PlanetTeamOutlook stellt Ihnen vier unterschiedliche Arten der gemeinsamen Nutzung von Outlook-Daten in einem Netzwerk zur Verfügung, die Sie frei kombinieren können: 

Öffentliche Ordner

 Beschreibung

Hier legt PlanetTeamOutlook einen leeren, zusätzlichen Ordner in der Outlook-Ordnerliste der beteiligten User an. Erstellen Sie also z.B. einen Ordner vom Typ Kontakte mit der Bezeichnung Gemeinsame Adressen wird dieser bei allen beteiligten Usern- unabhängig von bereits bestehenden Kontakte-Ordnern- als zusätzlicher, gleichberechtigter Ordner angezeigt.

Einrichtung

Diesen Ordnertyp legen Sie außerhalb von Outlook in der Administrations-Konsole an.

1. Öffnen Sie dazu über Start Programme OLXTools OLXTeamOutlook OLXTeamOutlook-Administrator die Administrations-Konsole.
2.  Klicken Sie auf Bearbeiten und Ordner hinzufügen.
3. Wählen Sie unter Veröffentlichen als den Punkt Öffentlichen Ordner (PublicFolder).
4.  Wählen Sie unter MS-Outlook-Typ das Outlook-Element aus, mit dem dieser Ordner bestückt werden soll (also Kontakte, E-Mails, Termine etc.).
5.  Benennen Sie den Ordner unter Name nach Ihren Wünschen (z.B. Gemeinsame Adressen oder Teamkalender).
6.  Überlegen Sie sich, ob private Daten in diesem Öffentlichen Ordner auch privat bleiben sollen. Aktivieren Sie die Checkbox Private Einträge in diesem Ordner schützen, werden die in Outlook als privat markierten Elemente nur auf Ihrem Rechner, nicht aber auf den Rechnern der beteiligten User angezeigt.  
7. Nach dem Klick auf OK wird der Ordner eingerichtet und steht in Echtzeit allen beteiligten Rechnern zur Verfügung.

Öffentlicher Ordner auf Basis von Standardordnern

Beschreibung

Hier wählen Sie in Outlook einen sog. Standard-Ordner aus. Zu den Standard-Ordnern in Outlook gehören Posteingang, Gesendete Objekte, Kontakte, Kalender, Notizen und Aufgaben.

Einrichtung:

1.  Öffnen Sie Outlook
2.  Markieren Sie den gewünschten Standard-Ordner mit der rechten Maustaste.
3.  Klicken Sie auf Eigenschaften und die Registerkarte OLXTeamOutlook.
4.  Klicken Sie auf Veröffentlichen. Sollte der zu veröffentlichende Ordner Daten enthalten, die eventuell vor der Veröffentlichung archiviert oder entfernt werden könnten, so ist dies im Sinne einer Verringerung der Zeit, die der Datenabgleich benötigt, empfehlenswert. Wie man in Outlook richtig archiviert, können Sie hier nachlesen
5. Wählen Sie nun die Option Öffentlicher Ordner (Public Folder)
6.  Bestimmen Sie, ob in diesem Ordner private Einträge geschützt bzw. eventuell benutzerdefinierte Ansichten oder Formulare mit veröffentlicht werden sollen.
7.  Benennen Sie diesen Ordner nach Ihren Wünschen.
8.  Nach der Bestätigung durch OK beginnt die Erstellung eines Datenbankverzeichnisses für diesen Ordner im von Ihnen erstellten gemeinsamen Verzeichnis.
9. Dieser Ordner ist nun bei allen Benutzern als zusätzlicher Öffentlicher Ordner zu sehen. Einträge in diesem Standard-Ordner sind in beiden Richtungen sofort bei den angeschlossenen Usern in Echtzeit zu sehen.

Unterordner als Öffentlicher Ordner

Beschreibung

 Alle zusätzlich angelegten Ordner (egal ob gleichberechtigt oder untergeordnet) können selbstverständlich ebenfalls veröffentlicht werden.

Einrichtung

1.   Öffnen Sie Outlook
2.  Markieren Sie den gewünschten Unterordner oder zusätzlichen Ordner mit der rechten Maustaste.
3.  Klicken Sie auf Eigenschaften und die Registerkarte OLXTeamOutlook.
4.  Klicken Sie auf Veröffentlichen. Sollte der zu veröffentlichende Ordner Daten enthalten, die eventuell vor der Veröffentlichung archiviert oder entfernt werden könnten, so ist dies im Sinne einer Verringerung der Zeit, die der Datenabgleich benötigt, empfehlenswert. Wie man in Outlook richtig archiviert, können Sie hier nachlesen
5.  Da es sich hier um keinen Standard-Ordner handelt, ist der Veröffentlichungsauswahl-Bereich ausgegraut. PlanetTeamOutlook wählt die einzig mögliche Freigabe-Art automatisch.
6.  Bestimmen Sie, ob in diesem Ordner private Einträge geschützt bzw. eventuell benutzerdefinierte Ansichten oder Formulare mit veröffentlicht werden sollen.
7.  Nach der Bestätigung durch OK beginnt die Erstellung eines Datenbankverzeichnisses für diesen Ordner im von Ihnen erstellten gemeinsamen Verzeichnis.
8.  Dieser Ordner ist nun bei allen Benutzern als zusätzlicher Öffentlicher Ordner zu sehen. Einträge in diesem Standard-Ordner sind in beiden Richtungen sofort bei den angeschlossenen Usern in Echtzeit zu sehen.

