippen Sie den Begriff regedit in das Eingabefeld.
3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\Outlook-Profil\0a0d020000000000c000000000000046 oder
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\0a0d020000000000c000000000000046. Ersetzen Sie Outlook-Profil durch den Namen Ihres derzeit genutzten Outlook-Profils (meistens Outlook).
4. Löschen Sie die o.g. Werte nach Ihren Bedürfnissen.

MRU-Werte für das Windows-Profil löschen:

1.Klicken Sie auf den Start-Button und anschließend auf Ausführen.
2.Tippen Sie den Begriff regedit in das Eingabefeld.
3. Navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook-Version\Outlook\. Ersetzen Sie Outlook-Version durch die Versionsnummer Ihres Office-Paketes: Outlook 2000 = 9.0, Outlook 2002 = 10.0, Outlook 2003 = 11.0 und Outlook 2007 = 12.0.
4. Löschen Sie die o.g. Werte nach Ihren Bedürfnissen.

Werte der Unterschlüssel:

Outlook-Funktion	Registrierungsschlüssel
Kontaktnamen eingeben	\Contact\QuickFindMRU\QuickfindMRU
Suchergebnisse unter Extras Suchen	\Contact\StripSearchMRU\StripSearchMRU
Das Feld Ort in einem Termin	\Preferences\LocationMRU
Erweiterte Suche Weitere Optionen Kategorien	\Office Finder\MRU

Autovervollständigung

Mehr zur Löschung der AutoVervollständigungseinträge gibt es hier (Punkt 15)

Suchordner

Der Suchordner, seit Outlook 2003 im Lieferumfang, stellt ein geradezu ideales Hilfsmittel zur E-Mail-Recherche dar – unabhängig davon, an welcher Stelle sich die Elemente in Outlook befinden. Diese sehr gelungene Abfragefunktion ermöglicht Ihnen einen blitzschnellen, ordnerübergreifenden Zugriff auf Ihre E-Mail-Nachrichten.

Und so erstellen Sie einen Suchordner:

1. Navigieren Sie zum Eintrag Suchordner im unteren Teil der Ordnerstruktur Ihres aktiven Persönlichen Ordners.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Eintrag.
3. Wählen Sie Neuer Suchordner.
4. Bestimmen Sie unter Wählen Sie einen Suchordner aus das Suchkriterium und im Drop-down-Feld neben Suchen in geben Sie vor, welche Datenbank durchsucht werden soll (Persönlicher Ordner, Exchange-Postfach oder der Business Contact Manager).

Und so können Sie Suchordner nutzen:

Martin Rischke verdient sich ein paar Cent nebenbei und verkauft Flohmarktschätzchen über ein Online-Auktionshaus. Dabei hat er es mit vielen unterschiedlichen Ansprechpartnern zu tun, mit denen er nur über einen relativ kurzen Zeitraum E-Mails austauscht. Der Aufwand, für jeden dieser »flüchtigen« Kontakte einen E-Mail-Ordner anzulegen, wäre zu groß. Nun unterstellt ihm ein Kunde, er habe nicht alle Informationen über den verkauften Artikel erhalten:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Outlook-Ordnerliste auf Suchordner und dann auf Neuer Suchordner oder im Bereich E-Mail auf Datei Neu Suchordner.
2. Wählen Sie die Option Benutzerdefinierten Suchordner erstellen.
3. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Auswählen und benennen Sie den Suchordner (hier Bauernschrank). Klicken Sie auf OK. Über Durchsuchen haben Sie die Möglichkeit, eine genaue Auswahl der Ordner zu treffen, die in die Suche miteinbezogen werden sollen.
4. Klicken Sie nun auf Kriterien, um die Suchfilter einzustellen. In unserem Szenario werden als Suchkriterium die Artikelnummer
E-654344 und der Filter Nur im Feld Betreff angegeben. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass in jeder Mail, die diesen Artikel betrifft, eine Artikelnummer verzeichnet ist. Bei Bedarf können Sie noch weitere Kriterien (z.B. Name oder E-Mail-Adressen des Käufers) hinzufügen.

Und noch ein mögliches Szenario:
Sabine Postmann ist Abteilungsleiterin einer großen Softwarefirma und möchte sich einen Überblick darüber verschaffen, wie viele Besprechungsanfragen zurzeit aktiv und im Umlauf sind:

1. Markieren Sie einen E-Mail-Ordner in Ihrem Exchange-Postfach.
2. Klicken Sie im Menü auf Datei und dann auf Neu und Suchordner.
3. Klicken Sie im Bereich Benutzerdefiniert auf den Eintrag Benutzerdefinierten Suchordner erstellen.
4. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Auswählen und benennen Sie den Suchordner (hier Besprechungsanfrage). Klicken Sie auf OK.

Der Suchordner ist nicht mehr als ein vordefinierter Suchfilter. d.h. Sie können einen Suchordner löschen, ohne das der Inhalt in diesem Ordner gelöscht wird. Löschen Sie jedoch die im Suchordner aufgeführten E-Mails, werden diese aus dem Ordner, in dem sich diese E-Mail befindet, sehr wohl gelöscht.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kriterien, um die Suchfilter für aktive Besprechungsanfragen zu definieren.
6. Wechseln Sie im Dialogfeld Suchordnerkriterien auf die Registerkarte Erweitert.
7. Klicken Sie in den Bereich Weitere Kriterien definieren und wählen Sie aus der Drop-down-Liste Feld den Eintrag Alle Termin-Felder.

Wenn Sie auf einen besonderen Suchordner regelmäßig zugreifen müssen, können Sie ihn der Favoritenliste hinzufügen (ähnlich wie ein Lesezeichen). Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Suchordner und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Zu Favoritenordner hinzufügen. Nun erscheint dieser Ordner unter Ihren Favoriten. Die Favoritenliste steht Ihnen nur im Navigationsbereich E-Mail zur Verfügung.

8. Wählen Sie das Feld Dauer an.
9. Wählen Sie im Drop-down-Feld unter Bedingung den Punkt besteht aus und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen.
10. Bestätigen Sie alle Dialogfenster mit OK. Natürlich können Sie umgekehrt auch nach bereits abgeschlossenen Besprechungsanfragen über besteht nicht suchen.

Um Suchordner optimal nutzen zu können, sollten Sie zumindest über ein Kriterium verfügen, das als kleinster, gemeinsamer Nenner bei der Filterung der Daten fungiert. So ein Kriterium kann eine Farbkategorie, eine Kennzeichnung zur Nachverfolgung, ein Name, eine Betreffzeile, eine Person oder (wie im Fall der Online-Auktion) eine Artikelnummer sein.