Natürlich kann man Outlook inzwischen auch als Multimedia-Zentrale nutzen. Telefonie mit Outlook funktioniert mit den unterschiedlichsten Ressourcen: Sie können ein analoges Telefon, ein an den Computer angeschlossenes Telefon , eine ISDN-Karte sowie ein analoges Modem nutzen. Ebenfalls möglich: Telefonieren über ein Netzwerk, über eine mit Ihrem lokalen Netzwerk verbundene Telefonzentrale oder ein Internet-Gateway per DSL und Voice-Over-IP (VoiP). Die Outlook-Telefonie selbst setzt auf die Wählhilfe des Betriebssystems auf.

Telefonie

Voraussetzung dafür, das Sie einen Kontakt über Outlook anrufen können, ist, das Ihr PC über ein Modem oder ein ISDN-Gerät mit der Telefonleitung verbunden ist. Neben dem analogen Telefon können Sie auch über ein Headset und Ihre Soundkarte telefonieren. Die dabei verwendete Soundkarte muss voll-duplex-fähig sein, d.h. mit ihr muss es möglich sein, Audiosignale gleichzeitig empfangen und senden zu können.

Wie überprüfe ich, ob Outlook für die Telefonie soft-bzw hardwaretechnisch richtig eingerichtet ist?

Unter Rechter Mausklick auf einen Kontakt Kontakt anrufen erscheint das Anruffenster

Unter Wähloptionen kann das Gerät zur Verbindungsaufnahme ausgewählt werden. Entscheidend ist der Eintrag unter Über diese Leitung verbinden. Hier sollte entweder Ihr Modem oder das emulierte Modem Ihrer ISDN-Karte/FritzBox ausgewählt sein (z.B. AVM TAPI over CAPI). Dies ist meist nicht im Lieferumfang Ihrer AVM FritzBox, wird von AVM jedoch zum Download angeboten.
 
  Entscheidend für die Möglichkeit, mit Outlook via Analog/ISDN telefonieren zu können, ist der TAPI-Treiber. Dieser funktioniert ähnlich wie der bekanntere CAPI-Treiber, ist aber eben für die Telefonie-Schnittstelle zuständig. Damit Sie also telefonieren können, muss der TAPI-Treiber des Herstellers Ihrer ISDN-Karte bzw. Ihrer Telefonanlage zu der genutzten Outlook-Version kompatibel bzw. überhaupt installiert sein. Fehlermeldungen wie In der erweiterten Wahlwiederholung ist ein interner Fehler aufgetreten weisen darauf hin, das eine oder beide Voraussetzungen) nicht gegeben sind. Erkundigen Sie sich am besten beim Hersteller Ihrer ISDN-Karte bzw. Ihrer Telefonanlage nach dem TAPI-Treiber.

Wie telefoniere ich mit Outlook?

Wird die Telefoniefunktion zum ersten Mal genutzt, müssen der Wählhilfe einige Grundinformationen mit auf den Weg gegeben werden. Wichtig ist die Information über den eigenen Vorwahlbereich, damit Outlook bestimmen kann, welche Anwahlen im Ortsnetz und welche internationales Format haben. Wählen Sie die Schaltfläche Anruf beginnen, um den Wählvorgang zu starten. Die angegebene Rufnummer wird nun gewählt und es öffnet sich das Dialogfeld Anrufstatus. Jetzt können Sie den Telefonhörer abnehmen (sollten Sie nicht mit einem Headset arbeiten) und auf die Schaltfläche Sprechen klicken. Mit Anruf beenden wird das Gespräch getrennt. Wollen Sie den Anruf im Journal protokollieren, ist es wichtig, die Checkbox Bei Anrufbeginn neuen Journaleintrag erstellen zu aktivieren.

Voice-over-IP

Die Telefonie via DSL hat in letzter Zeit enorm an Popularität gewonnen. In Zeiten purzelnder DSL-Flatrate-Preise und weiterentwickelter DSL-Hardware (wie z.B. der AVM FritzBox Fon 7390) steigen immer mehr Outlook-Nutzer auf Voice-over-IP um.

Welche Voraussetzungen benötige ich für Internet-Telefonie via Outlook?

Zuerst benötigen Sie natürlich eine DSL-Flatrate bzw. einen Provider, der DSL-Telefonie anbietet. Verschiedene Provider (wie z.B. T-Online) bieten eigene DSL-Telefonie-Software zum Download an, mit der Sie auch Kontakte direkt aus Outlook anrufen können. Bietet Ihr Provider einen solchen Service nicht an, werden Sie um die Anschaffung einer Telefonanlage, die eine Voice-Over-IP-Integration für Outlook anbietet, nicht herumkommen. Des Weiteren existieren (zum Teil) kostenlose Outlook-Plug-Ins zu den diversen Internet-Telefonie-Portalen wie Skype.

SMS

Um SMS über Outlook versenden zu können, stehen Ihnen im Wesentlichen zwei Varianten zur Verfügung: Der Weg über Hardware oder Software-Gateways. Die Hardware-Variante verlangt den Anschluss eines kompatiblen Mobiltelefons an Ihren Rechner, über den dann der SMS-Versand via Soft-Modem in Outlook abgewickelt wird. Microsoft stellt zu diesem Zwecke das Microsoft Office-Add-In: Microsoft Outlook SMS-Add-In kostenlos zum Download zur Verfügung. Voraussetzung für die Nutzung dieses Add-Ins (funktioniert sowohl unter Outlook 2003 als auch Outlook 2007) sind:

1. Ein Mobiltelefon/PDA, das über ein integriertes, (virtuelles) Modem und die dementsprechenden Treiber verfügt
2. Ein Datenkabel vom PC zum Mobiltelefon (in der Regel im LIeferumfang des Mobiltelefons)

Möchten Sie den Versand und Empfang von SMS-Nachrichten über Outlook abwickeln, ohne Ihr Mobiltelefon an den Rechner anschließen zu müssen, also rein virtuell, benötigen Sie einen Anbieter, der Ihnen ein entsprechendes SMS-Gateway zur Verfügung stellt. Outlook 2007 stellt hierzu den Outlook Mobile Service (Punkt 13) zur Verfügung. Hier eine kleine Auswahl entsprechender Anbieter:

1. OLXSMS & OLXSMSGateway
2. Google Mobile
3. Email2SMS
4. ComUnified