Wie sieht sie aus, die optimale Verwaltung mehrerer E-Mail Konten in Outlook ab der Version 2003? Der Planet Outlook verrät Ihnen die besten Tipps und Tricks: Sie haben mehrere E-Mail Konten in Microsoft Outlook 2003 eingerichtet. Nehmen wir an Sie führen mehrere E-Mail Konten, mit denen Sie ihre ganz private E-Mail Korrespondenz abwickeln und zudem haben Sie noch weitere E-Mail Konten eingebunden, über die Sie ihre Nachrichten verwalten, die ausschließlich beruflichen Inhalts sind. Jetzt verfügen Sie noch über ein Laptop, mit dem Sie flexibel, wie es sein sollte mal zu Hause, dann wieder im Büro und bei der nächsten Gelegenheit im Zug, auf dem Weg in den Urlaub, E-Mails von ihren Postfächern abrufen möchten. Für diesen aber auch für nicht so komplizierte Konstellationen hat Microsoft in Outlook 2003 die Funktion der Übermittlungseinstellungen entwickelt. Hier konfigurieren Sie bequem die Möglichkeit alle E-Mail Konten so zu verwalten, wie Sie es wünschen und wie es aus technischer Sicht betrachtet am effektivsten ist. Über Extras Senden/Empfangen Übermittlungseinstellungen Übermittlungsgruppen definieren (Outlook 2003) und Extras Senden/Empfangen Übermittlungseinstellungen Senden-Empfangen-Gruppen definieren (Outlook 2007) gelangen Sie in die Menüs, um die für Sie entsprechende Konfiguration vorzunehmen:

Outlook

Übermittlungsgruppen definieren

Sie erreichen die Übermittlungsgruppen über den Shortcut Strg+Alt+S und sehen dort zunächst eine vordefinierte Gruppe, bezeichnet mit Alle Konten und sie nehmen hier Einstellungen vor, wie sich Outlook bezüglich des Status verhält, wenn Sie Offline (es besteht keine Netzwerkverbindung) oder Online (Sie sind per Modem, ISDN oder DSL mit dem Provider verbunden) sind. Sie können diese Gruppe entfernen, modifizieren oder weitere Gruppen anlegen falls erforderlich. Beachten Sie, dass diese Einstellungen maßgeblich für die Option Senden/Empfangen (F9) ist. Der Haken  ist standardmäßig gesetzt, Konten im Offline- oder im Onlinemodus abzurufen.

Die Option automatische Übermittlung alle x Minuten ist auf 5 Minuten gesetzt. Outlook überprüft für diesen Fall also sämtliche E-Mail Konten alle 5 Minuten. Automatische Übermittlung beim Beenden des Programms veranlasst Outlook alle Konten abzurufen, bevor es geschlossen wird.

Kontenverwaltung

Über den Button Neu legen Sie eine neue Gruppe an, die Sie nach Ihren Vorstellungen konfigurieren können. Sie sehen in der Outlook Leiste auf der rechten Seite des Fensters zunächst alle E-Mail Konten, die Sie eingerichtet haben. Für den Fall eines POP- Kontos sehen Sie als zu synchronisierenden Container nur den Posteingang, da es der einzige Ordner ist, der abgerufen werden kann. Für den Fall, dass Sie zusätzlich ein Exchange Server Postfach abrufen, werden Ihnen selbstverständlich alle anderen Ordner angezeigt (Kalender, Kontakte, Aufgaben etc.), weil Sie auch diese synchronisieren können. Über Konto in dieser Gruppe mit einbeziehen legen Sie fest, ob das Konto beim Senden/Empfangen abgerufen wird.

Bei großen Postfächern mit einer langsamen Verbindung ist es ratsam, dieses in einer Gruppe zu deaktivieren. Haken Sie Nachrichten senden und/oder Nachrichten empfangen für den Fall an, wenn Sie steuern möchten, ob das Konto beide oder nur eine Funktion ausführen soll. Hier behalten Sie auch die Kontrolle darüber, über welche Konten gesendet und somit über welche Konten Sie eine Antwort erhalten.

Die Ordneroptionen

In den Ordneroptionen legen Sie fest, ob sie nur die Kopfzeilen oder die gesamte E-Mail mit Anhang herunterladen. Bei Postfächern mit großen E-Mails, gekoppelt an eine langsame Verbindung z.B. über ISDN, sollten die Kopfzeilen zur ersten Betrachtung abgerufen werden. Haben Sie die E-Mails empfangen können Sie sich anschließend entscheiden einzelne Nachrichten komplett abzurufen oder diese bereits im Postfach des Providers zu löschen.

Exchange Server