Unterordnerstrukturen werden nicht als solche übertragen. Jeder einzelne Unterordner muss explizit freigegeben werden und wird bei den beteiligten Usern als zusätzlicher, gleichberechtigter Ordner angezeigt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese gleichberechtigten Ordner per Drag`n`Drop an eine beliebige Stelle der Ordnerliste zu ziehen, um die gewünschte Unterordner-Struktur auch auf anderen Rechnern wiederzugeben. Die Freigabe bleibt auch nach dem Verschieben unverändert bestehen.

Untereinander verbundene Standardordner

Beschreibung

Hier werden Outlook-Standard-Ordner inklusive Inhalt mit den entsprechenden Outlook-Standordnern der anderen Benutzer 1:1 synchronisiert. Standard-Ordner in Outlook sind Aufgaben, Kalender, Notizen, Posteingang, Gesendete Objekte und Kontakte. Unterordner oder zusätzlich erstellte Outlook-Ordner sind keine Standard-Ordner und deshalb für diese Veröffentlichungsart nicht geeignet.

Einrichtung:

1. Öffnen Sie Outlook
2.  Markieren Sie den gewünschten Standard-Ordner mit der rechten Maustaste.
3.  Klicken Sie auf Eigenschaften und die Registerkarte OLXTeamOutlook.
4.  Klicken Sie auf Veröffentlichen. Sollte der zu veröffentlichende Ordner Daten enthalten, die eventuell vor der Veröffentlichung archiviert oder entfernt werden könnten, so ist dies im Sinne einer Verringerung der Zeit, die der Datenabgleich benötigt, empfehlenswert. Wie man in Outlook richtig archiviert, können Sie hier nachlesen
5.  Wählen Sie Untereinander verbundene Standardordner (DefaultFolderLink).
6.  Bestimmen Sie, ob in diesem Ordner private Einträge geschützt bzw. eventuell benutzerdefinierte Ansichten oder Formulare mit veröffentlicht werden sollen.
7.  Nach der Bestätigung durch OK beginnt die Erstellung eines Datenbankverzeichnisses für diesen Ordner im von Ihnen erstellten gemeinsamen Verzeichnis.
8.  Dieser Standard-Ordner wird nun mit dem entsprechenden Standard-Ordner der beteiligten User in Echtzeit 1:1 synchronisiert, d.h. alle Daten in diesem Ordner sind in beiden Richtungen in Echtzeit zu sehen. Es wird kein zusätzlicher Ordner angelegt.

Führen Sie vor der Aufhebung einer Veröffentlichung immer eine Datensicherung Ihrer Outlook-Daten durch, um Datenverlust zu vermeiden. Nähere Infos zu einer erfolgreichen Datensicherung erhalten Sie in diesem Artikel. Bei dieser Veröffentlichungsart werden die Einträge der beteiligten Standardordner zusammengeführt. Möchten Sie das nicht, empfiehlt es sich, vor der Veröffentlichung den Inhalt der angeschlossenen Standardordner zu löschen/wegzusichern.

Gemeinsame Nutzung via Internet (standortübergreifend)

PlanetTeamOutlook ist natürlich auch außerhalb des lokalen Netzwerkes „von unterwegs“ oder zwischen verschiedenen Standorten nutzbar.

OLXReporting

Innerhalb von PlanetTeamOutlook haben wir mit dem Zusatz-Modul OLXReporting die Möglichkeit geschaffen, die veröffentlichten Outlook-Ordner auch standortunabhängig via Internet zur Verfügung zu stellen. Dabei können Sie die Darstellung Ihrer veröffentlichten Daten über individuell zu erstellende Reports selbst bestimmen. Grundlage für diese Reports bilden Termine, Kontakte, Aufgaben und Nachverfolgungen in Ihren veröffentlichten Ordnern. Nach der Installation von PlanetTeamOutlook befindet sich bei jedem Benutzer auf dem Desktop ein Symbol mit Namen OLXTeamOutlook –Reporting. Ist OLXReporting einmal gestartet, kann das Zusatz-Modul jederzeit über das Symbol im Systray aufgerufen werden. Nähere Informationen finden Sie im PlanetTeamOutlook-Handbuch.

VPN

Neben OLXReporting haben Sie mit PlanetTeamOutlook zusätzlich die Möglichkeit, sich von jedem Rechner weltweit netzwerkunabhängig in den PlanetTeamOutlook-Kreislauf einzuwählen und so am Datenabgleich teilzunehmen, als befänden Sie sich in Ihrer lokalen Synchronisationsumgebung. Sie benötigen für diese Zugriffart lediglich einen Rechner mit installiertem Windows-Server-Betriebssystem (z.B. Windows Server 2003), der via Internet über die IP-Adresse und/oder Rechnernamen erreichbar ist. Nähere Informationen finden Sie im PlanetTeamOutlook-Handbuch.

Terminal-Server

Selbstverständlich ist PlanetTeamOutlook auch via Terminal-Server nutzbar. Nähere Informationen finden Sie im PlanetTeamOutlook-Handbuch.